罗伯特议事规则

袁天鹏
简介
“罗伯特议事规则”是美国最广受承认的议事规范。这套规则，对如何提出议事事项、如何听取和发表意见、如何提出动议和如何表决，都有非常详细的规定。

“罗伯特议事规则”蕴涵着丰富的理念，包括：法治、民主、权利保护、权力制衡、程序正当、程序性竞争、自由与制约、效率与公平。但罗氏规则又毫无矫饰地把自己的角色定位于一套“工具”。全书通篇极少对理念进行专门论述，而是把理念融会在规则之中，直接面向实践、面向细节、面向可操作性，用平实而严密的语言陈述规则，而其规则却无处不流露着理念的光辉。

目录

前言

第一章 会议召开

第一节 召集大会

第二节 临时性会议

第三节 永久性大会

第四节 会议的进行

第五节 主持人的工作

第六节 开会的程序

第七节 闭幕前文书的写作

第二章 组织会议

第一节 确定章程

第二节 确定参会人数

第三节 确定委员会

第四节 非本组织人员参加委员会

第五节 审定委员会报告

第六节 确定会议的记录人员

第七节 确定财会人员

第八节 评估会议效果

第三章 提出问题

第一节 动议的内涵

第二节 对动议进行整理

第三节 修正和撤销动议

第四节 反对不同意见者的动议提出原则

第五节 动议被反对甚至否决是的应对方法

第六节 解决群体性思维

第七节 当天议题的确定顺序

第八节 特殊动议

第四章 公司会议具体操作

第一节 股东大会

第二节 职工代表大会

第三节 董事会会议

第四节 监事会会议

第五节 经理办公会议

第六节 工作说明咨询会

第七节 招商洽谈会

第八节 网络会议

前言

正如孙中山先生所说“（中国人）集会之原则，集会之条理，集会之习惯，集会之经验，皆阙然无有”（《民权初步：自序》）。虽然时光已逾九十载，君不见多少人在大会上侃侃而谈，而台下之人哈气连天、倦意浓浓。在某些需要讨论并需要表决和批准的会议上，又有多少人真正做到了讨论和表决呢！许多会议都是走走过场而已。

好在国人近些年来已经注意到了这些问题，相关的书籍也出了不少，这些书籍都会或多或少地提及到《罗伯特议事规则》。罗伯特乃是人名，在美国南北战争时期作为一名军人的他，接受了一项组织会议的任务。年轻的上尉没有完成，会议开得很不成功。经过痛苦地反思，他认识到了会议规则的重要性。从此以后，罗伯特先是严密的关注英国议会的各类规则，之后便进行了细心的总结和归纳，联系美国实际写出了一本《议事规则》，从此风靡世界。

经过他的辛苦努力，这本书终于成为世界上最有影响地会议规则。孙中山先生首先向国人介绍了这本书，他将翻译的书定名为《民权初步》。

本书在参考了《罗伯特议事规则》等相关书籍后，对于会议有如下思想。

会议性质的区分。对于会议大家都不陌生，然而会议要区分审议性会议和非审议性会议。审议性会议在政治上可以表现为人民代表大会或党代会等；在经济上诸如股东代表大会或职工代表大会等；非审议性会议诸如工作说明会或招商洽谈会等等。二者虽然在本质上都是开会，都有一个谁参加和谁召集以及如何评价会议成果等等内容，但二者毕竟性质不同，审议性会议的沟通性极强，会议的领导人员和主持人员同其他参会人员的权利与义务相同，他们都受议事规则的约束。但是非审议性会议领导人员和被领导人员的权利与义务，区分则比较明显。例如非审议性会议中的表彰会，在整个会议中几乎没有沟通，更不会有审议性会议中的讨论或辩论。

因此在对会议进行介绍的时候，应该首先明确会议的性质。

完整地会议流程。完整地会议流程应该包括：如何准备会议、如何召开会议、如何提出会议讨论的问题并解决它、如何进行会议、如何评估会议五个阶段。非审议性的会议虽然在如何提出会议讨论的问题并解决它、如何进行会议这两点上要求得并不严格，但为了更好地进行会议，应该借鉴审议性会议的某些规则。当然，借鉴的程度要以不阻碍非审议性会议的“特殊气氛”为底线。

会议评估作用应该加强。一次会议的成功与否并不是看它的决议能否得出，而是要看这份决议是否得到了真正地贯彻执行。在现实生活中大家都有一个切身体会，一个很好的决策往往在执行过程中出现偏差，结果好的决议成了人人抱怨和讨伐的“坏决议”。因此，会议的结束不应该是以结束会议为结束，而应当以会议对于决议的执行做到了更好地安排为结束。简单的说，如果会议最终确定了大会决议由谁来执行、执行的效果如何判定、由谁来监督执行、效果不理想的责任判定和处罚力度的确定等四个因素，那么这次会议就可以被称为“成功的会议”。

正是根据上面的思想，本书作了如下体例和内容安排。

第一，主体讲审议性会议，次体讲非审议性会议。无论是审议性会议还是非审议性会议，它们基本上都要包括：为什么召开会议、由谁来组织会议和主持会议、会议目的如何解决这个问题等诸多方面。因此，对于上述共性问题，我们将按照审议性会议的要求来讲解，非审议性会议与它基本上大同小异，只不过比它更简单更宽松罢了。

第二，主体讲会议环节，次体讲具体的会议形式。会议中有许多问题，诸如会议中的问题如何提出、如何才能更好地把握会议进程、会议的议程如何安排等等，这些问题所有会议都要涉及，因此我们将详细阐述。由于这些问题都比较零散，没有很强地针对性。为了弥补这一缺陷我们在最后一章，具体安排了八类最常见的审议性会议和非审议性会议，将系统地讲述各自具体地操作方法。

第三，主体讲方法和原则，次体讲技巧。本书写作的目的是探讨怎样有效地利用会议这种形式解决问题，因此对于抱有特殊目的的会议形式不去讲解，例如为了让自己的决策合法化而召开会议，这是解决问题的技巧而不是方法和原则。但是会议在召开中不仅仅需要方法和原则，这是因为会议的召开总要牵涉到一些利益问题，这就不免会出现有些人利用某种技巧来阻碍大会进行的情况，如果会议的主持人和组织者不能够清楚地了解解决办法，那么会议最终也不会成功。因此技巧问题还是有必要谈一谈。但我们需要谨记：技巧问题不是目的而是一种打破阻碍大会进行的手段。

第四，千万不要忽略实践练习。在实践练习中，本书对该小节内容进行了重点重述或补充，特别是详细地探讨了某些具体技巧问题。例如第五章第六小节的实践练习，我们就重点讨论了关于“公司内部改革的问题”。在提升训练中，我们提到了“新员工为什么总会成为公司内部改革的‘排头兵’问题”。其实，这与会议的关联非常大，公司内部改革需要新员工做“排头兵”，会议气氛的改变或会议改革同样也需要新参会人员做“排头兵”。

提升训练主要目的在于让大家仔细思考，看看和参考答案是否相同，尽管我们提出的参考答案并非绝对正确，但肯定会对读者有某种借鉴作用。利用新员工（新参会人员）进行改革有自己的优点同样也有自己的缺点。在参考答案中，我们都给了一些建议，希望各位读者再进行补充并与我们进行商榷。

最后，希望各位读者朋友对于本书的不足之处能提出批评和建议，本人将不胜荣幸。

李连利

作于2006年6月15日

第一章 会议召开

会议准备包括思考会议的召开有无必要、会场的布置、参会人员的通知、参会人员的交通和生活等各个方面。任何事情都需要进行准备，才能够做好，会议当然也不能例外。

会议准备主要是确定会议的参加人员、会议成本的确定、会议召开的意义、本人在会议中的作用等等。

会议的召开需要先行设定一些原则和方法，它主要包括会议的领导机构和人员的设置、章程和议事规则的确立、会议的程序和各类文书的制作。如果在第一次会议中进行了上述问题的得体应用，日后的任何会议都将以此作为榜样。所以，希望各位读者认真而细致的结合本章的内容，仔细的体会上述问题的具体应用。

第一节 召集大会

第二节 临时性会议

第三节 永久性大会

第四节 会议的进行

第五节 主持人的工作

第六节 开会的程序

第七节 闭幕前文书的写作

第一节 召集大会

关键词 准备 召集 原则

学习作用 学习好会议召集的程序以及原则的应用，将是成功会议的前提。

思想来源 《罗伯特议事规则》第1和第9两条①等会议书籍，《公司法》等法律条文和书籍②会议的召集有既定规则和程序，只有当我们充分理解了这些规则和程序，我们才能更好地把会议开好。会议一般分为固定会议和临时会议，对于一个组织来说，固定会议往往是法定的会议，如果不按时召开，首先就是违反法律。

有些临时性会议法律同样也作了硬性的规定，因此两者都是强制性会议，作为公司或其它类型的组织必须召开。

【深入理解】

当我们要用会议探讨如何解决问题的时候，首先需要考虑：对于这个问题的解决，除此之外，是否还有其他更好的方式，例如找几个人商量商量。如果有其他的解决方式，会议的召开就成了没有必要。

①因为《罗伯特议事规则》（以下简称《罗》）主要是针对西方成熟的议会制度，而且其重点阐述的是“会议进行时”，因此在“会议的召集”等“会议进行前”的诸多环节并没有过多的描述，而且大多穿插在各个小节当中。因此本书作者根据其主体精神，结合国内会议的具体条件，进行了补充。——作者注②《罗伯特议事规则》参考了西方法律法规而写就了本书，在某种意义上说目前它是“国际标准”。但作为任何一个公司或其他组织，无论是国内公司还是跨国公司都首先要遵守“国家法律”，在此条件下还能谈得上“与世界接轨”。因此，本书参考了国内最新发布或修订的法律法规，结合其中关于会议的条款写成了本书。因为法律法规会随环境的变化而有所修改，因此，请读者注意本书所提到的法规条文的最新变动。——作者注。

会议的举需要大量的人、财、物准备，因此，对于会议的成本核算也是考虑的内容之一。如果参会人员对会议的规则和原则不甚清楚的话，盲目的开会反而会徒增烦恼。因此所有到会成员都需要理解一些开会的原则和规则以及技巧，这是到会成员的义务之一，更是成功召开会议的先决条件。

现在我们就从开会前的准备开始讨论，它是进行会议的第一个环节。

1.会议准备的第一步：会议召集人的清晰化尽管“会前准备”是召开会议的第一环节，但“会前准备”仍然有其层次性，开会前的准备首先遇到的问题就是会议召集人的清晰化。人无头不走，会议也是同样，首先就要明确谁有权利召集会议。

会议的召集人员。会议的召集人往往是会议的组织者和领导者。有的会议有明确的召集人，例如我国的全国人民代表大会就由全国人大常委会召集；《公司法》也规定了企业的召集方法。例如首次股东会会议由出资最多的股东召集和主持，以后将由董事长召集和主持。

而有的时候会议却没有明确召集人和主持人，这时候往往是公司组织内的行政领导人，甚至是公司内的意见领袖。

2.会议准备的第二步：在什么情况下应该召集会议在会议召集前，作为组织的负责人或组织内的中坚人员，应该明白什么样的情况才适合于开会。

什么情况下召开会议。会议的召开主要有以下六种情况。

只有利用开会这种集思广益的形式，才能解决目前迷惑的时候。例如：“如何才能提高员工的积极性”。

法律要求必须召开的时候，例如：《公司法》中关于持股比例不足的时候。

面对目前的一些情况，大家都要求解决的时候。例如：员工要求增加福利。

某个问题的解决需要涉及多个部门的协商以及协作，如果不这样就不能够完成等等不得不召开时候。例如：公司要对主要竞争者进行一场大规模的市场进攻。这就需要公司的财务部门、法律部门、市场营销部门（请注意现今仍有一些公司把销售部门和市场部门对立起来，这种观点极为错误，销售部门和营销部门以及所谓的市场监察部门都应该被归结到市场营销部门）等诸多部门的合作。

在工作或其他活动时，发生了特殊事情，如果不召开会议将会有很大的损失。而这种情况的解决并不能由领导者单独决定；或者领导者没有充分了解情况需要进行问询。例如，突然接到竞争对手将要对公司进行恶意收购。

明白了开会的必要性，你还要明白：你想从参会人员那里获取什么信息和什么建议。在向他们要求得到建议前，你是否能向组织内的人员明白而又清晰的说明和澄清某些情况。如果你的准备不充分，那就暂时不要开会，因为资料准备不充分的话，在会上你会因为无法说清楚问题而遭到彻底否定；或者参会人员不清楚目前的问题，而徒增大量的解释时间，增大会议举行的各类成本。

3.会议准备的第三步：参加者应明确你要参加会议属于哪个层次的会议会议的举行有大有小，会议的性质有强制性会议和非强制性会议，会议召开的情况也不相同，因此会议有层次的区分，参会人员应该明白，会议层次不同，参会人员的权利与义务就会有所不同。

强制性会议，有特殊的法律身份界定，只有符合规定的人才能够参加并由表决的权利，凡是符合这些身份规定的成员，其权利与义务相同。例如股东代表大会和职工代表大会以及董事会等等。不符合身份界定的人员，可以列席会议，但权利和义务会受到限制。例如董事会可以让监事会人员列席，但监事人员没有投票权等等。

非强制性会议，没有明确的身份界定，但公司可以通过章程来确定身份，例如经理办公会议。公司章程可以确定中层以上干部参加。但其权利与义务并不对等，主持人员或领导者往往拥有决定权。

公司有时还会出现一些市场营销性质的会议，例如招商洽谈会。这种会议有的是会议，有的则纯粹是市场活动。其权利与义务更会不同。

因此，作为参加人员我们应该了解会议的层次区分，这样有助于识别会议是否合法，例如强制性会议中有不符合身份界定的人出现，而且其权利与义务与其他人相同。再如，招商洽谈会中作为参加人员的公司职工就会明白，会议的参加人员只有企业的领导和客户，自己并非是成员，而只是工作人员。

4.会议准备的第四步：会员资格的判定如果公司规模比较小，又不涉及商业秘密，会员可以包括全体公司员工。如果涉及商业秘密，则需要设定身份限制，例如股东或者公司管理层等等。上述两种情况都不需要成立专门的机构进行审查。

如果公司规模比较大，事务比较繁多，那么就必须要设定参会人员身份。标准是采取按照贡献的大小？还是按照资历的大小？还是按照品德的高低？是由公司领导指定还是由员工选举？等等都是身份的选择标准。公司可以选择其中之一，也可以选择上述标准的组合，这就要看公司的具体情况和商讨事务的性质来安排。

当然，如果是开股东大会，那样反而简单了：按持股的比例就可以了。

在这类情况下，如果是临时会议或第一次会议，就应该把会员资格的判定标准告知参会人员。这种行为往往以“会议通知书”的形式表达。

本书将参会人员到达会场并接受身份检查这一行为视为“会议召开时”。因此，“会议通知书”发送完毕后，会议召开的准备就结束了。

5.会议准备的第五步：会员的权利与义务的判定参加会议的人中全都有投票权吗？谁拥有表决权？这些代表采取什么样的形式来挑选？开会为的是来解决问题，那么参会人员采用何种方式解决问题？是用少数服从多数？还是一致决定？还是公司领导最终决定？如果会议的组织者是永久性的组织，那么应该明确了解会议的章程或各种议事规则。对于违反章程和规则的任何和处罚等等。

6.会议准备的第六步：会议召开地点的选择会议的召开地点比较简单，一般来说都会选择在公司所在地进行会议。如果是规模非常大的企业，如国内连锁企业或跨国公司的情况，选择的地点无非是在那个公司召开。对于上述两种情况，会议地点还要进一步明确：即在哪个会议室召开。会议召开的地点，还有一种比较特殊的形式。

当创业者进行会议的时候，往往因为还没有对公司进行注册，应该采用到某个公共场所或家中开会。公共场所的选择应该是：比较僻静的地方，没有人过多打扰。在家中开会的选择应该是：创业集团成员中出资最多、人缘最好、对每个人的到来比较方便、每个人相对来说都比较熟悉的地方进行。本书建议，最好采用，对大家来说都比较方便或熟悉的地方进行会议。

7. 会议准备的第七步：会议通知书的发送会议通知书的发送，往往包括：信件或公文、电话、电子邮件、媒体公告等多种形式，对于具体的会议和公司来说，应该采用不同的方式。但总体上说：审议性会议应采用公文或媒体公告的形式；非审议性会议可以采用电话或电子邮件的方式。对于本部分知识，本书将针对具体情况，给出适合的同志发送方式。

当通知书发送之后，会议的准备阶段就完成了，会议将进入第二个环节会议的召开阶段。以上部分，主要讲述的是会议准备阶段的工作原则，也就是作为会议的召集者或领导者或参加者，必须明白的事情。

下面我们将介绍一些技巧问题。

8.会议召开前应该知道的几个小技巧会议召开前，有一些小技巧会议的召集人和公司的领导者应该明确。这些小技巧，虽然不是会议成功召开的充分必要条件，但确实其者某种促进作用。

记住参会人员或积极分子的名字。如果会议的规模不大，而且设施不全，会议的核心人物们，应该记住参会人员的名字。没有权利（或权力小）的人如果被有权利（或权力大的人）的人记住，没有权利的人一定会在惊奇中带着自豪，他会对你产生某种尊重。

记住参会人员的名字，具体说来至少有两个好处：其一在开会的时候可以让会议连贯，让人看出你是真的把每个人都看重了。否则，叫错名字的事情出现会引起某些会员的不满，他们会认为：“为什么别人的名字你不叫错，偏偏叫错我的？”。其二记住参会人员名字这一行为，在你的下属看来，他会认为你对他很看重。在你的同僚看来，他会认为你这个人可以接近。在你的上级看来，他会认为你这个人工作积极。总之，记住参会人员的名字永远不会有害处，它会使你站在某种情感高度。

千万不要念错参会人员的名字。如果参加会议的人很多，而且设施比较齐备，会议的核心人员，应该保证不在召开会议时，念错标牌。

巧妙运用休会，尊重参会人员。上述问题属于尊重参会人员的情感，尽管它很重要，但尊重参会人员的生理更重要。会议不可能长期地进行，一定要暂停或休息或吃饭。在这里就有一个会议时间安排问题。一次会议的结束尽量安排在午餐或晚餐之前。如果半日开不完，我们可以暂时休会即暂时休会。在具体的运用中休会有许多好处，它可以暂时把分歧搁置在一边。利用吃饭和休息的时间，可以做许多公关，解决不少问题。诸如因为见解分歧而导致的气氛紧张或义气之争等等。在会议开始前，我们就要告诉与会者会议计划需进行多长时间。在某些时刻我们还需要在中途提醒代表，这样做的目的是要他们注意自己的发言长短。

【实战练习】

1.想一想

在召开会议之前，作为组织的领导者应该详尽的考虑会议的目的、成员、进行状况等等问题，请你思考一下，下面的《会议准备检查表》中缺少什么应该思考的项目。

表1.1会议准备检查表

月 日 时 分

1.组织的现状如何？

2.组织需要改善的地方在哪里？

3.改善方案都有哪些？

4.以前进行的改革方案效果如何？

5.是否有前例，其他公司如何解决6.会议召开所需的人员有多少？

7.会议在哪里进行？

8.会议的参加人员都有谁？

9.会议参会人员如何来去？

10.会议召开所需费用有多少？

11.附注资料

2.选一选（不定项）

在以下会议召开前的准备中，应包括哪些项目？为什么？

A.挑选参会人员 B.向参会人员发送参会通知 C.召开临时的会议筹备小组D.挑选会议地点并布置会场 E.定制午餐或晚餐3.提升训练

在现实生活中，因为一些问题，往往出现委托他人出席会议的情况，特别是股东大会这的会议上，请问，委托他人出席是否可以？应该有什么程序吗？

参考答案

想一想缺少项目很多，但比较重要的有如下几项，只要答出这几项就可以了。会议的主要解决问题是什么？会议讨论后提出的解决方案由谁执行，从什么时间执行，执行的效果谁来监督？会议的天数等等。

选一选ABCDE。前三项本小节都已经介绍了，第四项主要是挑选会议召开在公司内的什么地方，在一些公司内往往有几个会议室，因此有必要明确具体的会议室，防止参会人员按照自己约定俗成的习惯去非会议地点的办公室；第五项则是考虑会议时间延长时，应该给参会人员做的基本义务。

提升训练可以委托代理人代为出席和表决，应当以书面形式委托代理人，由委托人签署或由其以书面形式委托的代理人签署；委托人为法人的，应当加盖法人印章或者由其董事或者正式委任的代理人签署。授权委托书代理人的姓名；是否具有表决权；委托书签发日期和有效期限。委托书应该备案。具体可以参见《公司法》（2005年修订版）

第二节 临时性会议

关键词 开会程序 委员会 决议

学习作用 临时性大会因为紧急情况的出现，往往有一些具体的形式。如果对它们不能有一个清晰的认识，那么就会时会议开的急促而凌乱，不能有效率地进行会议，甚至会达不到开会的目的。

思想来源 《罗伯特议事规则》第九条第四十六节①临时性会议在本质上与永久性会议相同，所以我们可以把它看作是永久性会议的第一次会议。在现实生活中，还会有一些不固定的公司组织，例如网络加盟。没有具体的公司物质形式，也不用经常性的联系，只会因为某个特殊的原因需要而召开会议来商定问题，这就牵涉到临时性大会这一形式。

临时性会议的召开第三种情况是两次永久性会议期间的会议，因为某种特殊情况的发生需要召开的会议。如果上次会议选举了会议决议的监督执行常设机构，那么此次临时会议的召集人往往就是监督执行常设机构。这种情况下就不需要选举主持人和记录人，只需要按照议程表进行就可以了。

【深入理解】

临时会议的召集要求和永久性会议的召集并没有本质的区别，二者的进程基本相同。当遇到诸如网络加盟、公司股份比例较为接近，并且没有明确召集人等松散结构的情况时，我们就需要召开临时性会议。

①本节主体参考了第46和47两节的内容，又对零散于其他条节的知识点进行了综合，并根据作者自身的理解增加了部分内容。例如，提出了临时主持人在现实生活中分为：“潜性临时主持人”和“显性临时出持人”两类情况。并对它们的转化进行了详细的阐述。

根据原书精神，并联系国内实际情况，对行文措辞进行了修改。——作者注1.临时会议的第一项工作：会议主持人的选举在召开临时性会议时，首要的任务就是选举“临时主持人和秘书（记录）”。根据临时会议的不同，临时主持人分为两种情况。

临时主持人的分类。在召开临时性会议的时候， “选举会议临时主持人”应该有人提请。第一个提出“选举会议主持人”动议的人（提请人），分为以下五类。

组织负责联系的人。无论是紧密的公司组织，还是松散的公司性组织；无论是临时性会议还是永久性会议，既然要召开，必然要有联系人。联系人并非当然领导或股份最多的人，他可能是因为个人品德、人缘、甚至开会地点的主人（但需要是公司成员）。

在组织中较有声望的人。声望是一种资本，特别是品德和知识与能力。即使他不是领导者，在组织生活和会议中都要注意它的言行。

组织的创建者。组织的创建者是理所当然的会议临时主持人。

公司的领导者。领导者往往是股份最多的人、具体行政负责的人等，他也是当然得会议临时主持人。

上次会议的主持人。如果有上次会议的主持人出现，那么此人是第一临时主持人。

在某种程度上，以上会议的临时主持人只是约定俗成的临时主持人，我们把它称为“潜性临时主持人”。与之对应，经过选举而出现的临时主持人称为“显性临时主持人”

会议主持人的选举。因为主持人的重要作用，提请人应该有约定俗成的用语。我们采用比较便于理解的对话形式，讨论主持人的选举。

假设某甲是这个公司的主要创建人，第一次会议由他进行召集，那么他就是临时会议主持人。选举主持人时可以由某甲提名并经参会人员任命，也可以由参会人员提名并任命。我们假设由某甲提名并经参会人员任命。

某甲（以下同）应该说：“我首先提议由某乙先生担任这次会议的会议主持人”。如果没有人提出同意（术语叫做“附议”），那就证明他的提议遭到了否决，需要重新提名其他人，重新提名既可以是某甲本人也可以是其他人。

我们假设有人附议。

某丙说：“我附议。”

那么某甲就可以接着说：“我和某丙已提议和附议由某乙先生担任这次会议的主持人，赞成的请说同意”。

之后就要由负责点票的人，点清赞同人数。点请人数后，点票人或者记录在纸上交给某甲，或者念出，或者只说“点票完毕”。

某甲：“反对的人现在请说不同意。”

点清否定的人数后，如果同意的多余否定的，则会议继续进行。反之，则需要继续提名会议的主持人。我们假定会议可以继续进行。

作为临时主持人的甲就应该说：“提议通过，某乙先生将担任此次会议的主持人”。为了表示对会议主持人的尊敬，提名的会员可以和另外一名会员一起，陪同会议的主持人就座，会议的主持人可以作一个简短的发言，感谢大家给他的荣誉。当然，这要看会议的规模以及性质。如果是小型的会议则没有这个必要。

选举的主持人将作为本次会议或本届会议永久性的主持人，除非在主持过程中违反了主持规则，被参会人员表决废除。

以下便是会议主持人的工作要点，临时主持人应该作为普通会员参加会议。作为永久性主持人的第一项工作就是选举会议的记录人员。

2. 临时会议的第二项工作：会议记录人员的选择选举记录人员的程序和选举主持人是相同的，只不过此时某甲将作为一般的参会人员，某乙将完成上述某甲的任务。

当某乙先生就坐后，他应该说：“现在的首要任务是选举一位会议记录人员。”

在此情况下，可以由某乙任命后参会人员同意，也可以参会人员提名并同意，我们假设由参会人员提名并同意。

选举会议主持人和秘书的时候，如果是参会人员提名，往往会出现有几名会员同时提名几个人选的情况。在这种情况下，应该由主持人依照动议的先后顺序就行表决。主持人说：“某先生，某女士，某某先生三人分别获得了提名，现在请赞成某先生担任这次秘书的请说同意。”之后再请反对的人说不同意。如果同意的人达到半数以上（不包括半数），那么这个人就将成为会议秘书。如果同意的人没有达到半数以上则证明没有通过，大会应该继续进行表决。临时主持人或主持人应该继续说：“请赞成某女士担任这次记录人员的请说同意。”之后是反对的人，如果还没通过，再继续说某某先生。

三人中选出一人后，此人作为会议的秘书就应该坐到靠近主席的地方，担任记录工作。如果会议的人员比较多，可以选出多名秘书，程序同上。

选举出上述两名重要人员后，下一步的工作就是设立“会员资格审查委员会”。

3. 临时会议的第三项工作：选举会议机构和委员会如果会议规模比较大，可以先成立一个“领导机构或小组”，他们的第一个任务就是成立“会员资格审查委员会”。

不成立“会员资格审查委员会”的坏处。在以上各程序中，会员资格的审查是非常关键的。如果审查不得体、不透明、不公正，就会带来各种麻烦。例如大会没有开始，被剥夺参会资格的人也许会前来质问甚至采取激烈的措施；在开会过程中，也许有人会因为某人没有资格参会而进行质问；在会议完毕后，有人也许会以到会人员参会资格有疑问，质疑大会的权威性等等，如果纠缠不清的会员的资格问题层出不穷，那么大会不要说开好，恐怕连能不能开都成疑问。

如果会员的资格由某一个人点名，例如由组织的创建者，那么人们会疑问：“这个大会能称为大会吗？应该说是你一个人的大会吧！”。

综上所述，会员资格审查委员会的成立与否极为关键的问题，不能掉以轻心。

“会员资格审查委员会”的人数确定。，如果组织的人员较多，参加会议的人员较多，那么审查委员会人员的人数自然也要比较多。委员会的委员应该是在会中具有某种影响力的人，或者是权力型的层级领导或者是精神领袖型的民间领导，甚至是会员资格型的（老会员）或者是贡献型的（对组织的贡献大小）。

委员会工作的原则。对于以上原则的确定，应该做到公开、公正、公平的“三公”原则。资格审查委员会的审查原则确立之后，就应该按照原则来进行挑选会员的工作。诸如：什么样的人拥参会资格？允许旁听人员出现吗？允许所有参会人员都有发言权和表决权吗？哪些人不允许参加会议，为什么？等等。

会员资格审查完毕后，如果会议的目的是召集大家讨论某个专门题目的大会，这时组织中的中坚人物（相当于公司的创建人或主要出资人）就应该提出这个问题。这个问题既可以作为一个系列的动议（名词叫做议程）或提案交给大会连续表决，也可以任命一个委员会来对这个题目先作出一个决议案之后交给大会表决。第一种情况适合于问题并不太复杂而且较为集中的情况。第二种情况则是作为大型会议常常采用的方法。

4. 临时会议的第四项工作：议程的确定。

对于一系列动议这样的情况，我们可以通过下面的例子来进行说明。同上，会议的主持人为某乙，提出动议的人为某甲。

某甲站起来（或举手）说：“主持人先生。”

某乙：“某甲先生，您有什么提议？”

某甲：“我动议大会通过以下决议案。”（议案可以是议程也可以是专门的议案）（某甲可以口头提出动议，也可以书面宣读提案并交给会议主持人。）这时某丙先生站起来说：“我附议。”

某乙：“某甲先生和某丙先生已经提出了某动议。现在请记录先生把动议再重述一遍，以备各位会员可以更清楚的了解决议的内容。”

记录人员站起来宣读。

某乙：“现在要通过刚才复述的动议有人反对吗？”

（假设没人反对）

某乙：“大家对表决这一问题准备好了没有？”

（假设没有人站起来表示反对，或举手或发言反对）某乙：“赞成刚才宣读的决议案的人请说（或举手表示，请注意表决的方式应该是单一的，或者直接说或者举手或者站起，不能两种或三种一起使用，这样会造成新会员迷惑）‘赞成’。”

秘书站起清点赞成票数。

某乙：“反对刚才宣读的决议案的人请说（或举手表示）‘反对’。”

记录站起清点反对票数。

记录：“报告会议主持人，赞成票数为X，反对票数为X/3,弃权票X/6。”

某乙：“经过表决：决议已经通过。”

5.临时会议的第五项工作：决议起草委员会同样，为了更形象的表现会议的进展，我们仍将作为案例来展示。

某甲站起身来，面向会议的主持人：“主持人先生好，我请求发言。”

某乙或同意或点头。

某甲：“我动议任命一个委员会来起草决议案。”（决议案可能关于会议议程，也可能是具体的某项决议。）（某甲需要说明这次会议要处理的问题，以及成立委员会的好处。）某丙：“我附议。”

某乙：“某甲先生动议和某丙先生附议成立一个专门起草决议的委员会，由他们起草后交由大会表决。大家准备好表决了吗？”

（假设无人反对）

（过程同上，假设通过）

某乙：“决议起草委员会的动议已经通过，那么委员会应由多少人组成？”

（如果人数的提议只有一种，那么立刻进入下一程序。）（如果人数的提议有多种，那么就应该对每个提议人数进行先后表决）某乙（假设）：“经过表决委员会人数限定为五人，那么怎样任命委员会呢？”

如果有人提议并经附议后参会人员同意由会议主持人提名，主持人就可以任命委员会成员了，那么主持人说出名字后，把这个委员会作为一个整体交付表决。即使某些会员只反对这些候选委员中的一人，但是也需要对整个决议提反对。

小型会议上也可以让会议主持人任命。

如果会员提议，由每个会员各自提名每个会员只能对某一个职位提名一个人。会员提名的结果可能是姓名数比委员人数多，这种情况下，就需要对每一个姓名进行表决。

委员会产生后退席拟定报告。

委员会也如同一个小型会议，主持人一般不用单独进行选举，或者是提名成立某委员会的非大会主持人的参会人员，或是选票最多的委员，或是第一个被提名并通过的委员。

乙：“委员会现已退席拟定报告，哪位会员还有其他动议？”

（假设没有人提出其他议案）

乙：“既然没有其他议题，现在我们是否可以听取一下未参加会议人员的来信？”。

在委员会退席期间，如果没有其他议题，可以听取会员演说，宣读贺信等等，但这不代表会员们可以闲聊，会议主持人在此期间应当继续主持会议。

当会议仍在进行时，如果委员会经过讨论和表决已经完成了自己的任务，并且在委员会主持人的带领下回到了大会现场，那么大会的主持人应该立刻停止上述行为，接收委员会的报告。

委员会主持人某甲来到主持人面前说：“主持人先生，经大会任命的决议起草委员会现在工作完毕，准备向大会作工作报告请大会予以接收”。

主持人乙：“可以。请宣读报告内容。”

某甲宣读报告内容并交给大会主持人，此时决议起草委员会便自动解散，委员会成员应作为普通代表参加会议，请注意委员会成员的自动解散是不需要大会进行表决的。

乙：“委员会的大会决议已经宣读完毕，各位会员有无建议？”

丙：“我动议通过此决议。”

乙：“有无反对？”

（假设没有人反对）

如果刚才的决议是大会的议程，那么就按照通过的决议上所列的议程顺序逐项进行讨论。如果通过的决议是某个具体的动议或提案，大会通过了委员会的报告就等于通过了这个动议或提案。

如果大会进行讨论的只是单个动议或提案，通过它后如果没有其他的提案了，那么主持人就可以宣布结束会议。如果有其他的提案，大会将按照上述的内容继续进行讨论和表决，最终讨论完所有的动议或提案，直到大会结束。

结束会议这项动议既可以由会议主持人提出，也可以由会议的其他参会人员提出。假设参会人员某丁提出。

某丁：“我动议结束会议。”

（假设没有人反对）

某乙：“动议通过，此次会议正式结束。”

【实战练习】

1.想一想

在会议的进行过程中，为了更好地进行会议讨论，我们往往在事前就列出一项《会议进行检查表》，请仔细查看每项的内容，当某项内容出现问题时，应当采取怎样的措施。 表1.2会议进行检查表1.是否准时开会、准时散会？

2.议题的说明是否精简？

3.是否告知出席者会议进行程序，并请求协助？

4.就讨论题目是否公平地接受质疑？

5.是否强迫某特定人员发言？

6.是否批评某人的发言？

7.发言者是否有自卖自夸的倾向？

8.是否有感情用事的发言倾向？

9.是否有特定某人独自发言的情况？

10.是否有很多闲谈、私语的情形？

11.是否有人自始至终保持沉默？

12.是否能在既定的时间内做出一个结论？

13.在既定时间内没有结论时，是否有任何处理方式？

14.意见对峙时，是否有解决的对策？

15.是否也尊重少数意见？

备注

2.测一测

会议的类型有许多，例如从规模上说有大型、中型和小型三类会议；从准备阶段上来说，有预备会议和正式会议；从形式上说，有单场会议和定场会议以及移动场所会议；从内容上说，有政治性的会议、经济性的会议、军事性的会议等等；从会议的举办目的或性质上说，有法定性会议、审议性会议、工作性会议、学术性会议、彰显性会议等。从第一章的各标题看，我们这种临时性会议和永久性会议是从什么角度划分的。

3提升训练。

3.提升训练

不论是临时性会议还使永久性会议，在进行会议前都需要进行会议的策划。请问在进行会议的策划时，需要进行那些准备？

参考答案

参考答案

想一想

（1）守时是任何事情能否开好，能否开的健康的保证。如果开会和散会不守时，又不能有合理的理由，那么将是很严重的问题。

（2）精简的议题可以让参会人员更加得明白议题，减少不必要的问题，集中处理核心问题，可以避免不必要的拖延。

（3）告诉程序是为了让参会人员合理安排时间，更好的集中精神。

（4）公平是关键的，没有公平就没有一切。

（5）强迫特定的人发言时专门针对那些违反会议议事规则或对组织造成破坏的人。对于一般会员决不能应用。

（6）批评某人的发言只有在发言人不符合发言次序，发言内容跑题，发言时对人不对事，发言人的行为破坏了会议的进程等情况发生时，才能出现。

（7）发言人的自卖自夸行为对于会议的进展是非常有害的，这种行为既可以延误会议的进程，又可能因为新参会人员对于其人的不了解而被蒙蔽，在这种情况下，会议的主持人应该提醒自卖自夸的人注意按照大会的程序来发言，尽量的注意时间。

（8）发言人的辩论是正常的，不正常的是感情用事，这样做很可能让会议陷入到无畏的争论中，如果感情用事的事情出现，会议的组织者或主持人应该立刻提醒，如果提醒不行就要把他或他们驱逐出会场。

（9）特定的独自发言人主要包括：请来的嘉宾、会议和委员会的主要报告人、给与犯了严重错误的人申诉的机会。

（10）如果在会议中出现闲谈的情况，有三种原因：第一种会议的主要议题已经完毕，表决已经完成，正等待着公布结果。如果是大型的严肃会议，这种情况不能允许，如果是小型的会议则可以。但需要不能干扰统计票数的工作人员。第二种是会议的主要议题不能够吸引会议的参加人员，出现这种情况后，会议的组织者和会议的主持人应该寻找为什么不能够吸引参会人员，如果议题选择没有错误，那么严格制止这种行为。如果议题选择错误，那么就应该，提议更改议题，经过投票表决后改变议题方向；第三种是因为会议的参会人员认为自己发言也没有用，这种情况下，如果会议的组织者和会议的主持人为的是开好会议，解决问题，就应该引导参会人员改变这种思想，适当的策略也是可以的，例如要自己属下或关系较为密切的人，进行一些比较出人意料的动议，主动与某个动议的提议人进行辩论等等。

（11）在会议的进行中，如果有人自始至终都没有发过言，同样有三种情况。第一种他没有想好，第二种他不敢发言，第三种他不愿意发言。会议的主持人应该引导他发言。

（12）在一个既定的时间内完成发言时保证会议按时完成的关键。

（13）如果没有完成发言，在一般情况下不允许继续发言，发言人可以等到其他时间继续发言，如果很重要则可以提请大会进行延长的表决，表决通过则继续发言。

（14）意见对峙的出现很正常，只要不出现义气之争，不必阻拦。

（15）少数人的意见必须尊重，适当时候我们还可以为了少数人的意见，而适当的牺牲我们的意见，当然，牺牲的当然是表层的东西，核心的意见不能为了维护团结而牺牲，否则大多数人来开会的目的是什么呢？

测一测：从时间上划分的。

提升训练：会议的策划包括许多内容，最主要的是收集信息，这包括确定会议的性质，解决问题的性质，根据这些性质来选择谁来参加会议，在哪里举行会议，在什么时间进行会议等等。

第三节 永久性大会

关键词：永久 程序 议事规则

学习作用：永久性会议的第一届会议和第二届会议时非常重要的，如果将两者更好的完成，日后的会议将非常顺利地进行。

思想来源：《罗伯特议事规则》第九条第四十八节①永久性大会本质上就是法定的会议，例如《公司法》中确定的股东大会、股东代表大会、董事会、监事会等等。它们有一套必须要严格执行的程序和要素，如果程序和要素有缺失，那么会议将成为不合法的会议。即使会议的决议正确也将因不合法而被宣布无效，因此应该明确永久性会议的召开程序和要素。

【深入理解】

永久性会议和临时性会议的召开不但在具体的工作语言上是相同的，而且在程序上也大同小异，临时性会议基本运作流程正如上节所述。永久性会议比临时性会议复杂的地方就在于：第一次会议的召开是关键，因此极为重要。

永久性会议的第一次会议往往涉及如下问题，制定组织章程、议事规则等问题。组织规模较小的情况下，第一次会议往往就是第一届会议。下面我们将具体介绍：在召开永久性会议的第一次会议时需要确定的几个关键问题。

如果临时性会议进行完毕之后，就是永久性会议的第一次会议，那么本节所说的第几项工作的顺序，应该再加上第一节的五项工作，即本节的第一项工作为第六项工作。

1.第一次永久性会议工作的第一项工作：议程的确定议程是指会议将要讨论的议题顺序。无论是临时会议还是永久性会议都要考虑议程的问题。议程有时候很简单可能只有一两个议题，但有时候则可能有多项议题。这时候就需要按照会议的时间和性质来确定讨论的顺序，是先讨论难的还是简单的议题。议程一旦确定，没有特殊原因不能打乱。例如下面的议程：①《罗伯特议事规则》对本节内容进行了较为详细的介绍，本书主要在技巧方面对之进行了补充。首先体例结构更加的清晰；其二部分内容进行了增加，例如增加了两类比较常见的会议现象：会议中的非层级领袖以及迟到早退现象。

讨论总经理的年度工作报告。

讨论增加管理层年薪的问题。

讨论对竞争对手实施反击的问题。

讨论增加监事问题。

讨论增加董事问题。

2. 第一次永久性会议工作的第二项工作：日程的确定如果会议讨论的问题比较复杂，确定召开时间也很长，那么会分几次来召开会议，每次会议需要讨论的问题安排就是日程。例如：本届会议第一次会议（星期一）日程如下：总经理年度工作报告；

各分公司分组讨论总经理年度工作报告。

本届会议第二次会议（星期二）日程如下：各分公司分组讨论总经理年度工作报告。

讨论通过总经理工作报告。

讨论增加管理层年薪的问题。

讨论对竞争对手实施反击的问题。

3. 第一次永久性会议工作的第三项工作：章程的制定章程就如同生活中的宪法一样，组织以及组织会议都要以组织的章程为基准。各项制度和原则都不能和组织的章程冲突，否则没有效力。

4. 第一次永久性会议工作的第四项工作：议事规则如何确定议事规则是会议进行过程中的基本制度，总体上说它包括会议如何举行和召开、议案如何提出、对议案如何讨论、表决方式的选择、采取什么样的议事方式等问题。

如何举行和召开。既然会议分为临时性会议和永久性会议，那么什么情况下应该召开临时性会议，什么情况下应该召开永久性会议应该明确。会议召开的间隔有无确定，确定召开时间和间隔的就是永久性会议，不确定召开时间和间隔的就是临时性会议。二者的召开由谁来召集和主持，什么样的情况才是符合召开二者的条件？无论是临时性会议还是永久性会议都要确定法定人数，那么法定人数的确定方法是什么？什么样的人符合参加会议的条件，什么样的人不符合参会条件？允不允许列席会议的人员和情况是什么等等情况都应该明确。

议案如何提出。议案由谁提出？是由会议的召集人提出，还是由参会人员分类别提出，或是由参会人员个人在大会上提出。

如果由会议的召集人提出，在什么时间发出通知，允不允许参会人员提出；如果参会人员可以提出议题，那么提出的时间如何确定？是在会议通知后就可以向召集人提出，还是在会议上提出。提出后大会采用什么方式进行接收？提出后是由专门挑选议案的委员会进行甄选，还是由会员在大会上提出经大会同意后进行讨论？

如果在大会上参会人员可以自行提出议案，那么提出议案时需要采用什么样的用语，需不需要附议或联署等等问题。

对议案如何讨论。在大会进行议题讨论时有没有次序的要求，是按照谁先举手谁先发言还是支持或反对的轮流发言？在讨论时需要注意什么，如果出现谩骂或侮辱的情况，应该如何处理？在讨论中无论支持还是反对某个议案，发言时间有没有限制，如果违反了各种开会的规则如何处罚等等。

表决方式的选择。表决方式有许多种，例如举手表决和起立表决等多种方式，那么什么样的情况下应该采取什么样的表决方式。例如所有议题都用举手吗？这显然不合适，当选举组织领导的时候，参会人员可能慑于某种威严而不敢真实表达自己的观点，因此，就需要采用无记名投票的方式。表决的结果如何评定，什么样的表决结果是通过，是要求过半数还是要求三分之二以上票数通过等等问题。

5.会议中的两个重要技巧

会议召开中还有两个重要的小技巧，一是如何利用精神领袖；二是关于迟到早退的问题。

精神领袖。参加会议除了为组织考虑解决某种问题外，还有保护自己利益诉求的因素。利益诉求除了物质利益外，还有一个精神诉求。在这一点上，精神领袖的地位无人可以替代。面对精神领袖的言论，许多会员会放弃一些不太重要的利益诉求。因此我们在开会前，一定要仔细考虑：“我们参加会议的这些人中间，有没有什么精神领袖？”

精神领袖包括：知识领袖，这个人的知识渊博，见解非凡，因此它常常是意见领袖；道德领袖，这个人品德高尚，德被天下，他的话往往被人认为是公正的意见。有些会员中如果有宗教信徒，还要看一看有无宗教领袖。对于一个组织来说，正式的行政级别作为主要的联系当然是主要的，但是对于诸如职工大会或股东大会这些“百姓”可以参加的大会来说，行政级别联系往往会成为某种阻碍，他们也许认为“行政官员”的意见代表的是“行政者”的利益。这时候，民间的精神领袖则会感染许多人。

例如股东大会中，有一位是大学教授或深受人们尊敬的人，往往他的话比企业的经理还要管用。大多数股东在一般情况下，很少与管理层接触，对其能力和品德等都不甚了解，因此大学教授的理论联系实际的批驳，可能导致对管理层的集体不信任。这种情况在中国经济界已经不是新鲜的事情。

因此企业的领导者或者持人，要在会前透彻的研究精神领袖的意见。

会议的官员重视精神领袖的表现主要是：进入某个委员会或者给于较高的荣誉，他们发言时要认真地听取。这不是说其他人的发言不用认真听取，而是说精神领袖在进行发言的时候，一定要用十足的精神来听取，不能违反规则更不能伤害尊严。

迟到早退问题。这个问题是我们每个人几乎都有过的经历，它不是件小事情，尤其是临时会议。临时会议的召开往往是因为急迫的事情出现，而进行的对策研讨会。如果主要当事方迟迟不来，或者决策方因为自己的私事过早的离去，那么问题将如何解决！

在我们现实中由一个有趣的案例，因为联想当初是由中国科学院出资兴建的公司，学者气氛很浓厚。为了加强管理，公司明确制定了开会迟到者要罚站的制度，柳传志本人也被罚过站。对于高级知识分子来说，被罚站将是很痛苦的事情。无独有偶海尔也有这样的故事。其实有时候柳传志是故意来晚，就是为了罚站，这样做的目的就是要塑造一种遵守纪律的气氛。 【实战练习】1.训练练习

请你根据表格1.3的内容自己组织会议，请注意：每种形式都要练习。在练习中针对表格内的注意事项，写出自己的心得体会。

2.选择题

（1）审议性会议是需要经过讨论和表决形成某种决议的会议形式，请挑选出哪些会议是审议性会议。

A.纪念大会 B.庆祝大会 C.表彰大会 D.命名大会E.宣审大会 F.动员大会 G.现场介绍会 H.总结大会I.学术研讨会 J.产业务虚会 K.人民代表大会 L.政治协商会M.中共十六大 N.职工代表大会 O .董事会 P.常委会Q .厂务会义 R.座谈会 S.新闻发布会 T.报告会（ ）

开会形式表 现 内 容注 意 事 项远程会议利用电视电话和广播网络等传输手段，打破时间和空间的限制，节省时间和经费。注意设备的运转情况。

如果没有相应的条件，可以采用网络电话或视频聊天等形式。

移动场所形式由于有两个以上的议题，会议召开的时间比较长，因此为了使参会人员更好的休息而移动场所。这种形式往往因为有“游山玩水”的嫌疑，因此若想真正的解决问题并减少不必要的误解，应尽量少用。而且移动场所不宜多过3个。

组合会因为议题比较复杂，往往在会议中专门划出一些时间研讨某一个议题。如果会议没有那么复杂，不要采用，容易延迟时间。

笔谈因为参会人员距离较远或者不能在一起，则可以通过书信或EMAIL或是QQ等形式因为双方不相见，应该注意决议的执行，除非组织较固定，议题并不重要，而且笔谈会议的规章制度较为严格外，不要采取这类形式。

站会为了与传统会议相区别，往往采用参会人员站立的形式。采用这种方法主要是为了缩短开会的时间，避免没用的发言，但复杂会议决不能采用。

固定场所所有议题和人员都在一个场所进行辩论注意时间的紧凑。

（2）在召开大型会议的时候，因为参加会议的人员比较多，为了更好的开好大会，解答参会人员的疑问，往往成立会议的服务机构。请问，您认为以下内容有哪些是会议服务人员应该成立的组织。

A.成立会务组。负责大会的组织和安排以及协调和承办其他事务的工作。

B.成立文书组。负责起草大会的决议，印刷和发放以及管理大会的决议和记录以及信息简报的编写等。

C.成立宣传组。负责大会的宣传，新闻的报道。

D.成立生活组。负责大会的吃穿住行。

E.保卫组。负责会场和住地的安全保卫。

（ ）

（3）在会议的召开前，为了更好地让参会人员了解大会召开的目的，更快捷的开好会议，往往会发放一些资料，请问这些资料有哪些。

A.大会的主旨文书。包括大会的报告和领导讲话以及开幕闭幕词等。

B.大会的议程和议案文书以及关于两者的说明。

C.事务文书。包括代表名单和生活须知和表决发言规则等。

D.大会的决议文件。

（ ）

3.想一想

开会的目的是为了解决问题，而不是扩大问题。因此有些情况是不能开会的，请问有哪些情况不能开会？或者开会的结果只是徒增烦恼。

参考答案

选一选（1）KLMNOPQ（2）ABCDE（3）ABC 想一想以下情况不要开会。没有明确的议题需要讨论的时候；问题太多不能确定哪个是主要问题的时候；分歧太大的时候；可开可不开的时候；可以找到其他解决问题途径的时候；以前已经开过几次会议讨论一个问题的时候。

第四节 会议的进行

关键词 技巧 关键 开好会

学习作用 开好会是有关键因素的，只要把它们学习好就可以达到我们的目的。

永久性社团的第一次会议非常重要，章程和规则都要在这次会议上明确，尽管如此它仍然不是最关键的，最关键的在于在日后的会议中你是否真的把章程和规则引入运作流程，坚决地有策略地执行。

【深入理解】

参加永久性社团会议的人，必须是有参会资格的人。当然这并不是说我们不能邀请其他人参加会议，例如嘉宾。虽然他可以发表演说并且可以发言，但要记住他们没有表决权。在召开会议的时候，会议的组织者应该明确如下问题。

1.会议中需要注意的事项

会议之中需要注意的事项很多，第一项需要注意的就是检查参会人员是否有参会资格。这一项包括资格的评定，如何检查等等相关问题。

注意事项一：检查参会资格。参加资格主要包括是否是会员，什么样的会员应该参加等等。如果对于参会人员的资格在会议的通知中，已经进行了告知，因此，检查时就是检查是否符合告知人的条件。例如，我们的大会是股东大会，检查的项目就是此人是否是股东。如果是规模较小的股东会，大家都比较熟悉，可以省略此环节。但是有些性质的股东大会，诸如股份有限公司，特别是上市的股份有限公司，股份分散，既有无记名的又有记名的股票，因此需要详细检查。

会议的召集人或工作人员应当依据检查结果，把参会人员的姓名或子公司的单位名称；如果是股份公司的股东会议，还需要登记股东所持有的表决权的股份数等进行统计。对于这些工作应当在会议主持人宣布开会前结束，因为主持人将宣布参会情况，参会情况中即有此项内容，宣布情况后进入会一进行阶段。

在会议的进行中，有三个关键因素需要注意。

注意事项二：会议主持人。会议主持人主持会议的好与坏，是否做到了平等对待会员，是否在会议的进行中有效的利用了各种规则和方法。会议的领导者并非是会议的主持人，但会议的主持人则肯定应该是领导者之一。在会议上会议的主持人应当满足：参会人员表达自己对解决问题方法表示关切的愿望，他应该对会员平等对待。会员的愿望就是在大会上进行发言和表决，这代表着他们对于自己的利益诉求的保护，如果我们不能满足会员的正当要求，为了自己支持的一方或决议，而剥夺了其他人的权利，那么情况将是危险的，因为不能满足自己的利益诉求，参加会议还有什么意义呢？

会议主持人虽然应该严格纸张纪律，但需要谨记不要太严格，也不能太过宽松。太宽或太严的结果都会造成会议的技术性延迟。技术性延迟的过错主要在于会议的主持人，他必须保证不要让任何人占据过多的时间。时间的拖沓会使得人们，无法聚精会神地进行讨论和辩论。如果某个人的发言超过了时间限制，一般情况下，我们不允许超过十分钟。如果是大型的集会，对于每一个热心这次集会的人都会事先准备好自己的提案，并且准备在自适当时候提出，并交由参加会议的人员辩论。

注意事项三：会议是否跑题。必须考虑在会议中是否存在着中心问题，整个会议的讨论必须紧紧围绕着中心问题进行，如果发生偏颇应该立刻纠正。必须考虑在会议中是否存在着：对中心问题的理解有不可调和的两股绝对相反的意见。如果有这种情况，如何避免问题之争变成义气之争。如果会议必然有一方绝对失败，那么会议的组织者包括会议的主持人以及秘书和各委员会的成员都必须考虑：必须保证任何细小的环节都做到清晰化、合法化、正当化，不能留下任何程序上的问题。如果程序有问题，就将直接影响到会议的决议是否合法，失败的一方也就很容易在另外的场合推翻决议。例如董事会的决定可以被股东大会否定；股东大会的决议可以被行政主管部门或法律部门否定等等。例如会议记录给主持人看过后，要让参加会议的重要成员确认。

注意事项四：会议是否拥有有效执行项目。在会议完毕后，执行过程中是否真正地按照大会的决议进行了，是否有所偏颇等等。这就需要有专门的机构来进行监督，在永久性组织内常常设立常设性机构来监督执行。例如董事会和监事会等等。它们是否正常工作，将是会议是否真正成功的关键所在。在决议的执行前，会议应要求承担执行决议的人员严格按照决议的要求去工作，如果出现问题将如何惩罚。这些环节大会可以用公告的方式，向组织内的所有成员公示，起到共同监督的作用。

注意事项五：确定各类会议召开的具体问题。除了我们上面说的事项以外，对于第一届会议还需要进一步确定：临时会议的条件和程序以及每届固定会议的间隔。如果没有进行确定临时会议召开的条件和程序，当发生紧急情况下我们将面对没有规矩的召开临时会议的问题。因为在章程中没有确定，那么会议的合法性将没有保证，如果出现有人持反对意见，那么会议的决议执行将无法实现。

如果没有确定固定会议间的间隔，那么长时间的没有召开固定会议，不但在法律上会出现问题，而且也不利于重大问题的解决。

对于永久性的组织，开会的时间一定要固定在某个时期，这个时期有多长、间隔多长时间开一次等等都要明确。

在召开第二届会议前，需要准备的工作在上文的基础上就应该增加一些，诸如议程和开会资料的事先寄送或发送参会人员等。

注意事项六：第二届会议的召开。召开第二届会议时，第一届会议的官员应该服务到本届会议选出本届会议永久性官员之后才能自动离职，成为普通的参加会议人员之后。例如上届会议的主持人和秘书。他们的离职时间应该是：本届主持人和秘书被选出时。上届委员会解散的时间应该是：委员会工作报告汇报完毕时。如果第一届会议的官员在第二届会议上被再次选中，他们同样可以履行新一任期的应有作为。

在第二届会议上应该宣读上届会议的记录。如果有错误或理解方面的差异，在宣读完毕之后，任何参会人员可以陈述自己的意见。如果没有人反对，本届会议的主持人可以指示会议的记录人员对上届会议记录进行修正。如果有人反对，则需要对有意见的参会人员的修正意见进行辩论，经过大会表决后再进行相应的修正。工作完毕后，会议的主持人可以进行下一项议题。

注意事项七：法定人数。对于永久性会议的每次会议来说，首先就要避免出席人数太少，虽然准备了很久，但因为不够法定人数最后却只能休会。

注意事项八：其他细节问题。细节问题包括：诸如每个代表的名牌、签名簿、发言条、白板等等这些都是必备的，每次会议都会用到。如果媒体的宣传是必要的，可以事先召开媒体的见面会，说明情况，包括诸如：开会的必要性以及议程和代表情况等等。

如果为了表示对这次会议的重视以及其他情况，我们还可以邀请媒体来进行采访。当然对于媒体这一因素，完全要看会议的目的是什么，性质是什么。是应该闭门召开呢？还是开放召开呢？例如我们的会议主要是针对“某竞争对手恶意吞并公司股票而召开的紧急董事会”，在这种情况下，如果让媒体知道就会泄露机密，当然不能邀请新闻媒体。媒体对于组织的好与坏是不能绝对评估的，要根据具体的情况而有针对性的评估。

2.开好会议的小技巧

如果没人反对会议的主持人宣布下一项议题。经过以上问题的讨论，一个永久性团体的会议基本上就可以定型了，日后的会议就是这些运作方式的重复。

规则制定应具有可操作性，不能笼统。以上问题都是关于会议的各类规则，但在实际操作中规则的执行是需要一些技巧来辅助的。如果僵硬的执行会议规则，会议同样会出现各种问题。例如在开会的时候往往会因为各种原因，会议开得很冷清没有很好的沟通。虽然我们在议事规则中可能规定了诸如“参会人员应该积极参加讨论”这样的词句，但具体操作却无法彻底明确。

会议冷场和过激的应对。议事规则中不可能硬性规定每个人必须发言，更不可能制定出积极地评价标准。因此在这种情况下，会议的主持人或动议的提出者或其他人则可以挑选某些人，向他们提出一些直接的问题。例如：“老李，你谈谈我们该如何应对竞争对手的恶意并购吧”。

对某些发言不积极地参会人员进行引导性的提问，便是我们常常采用的一种会议技巧。

会议的沉默是可怕的，因为这种情况会使得我们无法讨论。但是如果情况相反，会议的激烈程度超过了某个限度，出现了无味的争吵乃至人身攻击，我们除了要掌握会议的纪律性和规则以外，还可以用一些小的技巧来解决。例如我们可以用片刻的沉默把会议从争吵中带回到正轨上来。事情往往就是这样，当我们冷静下来后，会突然觉得我们刚才的举动太可笑了。

如果这个办法我们不能达到正常会议进行的目的，我们不妨改变一下议题，先把争论的问题放一放，等大家都冷静下来后再进行讨论。这样做还有个优势，那就是如果我们后边的会议开得非常的圆满，为了巩固后边的成果，我们往往会各退一步，这样问题就可以圆满地解决了。

如果这样做仍然不能解决问题，某些人依然的阻挠会议的进行，这往往就是我们前面所说的一种情况的出现。即小集团为了自己的利益而与整体利益进行较量。在这种情况下，会议的主持人和会中的领导者应该：尽量把大多数与会者团结在自己的周围，从而孤立那些破坏会议进程的参会人员。如果这些人严重的违反了纪律，严重阻挠了会议的进行甚至对组织造成了某种威胁，在这种情况下应考虑把他们驱逐出大会。

如果仍然不能解决问题，虽然已经不能在大会上阻挠会议进行，但因为仍是组织的成员，他们便在大会外捏造大会的消息，从旁阻挠大会的进行，在这种情况下，只能把他们开除出组织。

无论是驱逐出大会还是开除出组织，会议主持人和会中的领导者要记住，这两条一定要慎重，除非大多数人同意，你不能利用自己的权利来强行进行。这样做会造成你自己成为会议本身，会议将成为一个人或几个人的会议，那样做你就不会达到你的目的。更危险的是，它将使你日后召开的任何会议都将如此，在日常的工作中，不会有人再与你争辩了，因为与你争辩是件危险的事情。最终你会成为孤家寡人，失败离你将不远。

【实战练习】

1.想一想

会议的召开为的就是解决问题，当会议完成后，我们应该对会议进行分析，下面是一个“会议成效分析表”，请你想一想它还缺少什么项目？

表1.4会议成效分析表

1.会议是否如预定的进行？

2.会议的目的及议题是否彻底？

3.会场或设备是否安全和正常？

4.必要的资料是否齐全？

5.会议是否如计划进行？

6.会议是否如预定的散会？

7.全体人员是否了解主题？

8.开始时，是否简要地述叙议题的重点？

9.开会时的气氛是否很热烈？

10.会议讨论时，是否有偏离议题的论点？

11.是否有很多生动且建设性的发言？

12.参加人员是否有所抱怨？

2.测一测

下面是一项决定的执行表，你个人认为，应该在哪些方面需要加以改进？

表1.5会议决定事项实施管理表

决定事项的内容

1，2，……年月日会议主持人签字会议记录人签字会议执行人签字执行单位执行单位负责人实施目标实施日期结束日期评价经理办公室赵主任

财务部钱部长

工程部孙部长

3.选择题（不定项）

（1）会议开成功有许多因素，下面的选项中有哪些不是会议成功的重要因素？

A.开会的过程中应该围绕着一个中心议题来进行。

B.会议的过程中要严格的维护议程和规则。

C.辩论是正常的，但不能让辩论成为义气之争。

D.会议的参加人员应该全都发言。

E.会议不能开成一言堂，也不能开成集贸市场，什么问题都可以说。

F.会议的主持人不应该参加辩论，应该保持中立。

（ ）

（2）下面的这些言论，有哪些“跑题”了，也就是说偏离了“如何增加书友会的收入”。

A.尊敬的会长，我们书友会的名字太不好了，我们应该改个名字。

B.我们现在的管理人员水平太低，我们应该招收一些新的管理人员。

C.我们应该增加会费，但同时也要增加服务，当然服务要适当，否则会增加成本。

D.昨天，我看到了一本书，很好的，我们应该把它加入到书友会图书目录中。

（ ）

（3）请选出哪些不是“一言堂”的坏处？

A.会议中的一言堂不能达到“开会是为了集思广益，解决问题”的宗旨。

B.一言堂会把许多有创新建议的人吓退，造成利益的流失。

C.会议的一言堂的出现，可以证明组织日常生活中也有一言堂。

D.一言堂往往是组织的领导者或创建者的专利。

（ ）

参考答案：

想一想：作为会议效果的确定，应该延续到会议后。所以，在这份会议的检查表中缺少会议的后续工作。诸如：问题是怎么解决的？决策是如何作出的？做出的决策是靠群体还是单个人，大家在参加会议的过程中有没有感觉到自己的言论受到了挤压，有没有做到集思广益，会议的解决方案由谁来执行，由谁来监督？如果执行不好有什么惩罚措施？如果没有监督好，有什么惩罚措施？

测一测：在提醒一下，会议的决议如果没有执行人员更好地执行，等于会议没有开过，所以执行人的挑选非常的重要。执行是关键，所以要非常地慎重。对于执行的监督就是最好的慎重方法，在上面的表格中，我们并没有发现监督部门，所以应该将监督部门填上。对于公司来说，对于一项议题的决议往往落实在数字上面，执行也同样需要数字，所以说执行的评判最好用数字来说明。

选一选：（1）D（2）C（3）CD

第五节 主持人的工作

关键词 会议主持人任务 主持礼节 主持人参加发言和表决学习作用 当您成为某项会议的主持人时，您应该全面理解它的内涵思想来源 《罗伯特议事规则》第五十节①会议的主持人是一场会议能否开好的关键因素之一，会议主持人的要求很高，他必须是位心思缜密的人、必须是一位博学多才的人，同时又是善于倾听善于妥协的人。他需要了解参加会议的人员的背景以及利益诉求所在，同时也要明白自己在何时应该成为一名强者，面对违反纪律的参会人员他有时可以进行强行处罚，而不必通过大会的表决。

【深入理解】

在现实生活中，会议的主持人往往是组织的最高领导或领导成员之一，他需要在组织中拥有一定的威望和地位。无论是已经成为会议的主持人还是组织的会议没有选定主持人，作为组织的领导者都需要思考诸多问题。

为了巩固上面的知识，我们再系统的总结一下，会议的主持人应该思考的问题都有什么。

1.会议主持人行为原则一：开会前的思考在开会前，我们需要思考我们为什么要开会，是为了解决什么问题。

会议的目的。这个问题是单一问题还是群体问题。例如讨论工资增长幅度问题就是单一问题，讨论的中心问题就是幅度大小，涉及的问题主要是企业的状况。如果是群体问题，例如公司经理的工作报告。

虽然报告会涉及企业的盈利状况、员工的福利状况、市场情况等诸多问题，但哪个问题是阻碍通过的关键问题呢？如果我们是为了说明企业发展问题，就要①本节内容集中在第50节内，本书对其进行了归类与整理。并在后面的“实践练习”中进行了较有针对性的训练。特别是根据现实生活中的问题，安排了“训练提高”。

要求参会人员提供解决方案等等。

目的的表达。明白了会议的目的和参加人员，我们还要思考开会的具体议题是什么，如何表述。会议目的往往是复杂的，如果不容易处理，就需要我们把复杂的问题分化成独立存在的简单问题。如何划分而不伤害或妨碍会议目的的达成。此时具体的思考就是“我怎样才能把这些议题说得简洁明确？”

会议制度如何贯穿会议。清晰的表达会议的目的后，就需要按照某种规则进行会议。无论是临时性会议还是永久性会议，无论是否确定了议事规则，都需要临时制定某种特殊的规则。如果是临时性会议且没有确定议事规则，可以先向参会人员说明一下，如果参会人员认可，那就先临时采用这些规则。

如果参会人员不认可，可以用简单多数的方式先确定会议的议事规则。确定议事规则后，无论是临时主持，还是正式主持，所秉持的目的就只有一条了：让会议顺利而有效进行，达到这一目的就只有严格而有技巧的执行规则。

以上问题思考完毕之后，就进入了会议进行阶段。假设你自己就是会议的主持人，我们首先应该思考的就是会议主持人应有的行为准则。

2.会议主持人行为原则二：行为准则会议的主持人作为组织中的核心人物（或之一），他思考的应该是：如何更好的解决问题。对于会议中出现的因为如何解决问题而产生的不同见解，应该泰然处之，处在超然的地位。然而在现实生活中我们很难做到超然，原因就在于我们有着各种各样的利益和我们自己的心理因素。例如我们总觉得别人不如我们强，他们的意见简直毫无益处。

我们往往因为过于自信，觉得自己是组织的灵魂，缺了自己似乎地球都不能运转了。因此往往拒绝听取我们认为不好的意见。还有，当我们的意见与其他人的意见相同时，我们常常会不自觉地倾向于他们。这些都是会议的主持人应该绝对避免的，这就是主持人的行为准则，丝毫不能动摇。

明白了主持人的行为准则，其他的事情相对来说就比较容易了，比如主持人在会议中的行为礼节。只要严格遵守行为准则，行为礼节便会迎刃而解。

3.会议主持人行为原则三：行为礼节在会议的主持过程中，有一个非常重要的问题需要解决：如何才能有礼貌的主持会议。因为会议主持人的超然地位，他应该让针对某一议题同意与否定的双方，都觉得你很公正。

主持人应该礼貌的应对双方，不能有偏见的认为，哪一方对哪一方错。我们都知道这样一种情况：当两个人发生激烈争吵之后，劝架方某一个并没有针对性的行为，可能会被其中一方或双方理解成对自己的挑衅。这就是说：当会议进程中，由于双方或各方激烈的争论，会议主持人的某种行为会被一方理解为对对方的偏袒，甚至双方都极为不满主持人的行为和言辞。因此，这就涉及到会议主持人的一个礼节问题。

陈述的礼节。在针对问题进行辩论时，应该明白什么时候应站起来辩论或陈述，什么时候坐着说就可以了。例如，如果组织有会歌或会旗的时候，所有参会人员都应该起立，正如我们听到国歌奏起的时候，看到国旗升起的时候一样。当然这也要视情况而定，如果是小规模的会议则也没有必要站起来，小规模会议的气氛在某种程度上更显得重要。但是起立这一礼节，在主持大型的审议性会议的时候，则应该必须先行确定并坚持。

礼貌地倾听。在针对问题进行辩论时，如果一名会员因为对某项问题的不理解，提出了一项不适当的动议，主持人应有礼貌地提示他什么是适当的动议，而不应该嘲笑他，同时也不能允许其他人嘲笑他。

在针对问题进行辩论时，只要发言人发言合乎次序和规则，主持人就不应该打断他。如果你打断他，就会被别人认为你有倾向性。如果你是组织的中坚人，有些人也许就会投你所好，最终会议会变成你一个人的会议。

以上这些礼节其实很容易做到，当然这要有个前提：就是你必须清清楚楚地知道行为准则是什么，并且你愿意始终贯彻如一。如果，准则和礼节对于你来说都比较容易做到，那么下面的主持人任务就更加的容易了。

4.会议主持人行为原则四：主持任务关于主持人主持会议的任务，《罗伯特议事规则》中有一句经典的话。罗伯特说：“主席或会长的职责在于约定时间召集开会，主持一切集会，按适当次序宣布会议议程，陈述并提交会议的一切问题并使之付诸表决，维持秩序和礼节，并决定一切对之可以申诉问题的次序。”

从上面的话语中我们可以理解到如下内容：主持人应该按照规定的程序开会和散会以及休会。本书的会议主持人并非是我们通常参加的领导讲话中遇到的那类主持人。领导讲话随机性很强，领导说累了，就意味着散会了，主持人的角色一般也仅仅是听众。但我们这里所说的会议主持人则不能这样，他必须按照规定和规则去主持会议。在整个会议中，任何参会人员的权利都是相同的，会议主持人不能让组织的领导有特殊的权利。例如组织领导也要准时开会，也要遵守议事规则。例如，组织的议事规则中就应规定：“针对议题进行辩论时，参会人员的发言时间不能超过五分钟”，会议的主持人就应该阻止领导者在辩论时的违规行为。

主持人应该按照规则程序主持会议，维持会场秩序。在会议的进行中，因为各种利益或诉求的原因，对于动议的争论会非常激烈，因此为了保证会议的正常进行，我们必须按照规则的要求，一步一步地进行，凡是有违规章制度的要求的行为都必须立刻制止，只有这样才能维护好会场秩序，更好地审议提案。例如组织的议事规则中应有这样的规定：“在进行议题辩论时，任何参会人员不能针对反对方的道德问题进行辩论”。参会人员某甲因为听到某乙对自己的动议进行了批驳，某甲勃然大怒，高举着拳头高声对某乙说：“你这个伪君子，你不要在这里高唱什么‘我是为了组织的利益’，其实你真实的意图是为了你个人的利益”。在这种情况下，某甲显然违背了规则，会议主持人应该对某甲进行批评，。

主持人应该按照规则和程序的要求，承认发言人的地位。参会成员要发言时首先要经过主持人的同意，也即首先获得发言地位，拥有发言地位要求的评判不是以主持人的意志为标准，而是以应有的标准为标准，这些标准就是：是否到了发言的时间和次序等，如果到了你就必须让他发言，他的发言权利不可剥夺。会议的主持人不应该为了自己的利益，或是为了所谓的组织利益而否定正当的发言地位。

主持人应该按照规则和程序的要求，接受并陈述动议。当会议的主持人接到书面的提案或口头的动议之后，会议的主持人应该全面地阐述动议的内容。如果动议的内容不准确，会议的主持人应该提醒动议人明确自己的提案或动议。会议的主持人对于某些动议可以直接要求表决而不需要附议。例如在会议召开的时候，突然发生员工某丁为了保护公司财产而与窃贼发生冲突，并受重伤的事情。参会人员某丙非常激动，举手要求发言并得到主持人同意后对主持人说：“尊敬的主持人，我动议为了表示对某丁同志的尊敬，公司应该对他进行物质和精神的双重表扬”。会议的主持人应该进一步询问，“某丙同志，你动议对某丁同志进行物质和精神的双重表扬是否应该更具体一些？”。如果某丙没有准备好，会议的主持人可以拒绝这一动议，但现实生活中这种情况最好不要拒绝。主持人应该这样陈述较为合适：“对于某丁保护公司财物的行为，参会人员深受感动。某丙同志动议对某丁进行物质和精神的双重表扬，现在大会是否同意对其进行表扬？（停顿，看看有无反对意见，如果没有则继续）如果没人反对（在此以前如果有人反对，大会都将针对是否进行双重表扬而辩论），我们将讨论具体的表扬措施”。

主持人应该按照规则和程序的要求，将议案陈述并讨论和表决，宣布表决的结果。当会议的主持人把议案陈述完毕后，就会有各类辩论的发生，但并不排除因为大家基本上都同意这一议案，而出现没有辩论的环节。例如上面所举的例子。这时会议的主持人就应该宣布进行表决，在宣布表决的时候，还应该明确表决方法是举手还是投票。参会人员表决完毕后，经过清点票数，会议主持人应把表决的结果公布出来。

主持人应该按照规则和程序的要求，答复一切有关会议的质询或询问，并决定权宜问题和秩序问题。会议主持人主持一次会议的成功与否，就在于其是否合乎规矩和礼仪的解决上述问题。因此，会议主持人应该对质询和权益问题以及秩序问题有一个深刻的了解。权益问题和秩序问题本书将在第三章中具体阐述。

主持人的最后一项任务就是，签署会议记录以及有关的会议文件。当会议的议案获得通过后，并不是一次会议的结束，只有当会议的主持人签署了会议记录之后，这一次会议才能算正式的完成，如果没有这道程序，就代表程序的缺失，程序的缺失就等于这项决议没有效力，因此我们不要忘记这一“小节”。

会议的主持人往往是会员之一，他拥有各种各样的权利和义务，因此他就有对会议或组织提各种建议的权利。既然会议主持人可以允许他人表决和发言，那么是不是说：他同样可以拥有允许自己发言和表决的权利？答案是否定的。

会议主持人行为准则告诉他：处于超然的最好办法就是遵守大会的规则和程序。因此，会议主持人的发言和表决也要遵守一定的规则。

5.会议主持人行为原则五：参加表决和发言的规则会议主持人发言和表决规则可以告诉我们在什么样的情况下可以发言和表决，如何发言和表决。

会议主持人原则上不参加表决。只有当会议主持人参加表决，可能影响到最终结果时，会议主持人才可以参加表决。之所以这样规定主要是为了避免因为主持人的特殊地位，而影响到其他人的表决决心。在大部分情况下，会议的主持人一般不参加表决。例如当要求半数以上通过时，支持与否定正好是对等；当要求三分之二票数或四分之三票数通过时，主持人的一票正好是这一标准，会议主持人则可以支持或否定。当然，会议主持人可以选择弃权，然而弃权的结果和否决在这两种情况下是相同的。

如果表决的方式是采用投票的方法，会议主持人则可以不受上述原则的约束。因为投票表决时，会议主持人和其他参会人员同样无法获知别人的表决结果。

会议主持人原则上不参加发言或讨论。同上述问题同理，会议的主持人作为参加会议的人员，同样有表达自己利益和诉求的权利。会议的主持人如果认为自己必须参与讨论时，可以让其他人先临时替代自己的角色。其他人替代主持人的地位后，原主持人就应该恢复自己作为普通参会人员的一切权利与义务，接受临时主持人的领导。例如会议的主持人如果是董事会的主席，在他发言时就应由副主席暂时代理主持人这一角色。

【实战练习】

1.选一选

（1）下面哪句话应该是会议主席应该说的话？

A.先生，你说的话代表你是个野蛮的人，你怎么能这样说！

B.你停下来，STOP！

C.尊敬的朋友，请你注意你的言词。

D.每个人都有自己的想法，但并不意味着什么愚蠢的想法都可以说出来。

（ ）

（2）哪个问题是会议主席应该考虑的？

A.我的这个想法能否被最有权势的人接受？

B.我应该严格保护我同意的决议获得通过？

C.这个人实在是讨厌，我应该想办法不让他发言。

D.我怎样才能把会议和谐的顺利召开完毕呢？

（ ）

（3）我们应该严格避免怎样的想法出现？

A.会议在进行无味的辩论，这些人都太幼稚了，我必须禁止他们。

B.某一个人长时期的发言，但他的发言很合我的想法，我不纠正他。

C.我不知她说的是什么，所以我不回答她。沈默是金。

D.维持市场秩序，严格按照程序走。

（ ）

（4）当一个决议的通过必须要有三分之二赞成票数时，会议的计票结果是：29通过：15不通过。会议主席作为其中一票将决定着这个决议的命运，他该如何？

A.不投票 B.投票 c.太激烈了，我还是溜之大吉吧D .放弃这次表决 （ ）（5）当会议主持人因为各种事情不能出现的情况下，会议该如何进行？

A.我授权某某作为会议的主持人。 B.谁都可以当临时主持人。

C.让秘书作为临时主持人。 D.如果第一副会长在由他主持。

（ ）

2.想一想

（1）在开会的时候我们应该严格要求按照会议的进程和规则，但是这是否是没有丝毫回旋余地的问题呢？有时候如果太严格了，反而造成很多不必要的争吵。请问，你同意这种想法吗？

3思考

（2）许多会议的主持人因为身份特殊，如他本身就是董事长或会长，往往在别人发言的时候，粗暴的打断他。请问在这种情况下，会有什么事情发生？

3.提升训练

任何组织都会出现这样一种情况，“三五一群”“五六成党”等组织内的小组织。中国历史上也曾出现过这种“党锢祸国”的事情发生，在现代社会的日本自民党内各种各样的派别很多。例如“桥本派”“竹下派”等等。组织的规模是不同的，有多数派和少数派。同理，在国会内这样的情况更是如此，美国有两大党，英国有三大党等等，联合国更不要说了，一百九十多个会员，各种派别更多。请问如果你是会议的主持人，你该如何处理少数反对派对多数派议案的反对？

参考答案

选一选CDDBD

想一想（1）基本同意这一观点，但要注意在大型的复杂的会议上，这种思想是危险的。小型简单的会议则是更好的想法。规则不能代替主持人的机智和常识，目的只有把会议开好而不是规则。（2）因为会议主持人的特殊身份，往往造成会员不敢说话发言，会议无法进行。会员因为这种情况，日后会渐渐的不愿意参加会议。会议往往出现一边倒的情况，如此以往会造成组织的分裂。

提升训练（1）会议的主持人应该清楚的意识到任何组织中都会出现这样的情况：当两种对立观点出现后，如果参会人员基本分为少数派和多数派，中间派基本没有的情况下。如果议题涉及核心利益，那么参加会议的少数派的目的就是给多数派制造麻烦，延缓表决的时间，等待某种时机的到来。（2）如果这种情况发生，我们应该拒绝少数排在细微问题上的反复纠缠。他们如果申诉，主持人则可以直接拒绝而不必经过表决。（3）如果少数派没有这个目的而是正常的进行会议，会议主持人应该正常履行职责，按照程序去做。

第六节 开会的程序

关键词 程序 严格 理顺

学习作用 在本章中我们将对会议的程序进行详细地解释，不但会议的领导者和主持人应该详尽的理解它，所有的会员都应该熟悉它。

思想来源 散见《罗伯特议事规则》各条节①记住开会程序可以使我们按部就班的研究如何保证团体的和自己的利益，如果不熟悉这些，那么当有人违反程序，损害自己的利益时候，我们却认为他这样做是正当的。

【深入理解】

任何事情都需要有程序和规则，开会更是这样，如果没有程序和规则，那么所有人都可以谈自己关心的事情，所有人都可以随便插言等等，那么会议该如何进行呢？会议的程序和规则是有明确规定的，我们就将按照程序的先后逐一介绍。好的议程有助于讨论的问题走上正轨，可以较好的处理小的琐碎问题。不好的议程也同样会因为过多的讨论琐碎的问题而脱离正轨。比较好的会议议程应该遵循下面所谈的顺序。

1.第一项工作：由主持人报告出席人数并宣布开会如果是临时性集会或者是永久性会议的第一次会议，会议上进行的第一项工作就是选举会议的主持人，再由主持人进行下面的工作。

①对于开会的程序，《罗伯特议事规则》并没有详细的阐述，主要是因为该书作为针对西方议会制度而写就的书籍，其对象本身在开会程序上已经非常的成熟。但本节所叙述的大部分观点，该书都或多或少的进行了涉及。

本书作者在经过自身体会和参考各类书籍后，对本节进行了大量的归纳整理。

如果会议的性质不是临时性的集会或第一次会议就应该有固定的主持人，或者是上届的主持人宣布开会，并宣读会议名称及会次以及开会的时间地点，出席人的姓名及人数，列席人员的姓名。如果参加会议的人员比较多，就可以省去念会议人员姓名的环节。有些公司会制作公司歌曲或旗帜等，宣布人数后就要升旗帜奏歌曲。没有的一般会宣读企业章程作为替代。这之后如果是第一次会议则进入说明议题环节，如果不是第一次会议，就要进行上次会议回顾。

2. 第二项工作：会议回顾

上次会议回顾主要是说清上次会议的成果。包括确认上次会议的会议记录以及上次会议的决议和决议的执行情况。如果上次会议中还有委员会，那么委员会应该报告交给委员会要求书写的报告或执行（或监督）大会决议执行的情况。最后是报告其他应该报告的情况。

上次会议的回顾，既可以用书面报告的形式，也可以口头报告，书面报告比较适合于大型会议。虽然如此，养成书面报告的习惯也是非常好的，因为这样可以更好的培养责任意识。

3. 第三项工作：说明议题

情况汇报完毕后，如果需要对它进行审批，则进行投票。如果不需要审批，则进入说明议题的环节。说明议题包括两种情况，如果首先讨论的议题是上次会议遗留的问题，就需要说明上次会议对这个议题的讨论情况。

如果是进行本次会议的议题讨论，虽然在会议召开前发放了会议通知。会议通知也可能进行了说明，但最好还是再由具体负责人详细说明一次。例如可以由董事长说明公司整体情况，或由公司经理说明公司运营情况，或由财务经理说明公司资金情况等等。这要视议题的性质，才能够决定谁来说明议题。

说明议题后，就该进行对议程的确认或对议题的辩论。

4. 第四项工作：确认本次会议讨论的议题顺序当大会不是只针对一个议题进行辩论和表决的时候，往往会出现一个议题先后顺序的问题。有些议题需要先讨论，有些议题则需要后讨论。

顺序安排的方法。顺序无非三种情况，一种是从难到易，一种是从易到难，一种是难易间隔。从难到易是因为在开会前大家的注意力非常集中；从易到难是因为较难的问题往往代表着利益纠纷最多、达成共识最艰难。对它的讨论应该保证参会人员都会精神百倍的去交流。把较容易达成共识的问题放在前边，有利于让参会人员明确的知道较难的问题在后面，不要耽误时间，这样往往会对前边的议题较为顺利地通过，集中精力对付较难的问题。难易间隔主要是为了比较好的处理一些较为集中的重大问题。

如果大家是第一次开会，事先没有商量好会议的议程，那么可以在“议程表”上加“拟定”两个字，在会上按照大家的意思进行安排，这样做会让大家增强责任感，有一种自己受到了重视的感受。但是，这当然会让会议的时间增加，也有可能会因为先处理什么而遇到非常激烈的争论。

足额问题的优先程序高于一切。开会时间已至，不足开会额数者，主席得宣布延后开会，延后两次仍不足额时，主席应宣告延期开会或改开谈话会，管理层听取意见。

上次会议遗留的议题一般先进行讨论。如果上次会议中有没有讨论完成的议题，则在本次会议上进行首先讨论。当然，如果本次会议中的大多数人仍然不愿意讨论，也可以不首先讨论它。

需要三分之二同意的议题应该重点考虑。一般性的议题表决只需要有超过半数的出席人员，同意就可以了。但诸如章程的制订与变更；会员的除名或董事监事以及经理等人的罢免；重要或重大财产的分割或合并或其他处分形式；团体的解散；其他与会员权利义务有关的重大事项等问题，则需要出席人数的三分之二以上同意才可以。对于这些，我们可以根据顺序安排的三种情况，参照不同的大会形式来进行挑选。

5. 第五项工作：辩论

对于议题的辩论，如果是在说明议题的时候已经给出了解决方法，那么辩论是针对这些方法的辩论，同意或者否决或者修正或者重新提出新的建议。例如，在说明议题的时候，报告人已经说了如下这些话“公司目前的现金短缺，急需充实，公司管理层经过慎重考虑，决定出售水泥厂”。根据这段说明，大会进行辩论，如果遭到否决，大会可以要求管理层再考虑其他方法，或者大会可以提出新的方法或者大会只是拒绝。

如果在说明议题的时候没有给出解决方法，那么辩论是针对这项总议题进行新议题的提出并辩论。例如企业的领导阶层对于“如何增加企业现金流”，并没有给出具体的办法，只是把目前的情况进行了说明。针对这项总议题，我们可以动议“出售三产”或“出售办公设施和交通工具”或“进行融资”等等。会议再针对这些动议进行辩论，从中选出一个或多个方法来解决这个总议题。

6.第六项工作：表决方法，决议及结果对议题进行充分辩论后，我们就可以对辩论的问题进行表决，表决之后形成大会的决议。但是在决议中我们一定要注意不要把决议执行这一环节忘记。

7. 第七项工作：选举领导人

选举包括选举本届常设官员、大会的决议人员、常设机构的各委员、监察部门的负责人等等。对于这以环节可以进行变通，如果经出席人过半数同意可以列在辩论的前面，但本书不建议如此。

即在中国目前的国情下，如果这样办很可能造成许多不必要的麻烦。例如过早的暴露问题的核心、是真正的问题不能得到有效解决。当然，如果会议的主要目的就是此项工作，当然可以提前。

8. 第八项工作：其他重要事宜，散会，记录应由会议的主持人及记录人员等分别签署如果在结束会议之前，会议的主持人或组织的领导者需要对会议进行总结，这一项一般被称为闭幕词。散会后，会议的记录一定要由会议的主持人和记录人员以及其他重要人员签字，方才完成最后的手续。其他重要人员包括：重要议题的提出者以及被奖惩的人员等。

【实战练习】

1.想一想

下面是一次会议的议程表，在这里有我们上文没有详细说明的重要问题，请问这个问题是什么？

表1.6某次会议议程表

单位名称：财务部 会议日期：2006年4月1日会议名称：如何削减办公用品 开始时间：14：00结束时间：15：55召集人：财务经理吴 开会地点：公司第三会议室会议类型：问题解决会 背景资料：本年度办公用品严重超支期望结果：能够提出如何削减办公用品的办法而又不会导致职工的过度反感。

携带物品：本部门办公用品使用情况说明和其他资料开会方法：互动式提问 决策方法：举手表决主持人：主管财务的副总经理陈 记录人：刘与会人员

旁听者

财务顾问

议程项目 负责人 方式 分配时间

回顾公司财务形势 吴 报告 5分钟寻找削减成本的方法 陈 自由发言 45分钟进行可行性研究 陈 按照轻重缓急 45分钟表决 陈 多数票通过 15分钟

总结陈述 陈 确定各部门的任务，各部门负责人负责执行，不能完成口两月奖金 5分钟2.问题思考

如何处理时间和议程之间的关系，保证在某个时间段内完成会议，降低会议的成本？

3.选一选

下面的议程表缺少什么项目？

表1.7某会议的议程表

［某某公司某某次会议］会议程序时间： 月 日 时 分 时 分 地点：出席者姓名［ ］缺席者姓名·理由［ ］起立、敬礼、宣布开会

合颂经营理念

董事长（经理）致词

说明议题、议案

补充说明、报告

讨论问题（质疑应答）

主持人或领导闭幕致词

起立、敬礼

散会。会议主持人签字。

参考答案：

想一想。最值得学习的是实在会议的召开中，确定了时间分配和方案的执行人员，明确了奖惩。合理分配时间是非常重要的，首先要做到任何人都要严格遵守时间的规定，其次要做到每个议程都要确定时间。会议的时间不能太长，每一项议程都要确定时间的长短，时间长短并不是会议能否成功的关键。虽然合理的分配时间很难，但是如果我们长期坚持，一定会从中摸索出一种不成文的规定。

问题思考。先把所有的问题都写出来，给每个问题确定所需方法，估算出所需要的时间，但是暂时不要考虑各个问题的先后顺序。然后把估算出来的时间加在一起，看是否超过会议的总体时间。你经常会发现问题多而时间少，但最好在会议开始前就发现这一点。很多会议失败告终，就是因为开会者的期望太多，不实际。如果超出了，那就请把你认为需要时间最多的议程先删除，当然如果它是你的问题的核心，那就不能删，往下看看，你也许会发现，议题说明的时间比较长，那就缩减它。也许你会发现，闭幕词和开幕词的时间如果删去，会有利于会议议程的安排，那就毫不犹豫的删去它们吧。

选一选。缺少会议议题的确认（确认包括，上次会议议题解决的确认，本次议题解决问题的确认，决议执行人员工作确认等）和会议记录人员的签字以及其他重要人物的签字。

第七节 闭幕前文书的写作

关键词 内容 要求 注意

学习作用 有些文书是法律规定必须要进行的，对于这些文书的写作如果不符合规则，将会对会议产生严重的影响；有些文书虽然没有法律规定，但是它们也有着自己的要求，在本节中我们将对它们有一个总体的简单介绍。

思想来源 各类文书的写作①

会议的各类文书写作，虽然不是会议的本质，但文书写的好与坏，往往会促进会议召开并且有利于会议的进行，更会对会议成果进行进一步的确认。

【深入理解】

会议中的文书，有些是为了召开会议，有的是为了更好地进行会议，有的是为了评价会议，有的是为了宣传会议。我们先介绍为了召开会议而写作的文书，以及为了更好地进行会议而准备的各类文书。

1.为了召开会议而写作的文书

在诸多为了召开会议而写作的文书当中，首先就是会议通知书的写作。

会议通知书。请看下列会议通知书，里面已经构建了我们需要所有注意的事项，本文就不再赘述。

①对于本章的后两节，即文书的写作。《罗伯特议事规则》没有进行具体的介绍，而且都散布在各个条文，没有清晰的定位和系统。

出现这种状况的原因，还是因为它针对的是西方成熟的议会制度，而且写作的主要目的是为了给社团组织以开会指导方针，特别时会议的进行时。因此，对于会前和会后的工作，该书并没有系统性的介绍。

为了弥补这一缺陷，特别是符合当今时代的特点，作者在参考了其他书籍之后，对相关知识进行了系统的补充。——作者注标题：关于召开本年度股东大会的通知各位股东（通知对象）：

祝大家身体健康。本公司将召开第某次定期股东大会（会议性质），敬请各位股东出席，特此通告。

（通知时间）2006年3月22日

（公司地点）北京市朝阳区某某街某某号（发布通知单位，通常为单位）某某股份有限公司董事会开会时间2006年4月25日（星期二）上午九点开会地点：北京市朝阳区某某街某某号某某股份有限公司会议室会议议题：1公司总经理汇报年度公司运营情况。

或议程 2董事会主席作工作报告

3监事会主席作工作报告

4增选董事（董事资料见附录）

会议预案。会议的预案是会议的筹备方案，也就是召开会议的设想以及各类事务的总体预计。

标题：关于召开本年度股东大会的预案（1）会议名称：本年度股东大会

（2）会议内容：上同。

（3）会议时间：2006年4月25日（星期二）上午九点（4）会议出席人员。略，总人数a。

会议列席人员。略。总人数b。

总人数a+b

（5）会议地点。北京市朝阳区某某街某某号某某股份有限公会议室。

（6）经费预算。某元。

（7）主办单位。公司秘书处，负责人某甲。

（8）承办人。秘书某乙，文书某丙，会务某丁，联络某戊。

对于比较大的公司的股东会议或其他会议，对于上述各项可以在进行具体细分，只不过是更详细而已。

2.为了更好的进行会议而准备的文书一些小型会议往往参会人员大家都知道，但是一些大型会议则需要检查参会人员的证件。

各类参会证件。各类参会证最好格式统一，为了区分，可以让不同的证件有不同的颜色。例如，代表正是红色；列席证是蓝色；通行证是绿色；工作证是白色等等，这样工作人员就可以非常清楚的知道对方参加会议的目的。

证件名称的种类包括出席证、代表证、列席证、来宾证、记者证、工作证等，对于庞大型公司会议还需要有通行证和签到证。

开幕词的要点。在某些大型会议上为了更好地进行会议，还需要准备开幕词和闭幕词。对于小型会议除了某种特殊的需要，则不必对两者进行过多的润色，只需要简短的总结就可以了。但无论怎么简短都需要有如下要素。

对于开幕词来说，应首先说明到会人数以及符合法律程序和规章制度等程序语言，之后宣布“现在正式开幕”，后介绍会议召开的背景以及筹备情况，介绍议程任务并提出希望。对于大型会议开幕词应该进行审批，因为它是会议的正式文件需要保存。如果处在某种特殊时期，例如公司目前很艰难，开幕词应该写得富有号召力、催人奋进。

闭幕词的要点。闭幕词同开幕辞的要求基本一样，不过在闭幕词中应该对会议进行总结。诸如会议的成就以及影响；会议议程的完成情况；重点说明会议议程中没有完成的情况，将如何处理；会议的决议情况并提出如何贯彻执行会议的诸多决议；如果会议中有不正常的情况应该点明，如果适合于公开批评可以批评，如果不适合就用委婉的话讲出；最后还要向参会人员和工作人员致谢并宣布闭幕。

嘉宾演讲稿的要点。在某些情况下无论是大型会议或是小型会议，会要求组织的领导者或来宾进行演讲或即席讲话。讲话稿除了用词要符合讲话人的身份以外，还需要对某个问题进行清晰的表达，对问题要剖析得有条理、有步骤和完整。最好用口语化，能简短的句子就不要拉长。

演讲嘉宾的演讲除了要对组织的会议表示祝贺外，如果与组织有某种关联，就需要对关联环节进行细致的演讲。例如嘉宾当年曾是组织的成员，嘉宾就应该回忆一下过去。在演讲时不应该总说客套话，应该富有感情。演讲嘉宾的演讲不必过于理性，可以适当感性但也不能失态。

领导临时演讲。领导临时演讲分为礼节性的演讲和引导性的演讲。

礼节性的往往应该三言五语，不要交代诸如开会的背景，因为会议主持人或者其他领导已经在开幕词谈及，此时的重点应该是谈谈自己的希望。

引导性的演讲则可能是会议中出现了某种问题，例如争论过于激烈或者过于冷清；或者讨论的问题解决方法违规或不合时宜或其他因素；或者会议进行中出现了某些特殊事情，例如公司发生了什么不幸的事情等等；或者发生了某种特殊情况，足以导致会议讨论的问题成为没有必要或者应该重新讨论等等。这种引导性的临时演讲，应该层次清晰、有条不紊，但绝不能有大量的空洞话语。根据我们上面分析的各类情况，可以采用不同的演讲色彩。例如发生了不幸的事情，演讲就应该围绕不幸的事情，用悲痛的声音烘染。

【实战练习】

1.想一想

在本节中我们虽然没有对会议记录进行讲解，但你认为下面的会议记录合适吗？ 它适合于什么情况下的会议？

关于某某次会议记录

会议名称

会议时间

会议地址

会议简要内容内容1

内容2

内容3

出席情况

列席情况

缺席情况

主持人签名及签名时间

记录人签名及签名时间

2.选一选

请问，下面的一份会议通知，缺少什么项目？为什么？

①标题缺少会议性质②缺少通知对象③会议地点没有交代清楚④会议时间没有交代清楚，应该由经理办公室签发的时间。

（2）选一选下面表格缺少什么？

年 月 日 编号

开会部门？召集人？

开会日期年？？？ 月？？？ 日时间？

开会地点

准备资料

备？？？ 注

A.开会原因 B.会议主持人 C.参加人员 D.开会费用说明（ ）

（3）当我们收到会议通知单的时候，我们应该如何办？

A.不必理睬，到时候区就可以了。

B.马上给召集人打电话，和他商量说些什么。

C.告诉送通知单的人再通知单上签字或把通知单回执寄给会议召集人。

D.立刻告诉自己的伙伴，组织将对某某问题进行讨论了，你们立刻改正。

（ ）

3.想一想。

在下面的参会情况表中，缺少了什么？

编号： 年 月 日

会议性质：会议主持人和记录人：。？

与会人数：未到人数：未到原因：？

备注：

填表人：

4.训练提高

请针对领导临时演讲的各类情况，拟定一篇讲演稿，针对我们的知识，看看是否合适？

参考答案：

想一想：一般的会议记录格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。在本例中会议名称和时间以及会议地址和会议主持人和记录人构成了记录头；会议简要内容和出席以及列席和缺席三种情况构成了记录主体；主持人和记录人签名及签名时间构成了审阅签名部分。因此，本记录是符合要求的，完全正确。但需要注意，会议简要内容，如果会议的议程有多项议题，应该分段书写。本记录适合于小型会议，这种记录叫做简要记录。

选一选（1）这是典型的常犯错误，因为公司内部会议大家都很熟悉，所以就不告知参加对象，同时也没清晰的交代会议地点，如果公司内不止一个会议室，你让参加人员来回找吗？会议召开时间没有告知，三天后？哪个三天后呢！通知抬头也不正规，没有交代会议的性质。因此四项应该全部选。

（2）ACD （3）C

想一想。缺少会议主持人和记录元的签字以及会议的内容和签字时间。

训练提高：领导的临时演讲本书不建议经常进行，主要是因为，如果在各方辩论时，领导时不时的插言，很容易让参会人员认为领导有着某种倾向性，因此会过于谨慎。

同时，领导临时演讲也不能没有，如果面对各种可能阻碍会议进展的情况默不作声，同样会让人认为有某种倾向性，或者认为领导懦弱无能。因此，在下表的情况下，领导应该进行临时性演讲。

争论过于激烈演讲时注意批评某些人的意气用事，告诉大家我们都是为了企业好，大家都是通知朋友，不应该如此对待朋友。希望大会新品契合的进行。

会场过于冷清希望大家踊跃的发言，不要有所顾忌。如果自己有阻碍发言的言行或事情，不论是已经发生的还是过去发生的，都要作自我批评。

讨论的问题解决方法违规告诉大家作事情应该不要急于求成，要根据规则办事，在规则下想出办法的情况，不是不可能出现，因此希望各位同志或朋友坐下来静下心来，仔细讨论。

讨论的问题解已经不合时宜告诉大家目前已经发生了特殊情况，我们的问题已经不存在了。如果还有其他问题，就讨论其他的问题，如果没有了，就询问是否散会。

出现了某些特殊事故如果是人身方面的事故，应该表示悲哀；如果是产品出现问题，应该立刻派人安抚消费者，然后研究对策。之后，再让会议主持人继续主持会议。

应该重新讨论告诉大家讨论的办法为什么需要重新讨论，如果不重新讨论会有什么后果。在此时举些别的公司如此办的后果是最为恰当的。并且告诉大家，刚才讨论的成果也不是一无是处，例如某某地方，这样做是为了让参会人员不要泄气。可以继续踊跃的讨论问题，如果不这样，参会人员会认为，发言有什么用，反正你也不听。

第八节 闭幕后文书的写作

关键词 闭幕后 种类 原则

学习作用 学习评估会议的文书写作，可以有效地观察会议是否进行得有效。为了宣传会议而写作的各类文书同样重要，有些则是法律必须经过的关口。对于上述两种类型的文书，如果我们能够写好，不但会让内部人员，而且也会对外部人员产生积极的促进作用。

思想来源 本节的思想来源于第七节完全相同。

闭幕后的文书主要包括：为了评价会议以及为了宣传会议而进行的文书准备。评价会议是极为重要的环节，凡是想用会议这种形式解决问题的人，必须加以重视。没有确定执行环节的审议性会议，本质上就等于没有召开过。

【深入理解】

为了评估会议而进行的各类文书写作，包括决议案的写作，以及会议总结和各类执行情况考评的文书。

1.为了评估会议而进行的文书

我们讨论的各类文书，基本上是按照会议的进行顺序来讨论的。因此，首先我们要介绍会议决议案的写作。

决议案。会议的目的就是为了寻求解决某个问题的办法，而决议就是解决问题的办法，如何把它落实到文字上将直接影响决议的有效性。因此，决议案一般由标题和署名以及时间和决议正文内容几个部分组成。标题就是“某年某届董事会关于如何处理某某问题的公告或决定或决议”。决议的正文要包括决议的缘由，也就是会议将要讨论的问题；决议结果。一般在决议正文的最后，要对决议作出点评并提出执行要求。如果决定的事项较多可以分开来写，但每个问题需要另起一段绝不能放在一起。因此，每段都需要写一个小的标号。

会议简报。 会议简报的开头要写明什么性质的会议，诸如某某公司第某次会议，因为会议包括固定会议和临时会议，因此在标题中要注明是第几次临时性会议；发布单位以及时间；如果需要保密，还需要写上诸如“内部资料，不得外泄”字样。

再往下就是正文。如果正文较长，还要有阅读提示或者编者按。

最后再次写上发布单位和印发份数。

编写简报是为了快速的告知本单位没有参加会议的人员，或者为了让参加会人员进行某种确认，因此，会议简报要写的快而真实；简洁而庄重。

会议纪要。会议纪要的主要目的是为了记载和传达会议的情况和精神，对讨论的项目进行系统的总结。因此，会议纪要的编制就比会议简报需要的时间更长和更正规。一般包括标题和结尾以及正文，结尾要加上诸如提出什么希望或发出什么号召，最重要的是交代完成决议的时间。正文则是写名会议的概况和会议的主要内容。会议概况包括召集单位、时间、地点、参加人员的总体状况、讨论的问题、有何结果、召开的背景等等。会议纪要的相关内容，本书将在会议记录人员一节进行系统讨论。

会议决议催办书。会议决议催办书是在会议决议确认了执行人员后，发现执行人员迟迟没有进行处理或处理缓慢时，发出的比较严肃的文书。一般情况下，在发出前应该至少有一次口头催办，如果不能则立刻发布催办书，否则，会议就等于没有召开一样。讨论出了解决办法而不去执行，讨论又有什么作用呢？会议催办书一般包括以下内容。

催办编号催办人发出本次催办书时间被催办单位和负责人

催办内容

目前办理情况

催办联系人

拖延原因

备注主要包括此次催办书是第几次，以前曾有几次，每次发出的时间和编号是什么等会议决定事项催办通知书

会议决定事项确认书。如果大会的决议执行单位更好地执行了，应该交给大会的常设机构，例如股东大会的常设机构是董事会，职工代表大会的常设机构是工会。因此，执行单位就应该把会议决定事项确认书交给常设机构。如果公司规模比较小，可以交给具体的常设委员。例如董事或工会委员或监事等等。会议决定事项确认书具体内容如下。

会议决定事项确认书

会议决定事项时间

决定事项内容

实施目标

实施过程

实施具体方法

执行负责人

具体执行人员

备注主要包括一些特殊的情况或具体的创新办法等等。

会议决定事项执行确认书。会议的常设机构在收到会议决定事项确认书之后，最好应该制定执行确认书。执行确认书具体内容如下。

关于某年某次会议决议执行确认书会议召开时间

会议决定事项具体编号

决定事项内容

实施目标和过程

具体承办人

是否有违规处

制表时间制表人

2.为了宣传会议的文书

会议简报和会议纪要虽然可以用于对内传达，但这并不妨碍对外宣传的作用。只需要注意两者在保密事项方面的问题就可以了。另外，新闻稿也是会议工作对外宣传时应该采取的措施。在制定新闻稿件的时候，应该注意如下问题。

对于新闻记者的特点要有明确的了解。新闻记者在很大程度上是为了取悦读者，往往倾向于挖空心思的找到新闻点。他们可能利用各种策略，特别是用比较尖锐的问题来向你提问。因此，大会的新闻发言人在一般情况下性格都应该是比较温和的人，但问题需要具体分析，温和的性格并不是发言人决定性的要求，还需要诸如应变灵活、思维缜密、博学多才等要素。

在特殊情况下，可以要有性格特点的新闻发言人。如果我们的会议是为了商讨某件特别紧急的事件，例如危机公关的处理、企业不正当竞争、企业将被恶意竞购等等。在这些情况下，对于危机公关处理时的发言人的性格应该是比较沉稳；发生企业不正当竞争时的发言人，在沉稳中应带有很强的理性；对于恶意竞购情况，可以选择感性较重、富有激情的人，因为在这种新闻发言中，不能够交代过多的理性应对方法，否则对方将因此得到信息并制定反制措施。

新闻发言人必须总体掌握企业发展和会议情况。因为发言人会遇到各种类型的问题，他必须在企业中拥有一定的地位，而且企业内的各类内部资料，除非是特定类型的机密文件外都应该让其阅览，这样有利于他了解各类情况。

新闻发言人的主题发言稿必须经过审定。新闻发言人的稿件要经过会议主持人、领导者、相关委员会、主要提议人、董事、监事、高级管理层、独立董事和工会领导人等等组成的主席团进行审阅。主席团应该设定某些问题不能回答，并将发言人的具体权限说明。

新闻发言人应该在事前谋划出可能提出的问题。虽然事前预测不可能凡事都想到，但是我们也不能跟着感觉走。特别是针对某些特殊事件，虽然主体发言稿上已经交代了具体处置办法或态度。但是新闻记者肯定还会提出各种刁钻的问题，如果我们发言稿中有不便公开的地方，那么新闻发言人就应该针对这些不便发言的地方，思考一些应对措施。要考虑如果对方问到这个方面了，我该如何回答？他会怎么问？如果他仍不甘休，我将如何处理？是不理睬？还是答非所问等等。

【实战练习】

1.想一想

对于某些特殊的公司来说，对于会议的决议应该进行公告，请问公告应该有什么样的体例。

2.选一选

会议记录作为大会的参考，可以让参会人员日后备查，这是应该而且有法律要求的。例如股东大会的会议记录就有明文的法律要求。请问下列哪项规定符合这项法律要求？说明出处。

（1）。会议记录应当与保存期限不少于5年。

（2）。会议记录应当与保存期限不少于10年。

（3）。会议记录应当与保存期限不少于3年。

（4）。会议记录应当与保存期限不少于20年。

3.训练提高

对于各类型的公司来说请问有哪些情况需要公告，如果不公告将有什么处罚措施？

参考答案

想一想。决议公告的体例可以按如下方式。

某股份有限公司某年年度股东大会决议公告公告日期2006-02-29

本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，对公告的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏负连带责任。某股份有限公司于2006年2月29日上午在公司办公楼会议室召开了2006年年度股东大会，参会股东及股东代表A名，代表股份X股，占公司总股本Y股的D%，符合《公司法》和《公司章程》的有关规定。会议由公司董事长某甲先生主持，会议以记名投票表决方式审议通过了如下议案：一审议审议通过了公司《2003年度董事会工作报告》同意多少，占股份数多少；不同意多少，占股份多少；符合（不符合）法律规定和本公司章程。

二略

三略

四略

备查文件 1经与会董事和记录人签字确认的股东大会决议。

2律师事务所出具的法律意见书。

特此公告。

某股份有限公司董事会二OO六年二月二十九日选一选。第二项。本条出自证监会二○○六年三月十六日发布并同时执行的《上市公司股东大会规则》第四十一条规定：出席会议的董事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名，并保证会议记录内容真实、准确和完整。会议记录应当与现场出席股东的签名册及代理出席的委托书、网络及其他方式表决情况的有效资料一并保存，保存期限不少于10年。

训练提高。对于所有公司来说，如果需要变更法定代表人或公司改组或公司解散，或分立或合并，或违反律法规的情况，应该在工商局或其他管理机构备案或公告。

对于股份有限公司和上市公司来说，还有如下要求：股东大会决议；监事会或上市公司独立董事反对某项决议；提案未获通过，或者本次股东大会变更前次股东大会决议的，应当在股东大会决议公告中作特别提示；发起人向社会公开募集股份，必须公告招股说明书，并制作认股书；核准公开发行新股时，必须公告新股招股说明书和财务会计报告，并制作认股书；发行公司债券的申请经国务院授权的部门核准后，应当公告公司债券募集办法；公开发行股票的股份有限公司必须公告其财务会计报告；清算组在清算期间公告债权人。

第二章 组织会议

组织会议的成功关键在于：如何确定八个方向的工作，诸如确定会议的章程和议事规则、会议的法定人数、会议的委员会、委员会成员中的非公司人员如何工作、会议如何审定委员会的报告、会议主持人和会议的记录人员如何工作、财务财会人员如何工作、如何评估会议的效果。

章程和议事规则的确定了会议召开的总体框架，会议的领导人员和参加人员则在具体的操作上，执行着总体框架的运行。

会议法定人数的确定，是会议能否召开的标准。

会议的委员会和非公司人员的工作的确定，是会议能否开好以及能否执行和执行效果的监督的根本所在。

会议主持人和记录人员以及财务人员的确定，是会议在运行过程前和运行时能否有秩序的保证。

会议评估效果的确定，有利于找到什么是最佳的会议。

第一节 确定章程

第二节 确定参会人数

第三节 确定委员会

第四节 非本组织人员参加委员会

第五节 审定委员会报告

第六节 确定会议的记录人员

第七节 确定财会人员

第八节 评估会议效果

第一节 确定章程

关键词 制定原则 关键 方法

学习作用 由于章程的重要作用，它的制定和修订都是非常重要的工作和棘手的问题。如果我们不能够很好掌握它的制订和修订原则，就会在日后的活动中缺少法理依据，正如我们生活中必须遵守“宪法”一样，章程就是组织的“宪法”。

思想来源 《罗伯特议事规则》第四十九节①一个组织的章程非常重要，它是组织一切活动的根本，它是获得社会认可的凭证，它是组织处理各类情况的依据，它是我们召开和运行会议的指南。章程的内容包罗万象，既有组织日常运行中的原则问题，又有关于组织成立和解散的诸多规定，还有领导机构的设置等等。对于会议，章程中规定了什么情况下应该召开会议、由谁来组织会议、由谁来主持会议、会议运行中需要遵守的规则（关于此类内容我们可以称之为“议事规则”）等等诸多方面。

【深入理解】

在日常生活中，我们一定会参加一些会议。例如上学时期的班会、工作后的工作说明会等等，虽然这些都不是审议性质的会议，也很少有什么固定章程，但无论是班会还是工作说明会总要遵循一些原则，这些原则往往是以不成文的约定俗成而贯彻始终在整个会议，这些不成文的规则起的作用就是章程的作用。

①《罗伯特议事规则》原书对于这一点进行了比较详细的讨论。作者对本节思想进行了扩充，特别是对于概述中的某些观点进行了补充。例如，原书对于找几个组织章程进行比对极为赞成，本书相应的认为方法虽好单需要注意三个问题。

其一，组织的性质是否统一。

其二，对照的这些章程是否完善。

其三，自身组织的特殊特点，是否包括在对照的章程中。

如果对上述三个问题都进行了思考，这种方法才是比较完美的方法。

作为审议性质的会议则必须制定章程，对于章程制作可以采用一种比较简单的方法。可以找来一些团体的章程进行比较，挑选出适合于本组织的条目，然后把它们有条理的组合起来。挑选其他组织的章程时要注意：被挑选组织的性质要与本组织性质相同。

如果组织是公司那就需要找其他公司的章程，如果是社团就需要找其他社团的章程，组织的性质是不能混淆的，不同性质组织的章程是不能互相使用的，例如公司的章程不能去找党派的章程来参照。但是无论什么性质的章程，有些固定的项目都需要遵循。

一份章程在大体上分为固定性条款、附则条款、紧急备注三个部分，固定性条款是主体内容，因此首先应该对它进行介绍。

1.章程组成部分一：固定性条款

因为组织的性质不同，固定性条款也不相同，但是无论何种性质的组织，有些固定性条款必须拥有。这些固定性的项目包括：团体的名称和目的；会员资格的选定；资金的运作和来源以及记录；官员的分配以及各自的职责；如何选举和罢免官员；团体集会时所遵循的议事规则；如何制定并修改章程和附则等等。在章程中虽然规定了比较重要的议事规则，但是为了更好的在日后工作中遇到特殊情况的处理，我们常常在附则一项中规定一些常效的规则。

2. 章程组成部分二：附则内容的确定附则内规则效力虽然没有章程中规定的常效规则大，但它却是说明某些情况的必备项目。例如章程从什么时间开始生效运行 如果已经已经有了章程，这次是重新修订，以前的章程是否还有效，若有效，则运行到何时等等。附则内的条款一般有以下几类。

附则中应该突出遵循的原则。在制作公司章程的时候，我们依据的是什么。在我国作为公司组织在制定总体章程时，主要依据的是以《公司法》、《证券法》为代表的关于企业方面的法律和法规。具体到有关会议的问题时可以依据《罗伯特规则》等有关会议的书籍。例如应该制订这样一条附则“本章程中涉及登记事项的变更及其他重要条款变动应当修改公司章程。，公司章程的修改程序，应当符合公司法及其本章程的规定。修改公司章程，只对所修改条款做出修正案。对于议事规则的制订和修改应符合《罗伯特议事规则》的规定”。

特殊情况如何处理。虽然我们在章程中制定了详细的规章制度，但是因为这些条款毕竟是事前设想，没有明确的经过实践的检验。因此为了在日后处理突发事件和特殊事件的时候少一些争论，我们就要规定如何处理。这时我们可以规定，“如果出现特殊情况将依据《公司法》或其他法律的规定”；如果是有关议事规则方面的特殊情况，我们可以写出“如果出现特殊情况，我们将依据《罗伯特议事规则》中所规定的行为规范进行讨论”。当然，如果您认为还有别的关于开会方面的书比它更好，您也可以写上它的名字。

章程开始发挥效力的时间。章程修订后如果是小型的公司组织，可以立即生效。对于大型的公司来说章程生效前还有一个通知发放时间，如果是修改章程还需要进一步的宣讲，因此新章程效力生效的时间一般会延后一段时间。这段时间一般就由附则来规定。例如《公司法》在2005年10月27日经国家主席签字颁布后并没有立即生效，在附则内就规定新修订的《公司法》的法律效力开始于2006年1月1日。

名词解释。由于语言指向具有“发散式”的特点，所以形成文字时就要有逻辑限定，例如，我们常常称呼某人某人为“经理”，但是经理的种类有很多，还有大小之分。柳传志可以被称为老总，街边卖烧饼的也可以成为老总。

再如同一称呼的性质也不相同。例如，大型公司中有总经理，分公司里还有分公司经理。那么章程针对到什么层级，是针对总经理还是分公司经理 或是针对“孙公司”经理 因此，经理这项称谓就需要明确。

章程备案机关。章程修改完毕后应该作为重要文件保存。小公司应该交给某人专门保存，大公司就需要交给某个机构进行保存。开设公司或者公司对外活动等等都需要公司章程的出现，如果没有备案机关或人员，那么寻找将会浪费时机。

发生争议情况由谁来进行裁决。章程制作完毕后，由于时间长久或新加入人员对章程的生疏或其他情况出现引起歧义，人们会对章程内某些条款产生迷惑甚至衍化为争论，在这种情况下就需要有裁决者。在一般情况下如果发生争议，裁决权应该交给公司的职工代表大会或股份公司的股东大会或股东代表大会。如果公司内有常设机构如董事会，则可以由董事会来进行临时性的解释，如果对董事会的解释有不同观点，可以在下届固定的股东大会或股东代表大会（也可以提议召开临时股东大会或股东代表大会）上进行最后的确认。但在股东大会召开前，应该遵循董事会的临时解释。

3. 章程组成部分三：章程的修改

修改章程一般需要至少三分之二以上的同意才能修改，有些组织规定必须在四分之三以上。章程即使准备修改，在没有修改完毕时，章程仍然对每一位会员起作用，包括提出修改章程的人或群体。只有到章程修改完毕后，原章程才会彻底失去效力。章程的修改只有在永久性会议的下一届会议上，才能修改上一届会议制定的章程。本届会议的任何一次会议都不能修改章程。临时集会一般情况下是没有权利进行章程的修改的。

【实战练习】

1想一想

拟定章程的时候我们完全可以拿几份其他组织的章程，来互相比较得出较好的章程。目前许多公司的章程基本上也是如此制订而出。但有一个问题被大家忽略：当源文件不完整的时候，之后的文件恐怕都将有些问题。因此，我们还是有必要认真地思考一番，自己的章程是否完备，是否适合于自己公司的特点。请问下面某有限责任公司的章程中缺少什么内容

（一）公司名称和住所；（二）公司经营范围；（三）股东的出资方式、出资额和出资时间；（四）公司的机构及其产生办法、职权、议事规则；　　（五）股东会会议认为需要规定的其他事项。（六）股东应当在公司章程上签名、盖章。

2.选一选。

（1）请问下列股份有限公司章程中应该有哪些选项。

A.公司名称和住所 B.公司经营范围 C.公司设立方式D.公司股份总数、每股金额和注册资本（ ）

（2） 请问下列股份有限公司章程中不应该有哪些选项。

A.发起人的姓名或者名称、认购的股份数、出资方式和出资时间B.董事会和监事会的组成、职权和议事规则C.公司法定代表人

D.公司经理

（ ）

（3）请问下列中有哪些不适合在股份有限公司的章程中出现。

A.公司利润分配办法 B.公司应对不正当竞争采取的方法。

C.公司律师的联系方式　D.公司重大事项公布办法（ ）

3讨论。为什么股份有限公司应该在章程中规定公司利润的分配方法。

参考答案：

想一想这份章程缺少如下项目：　公司注册资本；股东的姓名或者名称；公司法定代表人；选一选（1）ABCD（2）C（3）BC

讨论根本原因有两条。股份有限公司是由股东建立，建立的原因是为了个人获取利润，当然要分配利润，因为股份有限公司人员较多，所以有必要公布分配办法。这也是《公司法》为什么要把它列为重要事项的原因。

第二节 确定参会人数

关键词 原则 人数 应对

学习作用 通过本节的探讨，可以清楚的了解确定法定人数的方法和原则。

思想来源 《罗伯特议事规则》第四十三节及散见各条节①参会人数的确定其实就是法定人数的确定，如果参会人数不到法定人数的规则将不能有广泛的代表性。因此法定人数是确定会议能否召开的关键，如果法定人数不够且没有适当的回旋办法，那么会议将不能召开。因此确定法定人数就成为了一件很重要的事情，人数过多或过少都不利于会议的召开。

【深入理解】

法定人数是指举行会议和通过表决以及进行选举时所需要的最低人数，它是一个组织为求得会议的合法性，而设定的一个与会人员必须达到的最低数目或比例。这种比例是根据参会人员和符合参会人员之间的比例，而不是参会人员和组织内的成员总数的比例。如果没有达到法定人数，会议是不能够举行的，所进行的选举和表决也是没有法律效力的。

在小型的公司组织内，全体人员的全部到会也许就是法定人数。但是对于大型的公司组织，确定法定人数并不是这么简单。有的说是二十分之一，有的说是四十分之一，但是具体到某个公司来说，仍然是要视组织的大小来确定。在下面的内容中，我们就将详细的分析确定法定人数的一些原则。当然股份公司情况除外，因为对于股份公司则是确定法定的股份数额。

①《罗伯特议事规则》原章节只是对：法定人数的作用以及不足法定人数情况下的座位，进行了说明。作者在参考了其他书目的条件下，对法定人数的判定进行了增补，特别是针对不同类型的会议，给出了计算法定人数的原则。并且对于致使法定人数不足情况发生的未参会情况，进行了分类说明。作者注。

1.确定法定人数的原则

法律方面的问题，我们将在讲述具体的会议形式时介绍，下文则是在法定人数法律限定内的具体确定。

参加小型的会议，一般采用奇数原则。如果参加会议人数比较少，如果会议的主持人和记录人员也可以参加选举，那么为了避免出现对等的情况，包括他们在内的参会人数要控制在奇数范围内。

参加大型的会议一般采用划分类别的形式。划分类别的形式主要包括采用按照地区形式，例如北京区会员或河北区会员；按照分公司形式，例如第一分公司或第二分公司；按照工作性质形式，例如财务部门或生产部门。同样也可以几种形式一起使用。但在采用类别形式的时候，应该注意以某一形式为主体，对于部分人采用其他形式而且还要注意参加人数和投票权利的应用。

如果会议的目的是为了更好的贯彻会议的精神，针对会议精神而提出各种创新方法，那么人数和投票权最好不要挂钩。如果我们针对的是某个紧急的问题，人数和投票权应该挂钩。每一地区的人数应该如何划分将是考虑的重点，例如是每一地区都来同样的人，还是按照规模的大小按在组织内的比例分配人数（如果按照规模的大小，如何才能够给小的分公司平等的权利，有没有必要在投票的时候，每个分公司只作为一个投票权利）；还是按照参会人员每人都有投票权利并且一人一票。

如果是股份公司，上述问题就没有必要出现了，因为一般情况下股份公司只采用股权的大小来评定权利和义务。

如果会议是为了制定或决策某些关键性的问题，人员越少越好。虽然人数越少越好，但我们需要牢记一条人数应该符合法律规定。例如《公司法》规定。监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于三分之一，具体比例由公司章程规定。

紧急解决某类问题会议人数的原则。如果某位人员（例如董事，本段内某位人员具体指某位董事）的任期已经届满了，而会议（因某人具指董事，所以会议便具体指董事会）又未及时改选，或者某位董事在任期内辞职等等，因为特殊情况而导致了董事会成员低于法定人数的时候。我们可以在改选出的董事就任前，让原董事仍按照法律、行政法规和公司章程的规定，继续履行董事职务，直到新的董事选出，以符合法定人数限制。

某个常设机构参会人员的确定。公司组织内的常设机构有很多，例如董事会和监事会以及经理办公会议和各部门的会议等等。对于这些会议则需要某机构成员过半数人员在场才符合法定人数。

一般的永久性会议。在公司组织内，有些永久性的会议必须召开，例如《公司法》规定董事会和监事会以及股东大会的条文等等。这些会议都是永久性会议公司每年必须召开，否则将会受到各种质疑。对于这些会议我们就需要在章程中确定法定人数的多少。如果章程中没有规定，则必须以有资格开会的成员过半数为开会额数。例如董事会就可以是总体占出资额的半数以上的董事数出席。但是在召开这类会议时，还需要注意法律规定的可以列席人数。例如《公司法》规定，召开董事会时，应该有监事等列席人员。

如果是召开职工代表大会。职工人数众多而且素质参差不齐，况且还有具体工作职能，因此只能是从职工中选出代表来参加会议。在这种情况下，如果公司中符合开会条件的员工在20人以上，则应选出5人代表其他员工参加会议，此时的代表人数为最佳法定人数；在50人至100人之间，那么开会的代表法定人数以9人为最佳；如果是数百人以上的公司组织，选择15到21人为最佳；如果公司员工在数千人以上，员工代表选择二十分之一比较合适。

在现实生活中职工成分也比较复杂，例如有些公司内临时工较多，那么虽然公司的工作人员很多，召开职工代表大会的时候仍只能以正式员工为参会条件。

总之开会法定人数的确定，总要依照团体的性质而定。综合以上各种情况，详细而周密的确定人数后才能召开会议。但在会议中经常出现这样一种情况：该参加会议的人却没有来，这就需要区别对待。

2.如何对待没有参加会议的人员

虽然都是参加会议没有来，但因参会人员所属性质不同，而产生的责任也不相同。如果公司内设有监事和监事会、董事和董事会以及经理办公室会议等常设性机构，参加会议的人员对于需要他们参加的会议有绝对义务，参加会议并不是给与他们的权利或者是荣誉。所以说对于他们不参加会议不但应该追究为什么，还要考虑处罚措施。如果没有令人信服的理由，应该立刻受到批评。如果未到会的次数达到一定程度，应该取消某人的某种权利作为惩罚。

但在现实生活中某些类似情况的会议中却少有惩罚，这种惩罚思想应该亟待确立，特别是针对大股东或企业的高层管理人员。

至于一般的职工代表大会则是职工的权利而不是义务。虽然对于没有到会的代表也应该询问没有到会的原因，达到一定次数也应该惩罚，但惩罚的手段一般只是改选其他人员，而绝不能对之以开除工作为威胁。如果这样做，换来的只是对行政领导层的唯唯诺诺。

如果我们不能够按照上面所说的对该到会的人员给与适当的惩罚，那就会让其他人有了“我不来开会，也没什么”的思想，范围扩大后就会出现会议达不到法定人数的重大问题出现。

3.不够法定人数时的解决办法

当会议召开时出现了不够法定人数的情况，那么这将意味着一件重大问题的出现。对于会议的组织者和主持人来说，唯一的办法就是先休会。虽然我们可以对议题进行辩论，但是因为不够法定人数就没有代表性，有些会议因为法律限制就会违法，因此大会的决议不受法律保护，在这种形势下的决议形同废纸，所以不能够进行选举和投票。不能进行投票和选举，那么召开审议性会议的目的又怎么才能达成 所以说这种情况下也就根本没有必要再进行会议了。

在休会期间应该积极鼓励未参会人员到会，如果经过积极运作，仍不能达到法定人数，企业的领导者就应该思考为什么出现这种情况，或者把会一改为非审议性会议。为了避免这种情况的发生。在制定公司章程的时候，可以考虑强制要求没有充分理由的未到会人员。具体的强制措施只能是语言谴责或是文件记录以及物质处罚措施，被强制人员若对处罚不服则可以在下次会议上进行申辩，当然，他也可以用前来参会这种形式来规避强制措施的实行。

【实战练习】

1.想一想

请根据下面文字的叙述，你认为法院会怎么宣判 请注意我们上文提到的一些知识，否则将无法得出正确的结论。

2005年上海某女士刚刚拿到4个月股权证，便被人告上了法庭。原来在2004年某女士所在的国有企业开始改制（改制为股份合作制企业），员工或成为股东或分流。分流方案的内容是，一，劳动合同当事人协商一致，解除双方劳动合同关系。二，股东当事人协商一致，乙方（包括某女士在内的28名股东）退出股份。三，甲方（原企业）一次性支付乙方经济补偿金，其中含乙方的退职、退股费10万元及乙方至法定退休日的社会保障金、失业保险金、医疗保险金每年3000元。没想到半年以后，已经解除劳动关系的28名职工，每人和原公司的董事长某又签订了一份协议，并公开声明：我们虽然解除了劳动关系，但是并没有退股！

剩余的16名股东勃然大怒，“董事长仅仅是对外代表企业的股东、一个形象，她没有这个权利来搞这个东西，除非我们股东大会决定了”。经过查找原因，终于使16名股东明白了事情的缘故。

原来某董事长在上任后，将企业下属的六家店面全部出租，用来收取租金。16名股东坚决反对，在股东大会上股东们对某董事长进行了罢免，但股东大会召开后没几天，一封有28人签名的公开信出现在了公司，公开信中写道：“股东们坚决不同意法人代表某董事长的辞职报告，我们将一如既往地支持某董事长的工作，请求某董事长撤回辞职报告”。某董事长声言自己有三分之二的股东，股份达到了52%，因此把16名股东轰赶出了公司。

请问公司董事长的作为正确吗 法院将如何处理

2.测一测

下面文字中某甲和某乙的争论中有什么思想是错误的。

某甲：“老兄，我的权利就这么大，不能把你弄进董事会呀。”某乙：“怎么不成，你是董事长，有什么不行的！”某甲：“现在已经有十三名董事了，再加入一名可就十四人了，违法了。”某乙：“我不管违法不违法，法是人定的，可以通融吗 要不然，你弄掉一个。”某甲“要不然，我把你安排成监事，你看行不行。”某乙：“监事 ”，某乙沉思了片刻，某乙：“那好吧。我就当个监事，我这个总经理当不了董事，当个监事也成呀”。

3.挑错误。在本节中我们重点训练的就是遵守法律法规。请看下面的法律条文，你能否挑出监事会的监事不具备的法律权利。（1）检查核心机密；（2）对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、公司章程或者股东会决议的董事、高级管理人员提出罢免的建议；（3） 提议召开股东会会议，召集和主持股东会会议；（4）对董事、高级管理人员提起诉讼。

参考答案

想一想。根据“小提醒”所说，我们应该遵守地方法规（不能称为法律，如果法规与法律冲突，按照法律规则应该遵守法律），我们已经给出了上海这一地区，而且也点明了是股份合作制企业，因此，我们就需要找到上海有关这方面的法规。根据《上海市股份合作制企业暂行办法》规定，股份合作制企业以外的个人持股总额不得超过企业股本总额的10%。如果28名职工在退职后仍保留股权的话，他们作为非在职职工持股的比例显然已经远远超过了10%。某董事长和某女士等人签订的保留股东身份的协议属无效协议。某董事长虽然是公司的法定代表人，但董事长的职权范围一般是限定在对外的事务性处理上，但对内关于股权身份的确认，因为她也仅仅是其中一个股东而已。因此法院做出如下判决：被告某女士不享有原企业的股权。

测一测。在本例中我们看到了典型的不遵守法律的两个人，某甲作为董事长应该站在本公司的立场上考虑，却为了所谓的情谊而置法律于他处。公然违反了“董事、高级管理人员不得兼任监事”的法律条文。相关法律条文《公司法》有限责任公司设董事会，成员为三人至十三人董事、高级管理人员不得兼任监事。

挑错误。监事没有查阅公司核心机密的权利；监事虽然有提议召开股东大会并主持股东会议的权利。但必须在董事会不能履行职责的前提下，因此这一条并不完全正确。

第三节 确定委员会

关键词 原则 工作 方法

学习作用 大型会议中需要设立许多相关委员会，如果我们不能够充分理解委员会的确立方法，那么在我们的工作中将遇到许多问题。

思想来源 《罗伯特议事规则》第二十二节、四十六节、五十三节、五十六节、第四条等①在现实生活中委员会不是一个必备的机构，如果公司是很小的公司其会议也必然是小型比较简单的会议，会议组织者就可以审查会员的资格。会议闭幕的监督执行，只要交给某个人就可以了，没有必要成立专门的委员会。但是对于大型的会议则需要成立专门的“会员资格委员会”，而且会议的委员会不单单仅此一项工作，委员会还包括为了更好的进行会议而成立的“会务委员会”、监督决议执行情况的常设委员会、负责起草或修改某个议案的“决议起草委员会”等等。

深入理解

在进行诸如“股东代表大会”“董事会”等审议性会议的时候，常常利用某个委员会来进行工作。例如我们常常在电视上听到全国两会中有个“法律起草委员会”，这一委员会的性质就相当于“决议起草委员会”。

1.委员会的基本形式和权利

委员会的设立包括法律要求必须设立的委员会、公司为了更好的召开而决定自行设立的委员会、监督执行大会决议的委员会等。

①《罗伯特议事规则》的写作，较为符合西方人的阅读，而对于中国人来说，似乎有些困难。因此，对于本节的内容在结合原书的基础上，进行了符合国人阅读习惯的整理，特别增加了一些知识。

本书在委员会知识点上，进行的最大革新是“增加了非组织内的委员会和委员会人员”（第四节）。除此以外，本书对委员会的工作流程进行了较大的改进，这样更有利于现实的操作。

例如法律要求：有规模的有限责任公司应该建立董事会和监事会。规模很小的则需要设立董事和监事。自行设立的委员会则有各类“顾问委员会”等，那么这些委员会都有哪些呢 下面我们将具体介绍。

委员会的名称。委员会的名称可以是“常务委员会”也可以是“某某委员会”或其他。例如“会员资格审查委员会”、“官员选举委员会”、“监察委员会”、“决议起草委员会”等等，常务委员会虽然不是公司组织的习惯称谓，但某些委员会在实质上仍然起着常务委员会的性质，例如经理办公会议和董事会议及监事会和工会等等。

委员会委员的来源。一般的委员来源于公司组织内，但也有特别的形式，例如我们熟悉的“独立董事”就是非公司组织内的人员。如果委员是来源于企业内，那么委员之间是没有权利与义务之间的不同。如果有的委员并非来自企业内部，那么这些委员和来自于企业内部的委员之间有不同的权利和义务。来自于企业外的委员并没有除了委员会工作外的其他义务，他们的义务只是做好在委员会中的工作。

会务机构。大型会议为了更好的召开好大会，常常成立专门为大会服务的委员会，它有一个专有名词“会务机构”作为自己的称谓。它包括至少五个临时性的委员会，例如会务委员会。它负责大会的组织和安排以及协调和承办其他事务的工作；文书委员会。负责起草大会的决议，印刷和发放以及管理大会的决议和记录以及信息简报的编写等；宣传委员会。负责大会的宣传，新闻的报道；生活委员会。负责大会的吃穿住行；保卫委员会。负责大会秩序的维持工作，特别是当出现有人在会议上因为严重违反会议规则而被惩罚的时候，被惩罚人因为会心有不甘，可能阻碍大会的进行，这时保卫委员会的威慑作用就应该显现出来。

2.委员会工作中需要注意的几点

委员会是为了更好的为大会服务，其运作方式除了会务机构外，其他委员会在召开委员会内部会议的时候，其性质都是审议性质会议。在工作前首先要遇到第一个任务就是选举官员。

选举官员。因为一个委员会就是一个小型的会议，因此它和大会一样都需要规则的约束，它的官员选举同样首先是选举出委员会的主持人员和记录秘书。如果是常设性委员会，在委员会会议召开时由委员会的领导者充当主持人。诸如董事会的领导者就是董事长，董事会议的召开就由董事长主持。常设性会议的领导者不但可以主持委员会会议，而且可以主持大会。例如董事长就是股东大会的当然主持人。

如果不是常设性委员会的会议，就需要按照大会选择秘书和主持人一样，选举委员会会议的主持人和秘书。如同大会的主持人必须是会员一样，委员会的主持也必须是委员。

委员会召集。因为委员会分为常务委员会和临时委员会，因此委员会的召集也分为两种不同的形式。

常务委员会会议的召集由委员会的领导召集，委员会的领导充当主持人。常务委员会的会议虽然也分为永久性会议和临时型会议，但是两种类型会议的召集都是由委员会的领导召集。如果委员会的领导不能履行自己的职责，则将由第二领导进行召集和主持。

临时委员会会议的召集一般由委员会成员在大会选举时得票最多的委员召集并主持。

如果委员会的主持人缺席，如果因为休会时并未约定下次开会时间等原因，委员会会议不能召开了，则任何两名委员联合也可以召集委员会开会。主持人员则可以由会员进行选举。

3.委员会工作基本形式

委员会的工作包括起草或修改某个提案、评价并总结所有决议执行情况、决定所辖范围内关于组织的发展等。因为起草或修改某个提案与本书关联紧密，所以重点介绍起草或修改提案的工作形式。

当大会把某个提案交给委员会进行修改的时候，会议的主持人应该宣读这份提案。在宣读过程中应该逐段的宣读，读完一个段落暂停一下。这样做的目的是为了让各位委员提出自己的修正意见。如果没有修正意见，主持人则继续宣读；如果有修正意见，主持人应该停下来听取修正意见。对于修正意见可以进行辩论也可以直接进行表决。如果表决通过修正意见则对原词条进行修正，如果没有通过，主持人则继续宣读，直至整个提案宣读完毕为止。

当大会把某个提案的起草工作交给委员会的时候，提案的起草将经过各委员的协商和辩论最终形成。当提案起草完毕后，主持人员没有必要逐段进行宣读，只需要询问委员们还有无意见。如果没有意见，则将交给大会审议。

委员会工作原则。因为一个委员会的工作本质也是一个会议的组成部分，因此大会的原则也必须应用于委员会，除非这项规则不适合于委员会的工作性质。

委员会的权利。因为一个大型组织的会议非常复杂，所以有时一个委员会反而会成为一个规模不小的会议。在这种情况下，委员会会还可以任命一个分委员会，这个分委员会将负责处理委员会工作的一部分。

4.委员会的任期

因为委员会分为常设性委员会和临时型委员会，所以委员会的任期也是分为两种情况。

如果是临时性的委员会，例如“会议代表资格审查委员会”和“决议起草委员会”等，一般以工作完成的时间为准。当大会交给委员会的工作完毕后，委员会的主持人员应该率领所有委员回到大会。然后由委员会的主持人或者委员会决议的主要起草人，向会议的主持人报告说“主持人并各位代表，大会交给某某委员会的关于某某问题的决议，已经起草完毕，希望大会给与审议”。

主持人应该询问大会参加代表是否审议决议草案，如果得到参会人员的许可，委员会的主持人就应该向大会作报告。这时委员会将自动解散，这一环节不必经过表决。

如果是常设委员会，对于法律有规定的常设委员会则应该按照法律规定，一般任期应是以两届永久性会议的间隔为准，或者经过股东表决通过并在章程上确定，工作完毕的时间并不是委员会解散的时间。

【实战练习】

1.想一想

2000年5月15日，某上市公司股东大会选举产生的第二届董事会由7名董事组成，任期三年。2001年4月15日董事某甲提出辞去董事职务，同年6月15日，该公司股东大会年会表决通过某甲辞去董事职务，同时选举某乙担任公司董事。某乙担任公司董事的任期应当是多长

2.适一试

某股份有限公司的董事会由11人组成，其中董事长1人，副董事长2人。在一次董事会议上，因为董事长不能出席会议，董事长指定了一名副董事长甲主持了该次会议。在这次董事会会议上通过了增加公司注册资本的决议，而且还通过了解聘公司现任经理乙，由副董事长甲兼任经理的决定。副董事长甲为了保证董事会会议的合法性，在各方面都作了更好的准备。当会议结束后，某位董事丙力邀甲去庆祝，甲却先签了会议记录后才与丙同去。请问这次董事会会议合法吗

3.选一选

某甲是某地一家股份有限公司的董事，属于小股东。公司经理准备从事的交易，经过某甲的分析认为是违法交易，因此某甲坚持反对进行这次交易。然而，因为公司经理是董事长之子，而且董事长是第一大股东，因此董事长父子在股东代表大会上联合其他股东反对某甲，最终双方谈判破裂。股东大会以某甲不适宜工作为由，通过决议解除了其董事职务。某甲认为其任期尚未届满，股东大会解除其职务没有法律依据，遂向当地人民法院提起诉讼。请问此案法院应如何认定和处理 选出你认为对的，并说明理由。

A. 股东大会有更换董事的权利，该决议不违反公司法规定，应驳回起诉。B. 某甲的起诉应予受理，但如查明该决议符合程序规定，应判决其败诉。C. 对该案法院应予调解，应劝王某撤诉。

D. 股东大会解除董事职务须有正当理由，该决议违反公司法规定，应判决其无效。

参考答案

想一想。依《公司法》第四十六条　董事任期由公司章程规定，但每届任期不得超过三年。董事任期届满连选可以连任。因此任期应为2001年6月15日至2003年5月15日为止。

测一测。不合法。虽然《公司法》规定董事会应当对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事和记录员在会议记录上签名。但却忘记了依据《公司法》的规定，对公司增加或者减少注册资本作出决议是属于股东大会的职权。

选一选。D。股东大会有权选举和罢免董事，有权解除董事职务，但解除董事职务必须有正当理由。某甲坚持不进行违反交易的行为是正当行为，股东大会以此为由解除其职务显属不当，股东大会决议违反公司法的规定，故应判决其无效。

第四节 非本组织人员参加委员会

关键词 独立 咨询 顾问

学习作用 为了更好的解决组织遇到的各种问题，特别是为了解决组织内，因为各种自身利益问题而无法明确问题实质的情况，常常引入非本组织人员参加会议甚至进入某个常设委员会。

思想来源 社会现实和其他书籍以及法律法规①在现实生活中组织的会议往往邀请一些非本组织成员参加会议，这样做的目的就是为了更好的解决问题。但我们常常看到某些组织对来自外界的参会人员或常设机构内的委员或轻视或蔑视，这些都是不正常的现象，这将使他们不能发挥自己的作用，邀请他们进入的目的就无法实现。

深入理解

随着组织的扩大，公司组织的委员会不可避免的要有外界人士参加，最典型的就是诸如法律顾问和独立董事以及各类咨询人员等等。他们的工作在很大程度上起着监督和促进大会或委员会工作的作用。

在公司大型会议内，最常见的非本组织参会人员就是律师和嘉宾。律师的参会往往是为了提供某种法律意见，对于他们的参会应该区别对待。

如果他们是某个常设委员会委员的律师，例如董事会董事的法律顾问，则可以列席会议。如果他们是普通参会人员的法律顾问，则不可以列席会议。

对于会议和组织来说，一些委员会内部的非本组织人员的作用更重要，这些委员会包括顾问委员会、法律咨询委员会、董事会独立董事等等。下面我们就探讨一下这几类特殊人员的情况。

①《罗伯特议事规则》对于本节基本上没有涉及，因此本书在思考了委员会的运作原则等条目后，进行了大胆的扩充。简练地对各种类型的非组织内成员的委员会进行了分类，以及工作和权利的划分。

1.形式一：顾问委员会

顾问委员会在某种程度上跟咨询委员会相类似，其成员包括两类或是外界人士或是本企业退职人员。顾问委员会包括两种形式，其一是战略合作单位的顾问委员会。其二是专家学者的顾问委员会。

略合作单位的顾问委员会。随着公司规模的逐渐增大，处理事务的逐渐增多。公司往往会与其他公司形成“战略合作”。战略合作较深的就是互相参股形成关联公司，这种情况可以视作股东，可以在股东大会上发表意见。合作较为肤浅的就是“共享信息”。在这种情况下，就出现了顾问委员会这种形式。

在这种形势下，顾问委员会的主要作用在于互相合作探讨市场政策。对于公司核心机密则不能拿到顾问委员会上进行讨论，能够讨论的只是对两公司或公司集团有关的事务并进行审议。

专家学者参加的顾问委员会。如果公司不是进行战略合作，只是邀请一些专家学者和企业退职人员来对公司的问题提供解决意见。此类顾问委员会，则可以讨论一些公司的核心机密，但需要签定保密合同或协约。

以上两者形式的顾问委员会都可以包括已经退职的本公司人员，对于他们来说，公司应该最大限度的利用他们熟悉本公司的特点，让其带动非公司人员的积极性。顾问委员会的薪酬，可以考虑市场价值和顾问的本身能力以及名望来确定。

顾问委员会的形成主要是因为企业规模的增大，本公司人员因为“只缘身在此山中”的原因，对某些事情未必真正了解和明白，而催生出来的一种委员会。各种审议性的文件可以咨询他们的意见，他们也可以向公司内的委员会一样提出自己的建议，但需要注意的是他们没有投票权。

顾问委员会虽然没有投票权，这并非是因为他们不在公司内。同样不在公司，法律咨询委员会则可以考虑给与投票权，甚至拥有一定的否决权。

2.形式二：法律咨询委员会

随着公司规模的扩大特别是跨国公司进入某一市场时，首先要做的就是熟悉当地的法律和风俗宗教习惯等等。中国近年来许多跨国购并失败的原因便是法律问题，这不能不引起重视。即使不是跨国公司为了更好的从事业务，不被竞争对手利用法律空隙反制公司，不被不合法的企业所骗等等，相当规模的企业都应该设立“法律咨询委员会”一委员会。如果是小型公司则没有太大的必要，只需要遇到事情聘请法律人员咨询一下就可以了。

法律咨询委员会的主要职能是审议公司决议有无违法的条款，并提供法律咨询和受理与本公司有关的诉讼。对于大会的某一项决议，法律咨询委员会应该可以提出自己的意见，对于它的意见应该引起足够重视。当得到确信违反法律的时候，大会应该修改自己已经表决通过的决议。为了更好的避免上述情况发生，法律咨询委员可以在表决前先对决议进行审议。

法律委员会在某种程度上，起着形式上监督大会的作用，对于它的意见可以听取，也可以不听取。但是独立董事这一形式却在实质上对大会起着监督的作用。

3.形式三：独立董事

上市公司独立董事是指不在上市公司担任除董事外的其他职务，并与其所受聘的上市公司及其主要股东不存在可能妨碍其进行独立客观判断关系的董事。

独立董事制度虽然是我国上市公司应该具备的制度，但是为了更好的工作，我们可以在公司中适当引进这类形式。这样有两个好处，其一可以为公司提供一种公司外的意见。其二可以对公司管理层形成有效约束。由于我国上市公司自身的特点，以及证券市场的不成熟，这项制度并没有起到预期的效果，反而得到了一个美丽的名字“花瓶”。之所以有这样的称号，完全是由于上市公司领导层思想问题导致。如果我们认为有必要建立这一制度，就应该在思想上认真地对待它。我们之所以如此重视独立董事的各类条件，主要是因为它在企业的生产经营中拥有很大的权利，它的权利主要体现在如下方面。

独立董事的权利。独立董事拥有重大关联交易的认可权；重大关联交易应由独立董事认可后，提交董事会讨论；独立董事拥有提议权，向董事会提议聘用或解聘各类咨询机构的权利；独立董事拥有提请召开临时股东大会和董事会的权利；独立董事拥有独立聘请外部审计机构和咨询机构，审查公司管理层的权利；独立董事拥有在股东大会召开前公开向股东征集投票权的权利；可以向董事会或股东大会发表独立意见的权利；在常务委员会内应有固定的席位。例如董事会和股东大会就应该有独立董事的席位。

如果上市公司董事会下设薪酬、审计、提名等委员会，独立董事应当在委员会成员中占有二分之一以上的比例；独立董事还可以对公司管理层进行监督。例如可以提出聘任或解聘高级管理人员的权利；提名、任免董事的权利。

对独立董事权利的限制。因为独立董事拥有如此大的权利，所以对于他要有一定的约束力。例如行使上述权利的时候，应当取得全体独立董事的二分之一以上同意；公司或董事会或股东大会对上述权利的应用，可以进行拒绝或否决，但有关情况应该予以披露；独立董事在其他公司作独立董事应有一定的数量，具体数量可以由公司章程来确定，公司章程还可以对独立董事自行设置一些条件。

独立董事应保持自己的独立性。目前虽然没有国家的法律对独立董事，有一个明显的规则。但是证监会的部门规定却对独立董事有着约束，例如独立董事应该保持自己的独立性。独立性主要是指：独立董事在上市公司或者其附属企业内没有直系亲属和主要社会关系人任职；独立董事不能直接或间接持有上市公司已发行股份1%以上，即使是上市公司前十名股东中的自然人股东、直系亲属也不许可；独立董事不能在直接或间接持有上市公司已发行股份5%以上的股东单位或者在上市公司前五名股东单位任职，其直系亲属也不许可；独立董事不能为上市公司或者其附属企业提供财务、法律、咨询等服务。

独立董事应该具备的知识条件。独立董事应该具备上市公司运作的基本知识，熟悉相关法律、行政法规、规章及规则。

虽然有证监会的部门规章，独立董事仍有许多方面需要健全，这就需要公司章程的确定了。如果日后国家法律法规出台，证监会的部门规章应该服从法律法规。所以说以上的条件是要变动的，企业的领导人应该注意这方面的信息。

【实战练习】

1.想一想

某公司的股东大会上，某独立董事对公司的发展方向和某些行为，进行了严厉的批评。公司董事长示意秘书不要记录这些言辞。后来董事长以某独立董事的岳父14个月前是本公司三大股东之一为由，在股东大会上对某独立董事进行了解聘。请问董事长的以上作为合法吗

2选一选。从下面的四种言论中，挑出不正确的一项并说明理由。

（1）。上市公司应当保证独立董事享有与其他董事同等的知情权。凡须经董事会决策的事项，上市公司必须按法定的时间提前通知独立董事并同时提供足够的资料，独立董事认为资料不充分的，可以要求补充。当2名或2名以上独立董事认为资料不充分或论证不明确时，可联名书面向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事项，董事会应予以采纳。

（2）。上市公司向独立董事提供的资料，上市公司及独立董事本人应当至少保存5年。

（3）。上市公司应提供独立董事履行职责所必需的工作条件。独立董事行使职权时，上市公司有关人员应当积极配合，不得拒绝、阻碍或隐瞒，不得干预其独立行使职权。

（4）。独立董事聘请中介机构的费用及其他行使职权时所需的费用由独立董事本人承担。

3.提升练习

独立董事制度因为起着某种监督作用，因此，许多人认为它和监事制度是重复的。请问，你如何看待这种看法

参考答案

想一想。董事长不应该让股东大会秘书不记录某独立董事的话语，相关法律规定，独立董事对于公司事务有发言权和建议权，上市公司应该把独立董事的意见予以公布。董事长的做法违反法律，独立董事岳父属于直系亲属不能担任独立董事，但这里面有一个时间限制，也就是一年内。某独立董事的岳父超过了这一时限不能成为解聘的原因。

选一选。第四种言论不正确。独立董事聘请中介机构的费用及其他行使职权时所需的费用由上市公司承担。

提升练习。对于本题目读者可以自由发挥，相关的答案也不尽相同。但有一点需要注意，独立董事制度和监事制度并不相同，独立董事制度侧重于事前监督，监事制度则事后监督。独立董事可以参加表决并监督决议的制定，监事制度则主要进行执行决议的监督。

第五节 审定委员会报告

关键词 形式 原则 限制

学习作用 委员会因为设立目的多样化，因此工作任务也就多样化，这也就决定了每个委员会报告性质的不相同。如何审议，采取什么态度，这在某种程度上决定着我们能否完成开会的目标。

思想来源 同第三节（略）

委员会的报告是委员会工作的主要任务之一，如何体察委员会工作效率的主要方式之一就是它的报告。

深入理解

对于委员会的工作，我们首先要清楚委员会的报告形式是什么 如果报告的规格都不能合乎程序和规则，那么实质性的内容将受到质疑。

1.委员会报告的形式

委员会的报告形式多种多样，我们需要灵活掌握，根据形式的特点我们可以得到如下的特点。

报告形式。报告的形式不必拘泥，但是需要注意一点，如果事情很重要，最好是每个参加会议的委员都签字，一般会议记录只需要会议主持人和记录秘书的签字就可以了。报告通常没有日期或抬头，只写关于“某公司的财务委员会关于出租办公楼的报告”。一个委员会的报告一般应在收尾处，另外增加一页列出包括所有的建议，这样就形成了一份正式的决议议案。

当一个委员会要作报告时，会议的主持人员应该告知委员会会议，“我们受命讨论某一问题”或者说“我受命主持这次会议，我们将审议公司管理层上报的本季度营收情况的报告”。

当大会接到一个委员会报告时，并不表示我们自动接受了委员会的报告，否则报告根本没有必要提交什么大会。但在我们现实生活中，有些大会却对报告没有进行任何修正。这种委员会的报告上交大会，其实走的只是一个过场而已，这样的大会也就没有必要召开了。如果我们真想让会议有效果的话，我们就不应该允许这种事情的出现。

如果委员会作的报告是关于大会已经讨论过的事情，大会委托他们做完善和总结。那么委员会的报告，绝不应该是简单的陈述和总结，它应该提出自己对这项决议的意见，即使意见是否决大会的决议。

2审议方式

对委员会的报告进行审议时我们需要首先接收它。

接收委员会报告。大会接到委员会的报告后，如果没有其他事务需要讨论，那么就可以动议接收报告，接收动议既可以由参会人员动议，也可以由会议的主持人向大会询问。诸如“决议起草委员会根据大会的讨论情况，已经起草好了决议，大会现在是否接收它”。

如果没有反对意见，大会主持人应该让委员会的主持人或决议的起草人员或大会秘书宣读报告，宣读之后大会开始讨论委员会的报告。

如果有人反对，大会应该进行表决，如果通过反对意见，大会先暂时搁置委员会报告。

若没有人反对现在就接收报告，大会接收报告之后便是汇报委员会工作情况。

3.委员会如何汇报工作情况

委员会在工作汇报中应该只对大会交给它的工作进展情况进行汇报，而不能汇报怎样工作，更不能把委员会工作中的意见分歧汇报出来，绝不能当众对某一位或某些委员的工作提出批评。除非委员会的主持人说明了这样做的目的和原因，特别要说明如果不说出将会有什么不好的后果，大会经过表决同意后方能汇报。

委员会报告的形式多种多样，例如以下几种形式。

委员会建议是否要通过大会要求通过的某项决议。同意大会决议的形式很常见，最多的情况是把大会的决议充实和完善一下，不同意大会的决议则很少见。我们就重点介绍建议否决大会的决议。

当大会在讨论某一个问题的时候，情况总会发生变化。例如本次股东大会的主要议题是“竞争对手在我们的核心市场，展开了不正当竞争，我们应该如何应对 ”，经过大会讨论共有八项措施，其中有六项都是“以其人之道，还制其人之身”。大会要求“决议起草委员会”根据八种措施进行综合整理形成正式决议。委员会报告整理完毕后却得到了最新消息，竞争对手并没有这些举动，而是另外一个竞争对手散布的谣言。在这种情况下，如果委员会仍然建议通过先前的决议，显然是中了商业圈套。在这种情况下委员会的主持人或决议的主要起草人，应该用下面的语言陈述建议：“委员会已经起草好了决议，按照程序马上将付诸表决通过，但因为特殊原因的发生，委员会建议否决此报告”。主持人询问什么消息，报告汇报人陈述得到的最新信息。

大会是否要通过委员会的报告。一般情况下委员会不会否定自己的报告，但事情不可能是绝对的，还是以上面的例子为例。

面对竞争对手的不正当竞争，大会并没有明确的提出方法，甚至不知道该如何办，要求委员会自行制定措施，或反击或不理睬或其他等等形式。最终仍然是情况发生了变化，委员会则要自己否定自己的报告。委员会往往这样说比较好：“委员会已经起草好了决议，按照程序马上将付诸表决，但因为特殊原因的发生，委员会建议不通过委员会报告。”。

建议把大会的议案不定期推迟或推迟到一定时间。仍然以上面的例子为例，经过公司管理层的调查，竞争对手在核心市场上进行不正当竞争，大会决定对竞争对手开展反不正当竞争措施。委员会起草完毕后，当地工商机关得知这一动向后开始向竞争对手展开司法调查。委员会得到消息后，准备先等一等政府方面的结果，之后再考虑推迟决议的表决。这时委员会可以说：“委员会已经起草好了决议，因为目前情况发生了变化，委员会建议暂时推迟委员会报告的表决。”在这个时候，推迟的时间就是关键了。委员会可以自己建议，也可以让大会先通过委员会的建议后，再由大会决定推迟到什么时间。

建议对大会的议案进行修正。在上面的情况下，如果委员会在起草过程中得知了情况变化，在对大会议案进行审议的时候，可以另付新议案在大会原议案下。报告的时候可以建议大会“委员会认真地探讨了大会的决议，根据目前的新情况，委员会建议对原议案进行修正。修正方案是某某某”。这时大会就要对修正案进行表决，如果表决通过则原议案就等于被否决。如果修正的条目不是核心内容，而是具体的决议执行时间，也就形同于上面的推迟到某一时间再行动，那么原议案和修正案应视为同时起作用。

委员会汇报报告除了需要分清上述四种情况外，还需要注意审议汇报时的原则要求。

4.如何审议委员会报告

无论是委员会或大会的主持人，还是主要起草人或大会秘书，在汇报报告时应该逐段陈述，每段之间留有参会人员思考的时间。在这期间对报告有任何意见的人都可以提出修正意见或发表评论。如果作报告的人有说明意见需要发言，他的优先发言权将高于任何一名要发言的人。如果没有人发言，宣读人就应该说“如果对这一段没有意见，那么我将继续宣读下一段”。如此继续宣读直到完成。

报告宣读完毕后就要对报告进行表决。会议的主持人如果不是宣读人，应先示意宣读人坐下，或者点头表示感谢。接着就应该说“现在，委员会报告已经宣读完毕，如果没有意见，大会将对委员会报告进行表决”。

委员会的主持人宣读了报告后，主持人就应该动议通过委员会的报告。如果报告包括一个有所修正的文件，委员会的主持人员应该宣读修正意见，特别是与文件紧密联系的改动原因和方式。

5.审议通过报告的用语

如果报告是针对某一问题提出了解决方案。例如，董事会针对恶意竞购的事实进行了调查，并提出了四项应对措施，股东大会表决用语最好是“接受报告”。

如果报告中并没有给出解决办法的明确意见，而是将这些解决办法当作待决的议案罗列出来，例如，董事会针对恶意竞购提出了八项措施，但具体采取哪些办法，董事会的报告并没有明确。这时股东大会的表决用语最好是“同意这些决议”。然后大会对这些议案进行辩论并表决，最终决定采用哪些办法。

如果报告并不属于上述两种情况，那么最好用“通过报告”用语。例如经理办公会议的工作报告。

【实战练习】

1.想一想

某有限公司的章程中有如下部分内容：公司股东会除召开定期会议外，还可以召开临时会议，临时会议须经代表1/2以上表决权的股东，1/2以上的董事或1/2以上的监事提议召开。在申请公司设立登记时，工商行政管理机关指出了公司章程中规定的关于召开临时股东会议方面的不合法之处。设立过程中订立的公司章程中关于召开临时股东会议的规定有哪些不合法之处 说明理由。

2.测一测

某有限公司依法登记设立时的注册资本为1亿元，其中甲以工业产权出资，协议作价金额1200万元；乙出资1400万元是出资最多的股东。公司成立后，由甲召集和主持首次股东会会议，设立了董事会。后发现甲作为出资的工业产权的实际价额显着低于公司章程所定的价额，为了使公司股东出资总额仍达到1亿元，董事会提出了解决方案：由甲补足差额；如果甲不能补足差额，则由其他股东按出资比例分担该差额。他们的做法合法吗 如果合法，为什么 如果不合法，为什么

3.选一选

因为某有限公司的发展非常好，董事会便拟定了一个增加注册资本的方案，注册资本由2亿元增加到3.5亿元。增资方案提交到股东会讨论表决时，有7家股东赞成增资，7家股东出资总和为11060万元，占表决权总数的55.3％；有4家股东不赞成增资，4家股东出资总和为8940万元，占表决权总数的44.7％。股东会通过增资决议，并授权董事会执行。正在这时上海分公司因违约被对方诉至法院，对方要求总公司承担违约责任。下面是针对这些情况的四种认识，请问他们中哪个是正确的。请说明理由。

A股东会作出的增资决议合法，不应替上海分公司承担违约责任

B股东会作出的增资决议不合法 不应替上海分公司承担违约责任

C股东会作出的增资决议合法，应替上海分公司承担违约责任

D股东会作出的增资决议不合法 应替上海分公司承担违约责任

参考答案

想一想。临时会议召开的条件过于苛刻。根据《公司法》第四十条规定股东会会议分为定期会议和临时会议。定期会议应当依照公司章程的规定按时召开。代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事、监事会、不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。

测一测。两个决定全部错误不合法。（1）由甲召集和主持不合法。根据《公司法》的规定，有限责任公司股东会的首次会议由出资最多的股东召集和主持。乙出资1400万元是出资最多的股东。因此首次股东会会议应由乙召集和主持。（2）关于甲出资不足的解决方案的内容不合法。根据《公司法》的规定，有限责任公司成立后，发现作为出资的实物、工业产权、非专利技术、土地使用权的实际价额显着低于公司章程所定价额时，应当由交付出资的股东补缴其差额，公司设立时的其他股东对其承担连带责任，而并非由其他股东按出资比例分担该差额。

选一选。首先增资决议不合法。根据《公司法》的规定，股东会对公司增加注册资本作出决议，必须经代表2/3以上表决权的股东通过。而某公司讨论表决时，同意的股东的出资额占表决权总数的58.3％，未达到2/3的比例。因此，增资决议不能通过。其次应替上海分公司承担违约责任。根据《公司法》的规定，分公司只是总公司管理的一个分支机构，不具有法人资格，但可以依法独立从事生产经营活动，其民事责任由设立该分公司的总公司承担。所以应为D。

第六节 确定会议的记录人员

主题词 会议记录内容 表现形式 模板学习作用 各类会议都需要记录，用以日后的检查，那么如何记录更得体是很重要的问题。

思想来源 《罗伯特议事规则》第五十一节①会议记录人员的地位仅次于会议主持人，目前许多人对这个职位有着各种各样的误解，我们应该改正这种不正确的看法，会议记录和记录人员的地位非常关键。

深入理解

随着公司规模的增大以及其他一些原因，会议的记录人员也可以通过外聘途径，在这种情况下的会议记录人员只是工作人员而并非参会人员。但是在一些小型会议上，一些参会人员也可能会兼任会议记录人员。那么他们与其他参会人员在权利与义务方面有何区别呢 本节将对会议记录人员以及会议记录进行介绍。

1.会议记录和记录人员的地位

会议记录的目的是为了进行事后跟踪。它对于日后我们的各项检查有着很重要的保证，诸如对会议效果的检查，对参会人员日后的言行是否如一的检查等等；同时如果日后出现各种各样的纠纷，它也是很重要的证据。如董事会和股东大会以及监事会的会议记录，都将对公司和企业的经营产生重大的影响。特别是对于上市公司，对外宣布的决议等等都是需要根据会议记录来完成。因此，如何更好的更全面的做好会议记录，把它制作得无懈可击将是一项很重要的问题。

会议记录人员如果身份比较特殊，如是董事会秘书或是某个组织的创始人或领导者之一，他在会议的过程中还可以协助主持人维持会议的议程和秩序。

①《罗伯特议事规则》对这个问题进行了比较详细的论述，作者结合现今对于会与记录的知识，对《罗》进行了增补，特别是对于会议记录人员的作用，另外也更加详细的表明了会议记录的整体构成、写作规则。

同样他还可以协助主持人做好会议总结与归纳，他可以以一个“旁观者”的角度来观察会议中是否存在一些误区，主持人有时候可能会出现“只缘身在此山中”的情况，这时候会议记录人员就可以从旁提醒。例如可以给主持人写个纸条子“某某还没发言呢，以前她可是很积极的。”。

鉴于会议记录和会议记录人员的重要性，我们应该知道会议记录的形式有哪些 记录要点是什么 但在介绍这些之前，我们还要明白会议记录的人员在记录时的规则。有了规则的保证才能够把会议记录做好。

2.会议记录的规则

会议记录的总体要求是真实、准确、全面不漏要点地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。记录人从会议开始到会议结束都要认真负责。注意格式的统一，凡是发言都要把发言人的名字写在前，一定要按照发言顺寻去记录。

在实际过程中，它还有一些具体的要求。

例如会议记录人员在一般情况下由秘书兼职，为了更好的履行自己的工作，他（她）所在的位置应该靠近会议的主持人。如果会议记录秘书也是参会人员，他甚至可以在主持人员迟到的情况下，先行暂时主持会议到选出临时主持人为止。如果秘书缺席，大会应任命临时秘书来代替他的工作。在这种情况下也要记录：“秘书某某缺席，某某某被任命为临时秘书。由某某某宣读并同意记录”。

会议记录本上应该留出校正的地方。罗伯特在写作《议事规则》的时候，先进的技术还没有出现，如今计算机和速记机以及录音设备的普遍运用似乎没有必要了。但是为了更准确的表达意思，更让会议显得圆满和无懈可击，同样应该留有校正的地方，应该让会议的发言人以及主持人等检验自己的言论和辩论过程。

宣读记录。在会议记录完成记录工作后，一般情况下应该宣读一下记录。如果因为某些原因没有时间或必要宣读会议记录的时候，在征得会员同意后可以省略宣读会议这一过程。但同样也需要记录“宣读记录被省略”。

会议记录签名。一切工作完成后，会议记录人员应该在自己的记录上署名，同样会议主持人也要签名。这样做的目的就是一种确认，这将保证记录拥有权威性。如果记录人员不签名就证明没有被确认，这在日后的工作中将会引起麻烦。记录的权威性非常重要，目前有些公司甚至要求对会议记录进行公证，目的就是为了加强权威性，所以这一常识性的要求我们更不应该忘记。

会议记录人员的观点。在会议记录的过程中，在任何情况下都不应该在会议记录中展现自己的非发言观点，也就是说不能在某人发言后，写上什么此人说得不对或者很对；同样也不能因为有了上述判断，而对某人的发言进行增删。如果会议的记录人员有权利（例如记录员是由参会人员兼任的。目前有些会议记录是靠外聘的速记员完成，在这种情况下速记员就没有权利）进行发表言论或表决的时候，我们应该允许其发言或表决。除此之外他没有表达自己观点的机会，更不能在记录中随意的添加或删减自己支持或反对的声音。

明白了以上记录规则，我们就需要明白作为一个会议记录应该记录哪些内容。

3.记录的内容

一般的会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。

记录头的内容。记录头的内容有：会议名称和会次。例如中共中央第六届三中全会；会议时间和会议地点。例如某次会议于2006年4月5日在北京召开；报告事项。例如“如何分配流通股”；会议主持人和会议代表出席、列席和缺席人员的情况和姓名。为了更好的查找会议记录，我们还可以为会议记录做一个编号。如2006（64）也就是2006年第64次会议的会议记录。

记录主体。记录主体的内容有：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。例如我们这次会议的目的是研讨“如何解决拖欠职工工资的问题”；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。例如有人说“我们应该把办公楼租出去一半，解决资金短缺问题”。有人说“我们不妨先拖一拖再说”；权威人士或代表人物的言论。例如公司经理说：“如今年关已到，中央三令五申不许拖欠农民工工钱，我们不能顶风作案，这是关乎到企业诚信的大事！”；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。如闭幕前公司董事长说：“今天的会议我们大家一定要畅所欲言，一定要解决拖欠职工欠款问题。”；会议已议决的或议而未决的事项，例如“经过大会决议：准备将公司内部的四辆车卖掉用于解决职工工资的问题。”；对会议产生较大影响的其他言论或活动等，例如“在会议期间，人力资源部部长建议把自己的车卖掉，自己可以坐公司的班车回家”；选举事项和选举方法以及最终票数和结果。例如“经过表决十一票支持，九票反对，通过了公司卖掉四部领导坐车用于解决职工工资问题的决议。”

审阅签名。审阅签名包括主持人和会议记录以及重要发言人的签名，在签名前会议记录人员应该宣读一边记录，以让参加发言或表决的人员确认。在一些大型会议或者人数较多的情况下，为了保证记录的准确性可以设立记录委员会，专门对会议的记录进行校正，完成后向大会要作出报告。特别是当对记录有异议的时候，更应当向大会进行询问，大会要针对这个问题进行检查并告知异议人。

【实战练习】

1.选一选

（1）当有人向会议发来致敬或慰问的时候，我们应该怎么办

A.把它当作纯粹的礼节性的事务，不必理睬。

B.如果致敬或慰问中带有建议，我们应该讨论它并且记录在案。

C.我们应该回敬给他一封致敬信。

D.我们应该拒绝它。

（ ）

（2）当我们遇到有的会员在会议进程中有严重违反纪律的问题，我们应该如何处理

A.不必理睬他，因为每个人都可能出现这样的问题。

B.驱逐他并且永远不让他参加各类会议。

C.视情况而定，把他记录在案。

D.应该把他交给警察。

（ ）

3.当会议主持人因为某些事情不在的情况下，会议记录秘书应该怎么办

A不要理他 B会议主持人总会到的，等他C自己宣布会议开始D看一看副经理和其他主要官员来没来，如果没来宣布会议开始，选择临时主持人。

（ ）

2.想一想

请仔细看一下这一份会议记录，它属于那种形式 它缺少什么项目

年月日 编号：

开会时间地点主持人

记录人

闭幕时间

会议名称

参加者

主要议题对策措施期 限负责人追踪情况（时间）1

2

3

3.训练提高

会议纪要用于记载和传达会议情况和议业事项。它不单独行文，对下用通知作载体，对上则用报告作载体，并且不加盖公章。这在行政公文中是唯一的。它还有一个结构特点：标题下加发文时间，没有主送机关和落款。它与会议记录非常相似，它是以会议记录为基础，但它只是择要发布，而我们本节说的会议记录则要求如实记录，不对外公布。在行文时，常常会出现“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”等格式用语。它的类型主要有：贯通式会议纪要、条项式会议纪要、综合式会议纪要。

请看下面的三个会议纪要，请分别说出他们属于什么类型。

提 纲

类型1模 具

标题：“会议名称+文种”

正文：一、导言

基本情况

二、主体

1.与会人员

2.会议详情

可加结语 会议纪要 于 年 月 日至 日在 举行。

会议由 主持， 共 人出席会议。

列席会议。列席会议的还有

会议首先听取

提 纲

模 具 类 型2

标题：“会议名称+文种”

发文时间：

正文：一、导言 会议简况

二、主体

会议总结

可加结语

要 领

会议纪要

月 日，

会议认为

一、

二、

三、

模 具 类 型3

某月某日，×××主持召开会议。会议就去前几项主要工作进行了认真研究，现特记要于后：关于××商场争取修建资金的汇报，从调查团香港之行来看，效果明显……二、关于××年财务解决的问题……三、关于××年度商业工作初步打算问题。会议提出目标任务：（一）销售总额完成××万元，增长×以上；（二）工业产值完成××万元，增长×以上；（三）……（四）…… 以上各款，望各公司及时付诸实施。

参考答案

选一选BCD

想一想。属于摘要记录，缺少审核签字。

锻炼提高。类型1位贯穿型。类型2为综合型。类型3为条项型。

第七节 确定财会人员

关键词 成本 控制 原则

学习作用 当我们在会议上高谈阔论的时候，我们是否意识到这是一种浪费呢 会议需要花费成本，因此更好的测定会议成本，可以使我们更加珍惜开会的时间，更有效率的把会议的任务完成。

思想来源 《罗伯特议事规则》第五十二节等①会议的召开需要测定成本，对于公司组织来说会议费用可大可小。没有限度的浪费会议费用，时间一长就会养成各个方面都浪费的习惯，反之也可以看出，会议费用的浪费也可以证明会议组织者本身浪费的本性。

深入理解

每次会议都需要成本，例如时间成本和机会成本以及直接成本等等。这些如何测算、如何把关都需要财务人员来制定和执行。对于这些任务，我们都应该有一个更好的认识。首先应该明确一下财会人员的任务和责任。

1.财会人员的任务和责任

在一些小公司组织内，其实只需要财会人员，它的作用只是受命保存资金和支出资金，在这种情况下，他做的只是需要列出收支单。如果您认为在这种情况下不需要审核那就是错误的，因为作为公司来说，在制定各项制度的时候应该是从“人性本恶”上考虑而制定。当然，这绝不是让我们在日常的管理中也服从这一考虑，相反日常管理中对于这一考虑的实行要注意适度，在会议的预算上面则必须服从这一考虑，因此这种情况下的财会人员同样需要被审核。审核的目的就是为了审查是否按照命令进行了保存或支出。在这种情况下，给与他命令的人要向大会作出说明：为什么会有这样的命令，这个命令是否适当，这些都要由大会来评审，如果大会经过表决认为他的命令是合适的，那么就将会作为一项决议记入大会的记录。

①随着时代的进步，《罗》所写就的年代，财会和财务并没有进行区隔，而且议会等整治会议，在控制会议成本方面也没有过多的进行讲述。所以作者在参考了其他书目的条件下，对于《罗》进行了大量的补充。

财会人员的责任。在以上情况下，财务人员有三项职责。首先必须明确地记载每项收入和支出。其次编制收支报表。最后是按时将报表交给大会审核。在一些大型会议上，则不光是需要财会人员，还需要财务人员。财务人员的主要责任是进行会议成本核算，根据核算的结果并预留出应急预算后编制财务明细表。

2.财务人员的责任与任务

花最少的钱办最多的工作是每个人都希望实现的工作态度，然而实现这些需要一些原则。原则就是知道应该花什么以及如何花。财务人员的作用就在于此，财务人员的第一项工作就是进行会议的成本核算。在预测成本的时候，需要根据会议的规模来进行预测，根据成本来确定规模；根据规模来预测会议的固定成本支出；适当的留出不可预测成本。

会议直接成本核算。会议的成本包括会议的直接成本以及时间成本和机会成本。会议的直接成本很简单明了，包括会议活动本身费用、折旧费用、人工费用和办公费用。折旧费用主要包括购置办公设备，例如话筒和放映幻灯片的各类设备以及其他。根据国家的财务制度，价格在2000元以上，使用年限在1年以上的劳动资料作为固定资产。固定资产在使用当中会发生磨损甚至损坏，这种固定资产的消耗最后形成折旧费用。对于公司审议性会议的人工费用，一般情况下没有，除非这种审议性会议不在公司召开，它主要指的是会议工作人员费用。办公费用包括会议费、交通费、通讯费、购买办公用品、交通费、食宿费、设备费、场地租赁费、发言材料和会议资料印刷费用、招待来宾费用、会议通知费等等。

会议时间成本核算。参加会议是需要付出时间成本，而在企业中时间就是金钱。虽然不能说我们每分钟都能产生效益，这种理念虽然不符合人的生理情况，但在工作中我们最好还是要追求这种精神。这正如人不能完美，但需要追求“完美”一样。在实际操作中，我们可以用平均测量出正常情况下公司每分钟产生的效益，而衡量时间成本的大小。

机会成本。时间成本往往代表着机会成本，虽然我们不能说每个时间都是企业发展的机会，但是如果没有时间成本的思想，我们很难成功，如果不树立时间就是机会的话，机会总会从我们身边走过。时间成本可大可小，为了把它控制到最好，我们就应该本着正确的态度，积极地把会开好。

应急预算。有些事情的发生往往是不能控制的，比如生老病死、交通意外、某个重要的人物突然来临等等。更常见的是在时间比较长的会议上，总会发生餐饮费用、住宿费用等超支的情况。如果我们没有预留出一定的份额，那么将出现尴尬的事情。特别是有本公司以外的人员参加会议时更会产生不好的影响。例如，当会议如火如荼的进行着的时候，每个人都要有喝水或喝饮料的习惯，总不能因为预算花完了而让代表们“如饥似渴”吧。

一般情况下应急预算应该占到总预算的两成左右。

根据以上的介绍，我们主要探讨一下会议的成本控制和时间成本控制。

3.如何控制会议成本

对会议的成本控制主要有两个作用，首先做到少花钱多办事，其次是明细了各种成本后可以向大家表明会议的总花费。这样每个人都清楚自己每讲一句话都需要成本，夸夸其谈的事情就会少一些。

对于会议直接成本的控制。在现实生活中我们主要采取：制定会议成本标准的方法来控制直接成本。先确定每个项目成本合理定额，以此为依据，制定成本费用标准。例如会议代表的交通费或联系费用等。在制定标准的时候，我们可以参照以前会议的标准，如果我们是第一次举办，那就参照其他公司的会议标准。

对于时间成本的控制。时间成本很难测算，但毕竟“榜样的力量是无限的”。日本丰田公司开会就有这样的原则：按照每小时的薪酬来核定时间成本。再如太阳工业公司有一个成本分析公式。会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间。平均工资乘3是因为劳动产值高于平均工资三倍，乘2是因为参加会议要中断经常性的工作，而且还需要大量的时间进行准备，这种损失要乘2。

在对会议进行预算的过程中，我们应该注意“严格审核，严格执行，多做考虑”这一原则的应用。

多做考虑指的就是如何才能把我们的会议成本明确地告诉大家，让大家珍惜时间。如何才能更好的预测出应急特殊情况的出现。

严格审核主要是对预算的批准，在作会议经费预算的过程中，要从严立项，能不支出的就不支出，防止巧立名目，自肥他人。

严格执行主要是针对会议的开支报销和会议费用结算这两项工作。会议开支报销必须要有审批手续，严格执行现金管理和会计出纳制度。必须做到专款专用，挪用现象在中国很普遍，但是如果您想让会议开得有效果，那就需要严格禁止出现这种情况。会议费用结算中对会议的各项支出必须如实申报，严格审核结算。如果有超出，必须申明正当的理由。

【实战练习】

1.想一想。下面是某公司的某次会议简单预算，预算案的申请是有一定的格式的，请问你认为在这份预算案中应该补足哪些项目。

某次会议的预算申请

会议内容：略

会议时间：2006年3月20日—3月24日，会期5天。

会议出席人员：略，总人数50人。

会议地点：某某

经费概算：某元

主办单位：某，负责人吴某。

2.测一测。某大型公司即将在某会议中心召开一次秘密的工作会议，公司经理让财务人员小刘具体负责会议的预算工作。在进行会议直接成本预算中，公司经理发现了一个很重要的疏漏。请问下面的会议直接成本中有哪些疏漏。

会议直接成本：幻灯机、话筒、照明系统、餐饮费、交通费、会议通知费。

3.提升训练。请你列举出有多少情况属于“紧急预算范畴”。

参考答案

想一想。在这份简单的预算申请中，主要缺少两项。其一是会议名称：例如某次会议，这样做的主要目的是为了在日后的检查中很容易得找到。其二是承办人：例如具体的承办人是谁，秘书还是专门的会务人员。在大型的会议中我们会有诸如生活组或保卫组等具体承办机构，这些承办机构都要有具体的负责人，在预算中也要说出这些职务的负责人，如果没有可以暂时不写，等待批准。

测一测。缺少资料印刷费和办公用品费用如纸笔等。

提升训练。紧急预算范畴包括：参会人员生病、交通事故、重要人物、食物饮料短缺、住宿时间增加、特殊情况简报、紧急事故疏散等等。

第八节 评估会议效果

关键词 评估 效果 意义

学习作用 会议的评估不仅可以获得会议质量的信息，还可以总结经验教训，对于这项工作完成得好与坏，对于日后的会议以及决议的执行有着很重要的作用。

思想来源 根据实际经验和思考以及其他相关书籍①会议评估最大价值在于：我们可以在会后的冷静中，细心的体察出会议中存在着的各类问题，可能会发现一些以前不易觉察的错误或者有价值的经验，这些都会帮助我们更好地开好下次会议。

许多人都把会议的结束作为单纯的会议结束，这种观点应该改变。会议的结束只代表着我们想出了解决问题的方法，并不代表会议的真正结束。好比我们一个人看到了自己身上的不足，经过观察或别人的教诲后认识到了自己的不足，但光认识就可以了吗 显然不行必须要有行动来真正的进行改变。

深入理解

我们都深有体会如果改变自己的行动没有进行前，准备改变自己的决心下定之后，我们往往有一个思考自己的过程。思考自己过去的生活，思考自己所做过的事情来一个总结与反思。而对于一个会议来说，会议的评估的主体就是总结与反思。如果缺少这一点就会带来行动的盲从。

1.会议评估的作用

会议评估包括会议进行时评估和会前准备评估以及会后评估。会议评估的作用最核心的内容就是：找到会议的不足和经验。具体说来它有如下作用。

①现实生活中，我们经常会看到许多会议的成果，形成的各类决议都是非常好的，然而当欣喜过后的执行中，我们却发现事情并不简单。这里面主要的原因就是没有对会议的成果进行评估，没有对会议的执行设定评判标准，有鉴于此，本书进行了对《罗伯特议事规则》的内容充实。

会议的评估是为了检查会议的既定目标是否真正达到。会议虽然已经开完，决议也已经制定完成了，但是这个决议是我们在会议没有召开以前，所要达到的决议吗 如果没有达到既定目标，那原因是什么 难道是我们的目标定得过高了吗 还是其他原因。

会议的评估是为了检查会议的决议是否有所创新。大会作出的决议与我们当初的目标有所不同，而这并不是一定是坏事情。也许会议的决议比我们开会前的目标要好。因为开会前所定的目标毕竟是少数人所想的，大会的决议却是经过大会多数人集思广益形成。如果大会的决议比我们的目标要好，我们就要思考为什么会出现这种情况。如果是我们自身的原因，就需要立刻改正自己思想中的某些不足；如果不是自身的原因，就应该对组织进行某种改革。

会议的评估是为了系统地总结经验教训。在会议的召开过程中，会出现许多意想不到的事情，尽管我们在会前已经有了准备进行了预测，但“百密必有一疏”，会议不可能像自然科学那样一就是一，二就是二。因此，仔细地思考在会议进行中，无论是会员还是主持人还是组织的领导者的错误与经验非常必要。

根据会议的评估而做成的会议总结报告是为了给决议的执行留有备案。决议的执行好坏是会议能否真正成功的关键，而在会议的召开中，因为会议的参加者也许受到了会上气氛的影响，而暂时放弃了某种利益诉求。而当会议结束后，他也许会改变自己在会议上的态度。在这种情况下一份完整的会议评估报告，会给他日后的改悔加上一把锁。会议的记录和决议执行的责任将与它一起，构成对参会人员会后行为约束的三道关口。同时根据会议的评估所写的会议总结报告也是分清责任的重要一环。

会议评估拥有如上四种重要作用，这就使得我们必须对它有所了解。首先就要了解评估的内容都有些什么。

2. 评估的内容包括

会议的评估需要很多环节，根据会议的不同性质评估的内容很多。比如，不是审议性会议的表彰大会。它就极为需要媒体的参加，对媒体作用的评估是核心，媒体的作用甚至大于会议本身。而对审议性会议来说，有些需要媒体，有些则不能让媒体介入。有些高度机密的审议性会议例如“面对竞争对手的恶意收购，我们将采取什么应对办法 ”，而召开的董事局会议议能让媒体参加吗！

一般审议性会议的评估需要考虑如下因素。

对会议的宣传效果如何，参会人员在会前是否充分理解了参会的目的

会议的主题是否具有现实意义 是否得到了充分的解决方案

会议的议程安排是否合理

会议的议程安排是否紧紧地围绕着会议的主题

会议的议程之间是否有更好的衔接

会议举办中是否有人严重违反纪律，我们采取了何种解决办法

会议举办中会议的主持人是否做到了中立 主持水平如何

会议的举办中组织的领导人是否严重的阻碍了参会人员的辩论

会议的举办中是否有特殊事件发生，我们采取了何种解决办法

会议的举办中会议记录是否完整，是否符合法定程序

会议的举办是否按照章程规定进行

会议的举办有没有让参会人员觉得被人冷落或轻视

会议的发言人发言的内容是否与会议的主题切合

会议的表决方式是否合适

会议的决议中是否包含着执行情况

会议中是否有活动 活动的效果是否达到了

会议中是否有休息和吃饭的时间，安排得得当吗

各种会议是否按时进行了

会议的各类设施是否完备，是否运转良好

会议的参加者是否对会议满意

会议的召开对参加者有多大的意义 能否解决他工作中的困难

会议的参加者还愿意参加这类会议吗

您参会的目的是什么 是为了学习还是休息

会议服务人员的工作是否得到了肯定 会议的主持人和组织的领导是否忽略了他们的劳动。

如果有其他单位参加，是否对他们的到来合力去给与了感谢。

会议结束后，会议的主持人和组织到领导人是否进行了总结。

了解了以上评估内容，如何评估就成为了问题的关键。

3.如何进行评估

对于会议评估的时间要选择好，我们总不会在会议正在召开之际来进行吧。所以说评估会议的最佳结果就在于会议刚刚结束的时候。

会议评估的方法最好是进行当面问询，对于小型会议来说，会议的评估比较简单，全部工作完成后可以进行问询。对于大型的会议召开时，往往是要分成若干组，还有可能组织参观或者访问。参加人员在会议完成后也许就要离开会场，根本没有机会对他们进行问询，在此时对于大型会议的评估可以分阶段进行。

对于可以现场问询的可以进行当场提问或者进行调查。如果很难进行当面询问，我们可以通过邮送或E-MAIL调查问卷或电话调查。为了更好地进行评估，我们可以进行分会场或大会会场时时跟踪等等。

经过上述方法得出的会员观感非常重要，它是会议评估人员的第一手资料。会议评估的工作度其实并不轻松，它需要接触上到会议的主持人和组织领导，下到一般参会人员甚至工作人员的所有到会人员，评估的成功与否需要参会人员的积极配合，因此会议评估需要进行繁重的工作。

对活动评估是应该注意的事项

应该做的错误的做法如何改进

把对组织和会议最有效的信息安排全不要不分轻重缓急一切问题都列出设计的问题不要太多，语言要简练晦涩的专业术语只能面对专业人士阅读反馈信息要冷静对反面的否定的评价反感得到肯定意见多的时候，要表扬对否定意见多的隐瞒，应自我批评仔细分析评估者评估的动机完全相信评估调查表面的文字这些都是为了得到好的评估报告，接着写作会议总结报告，会议总结报告将分发给组织的各领导阶层。目的就是为了让各阶层更好地完成大会决议的内容，这时候会议是否开的成功的关键环节执行便出现在了我们的面前。

4.会议决议的执行

会议决议的执行是关键的环节，所有做出的决定必须得到遵守，要确保行动的一致，还需要规定完成的时间。例如法律规定：股东大会通过的有关派现、送股或资本公积转增股本提案的决议，公司必须在大会结束后的2个月内实施具体的方案。

对于大会决议的执行既不能偏离也不能暗中阻挠。在大会的决议中最好要明确决议的执行单位，如果没有明确地执行单位，应该把决议分散到相关的各个单位，最好用客观的数字来作为是否达标的标准。例如要求经营单位提高利润精确的百分比；要求执行单位必须在多少天或多少小时内完成任务。

决议中应该明确的指明，完成与否的奖励与惩罚。只有这样才能够把会议的决议真正的贯彻下去，会议才能够算是真正的开好了。对于要求制定某项措施的决议，应该明确制定者是谁，制定完成后应该交给谁。如果在会议召开期间审理完就交给大会。如果是会议闭幕后，那就需要交给会议的常设委员会。

【实战练习】

1.想一想

下面是一份会议评估报告，根据上文的介绍，您个人认为它最缺少什么

场次议题1议题2其他是否达到您的预期效果对会议有什么意见1

2

…

2.选一选。请问下列的表格缺少什么 为什么

会议名称2006年某公司职工代表大会会议内容1听取并审议经理年度工作报告。2各项福利制度的贯彻会议时间2006年4月1日上午

会议地点公司礼堂

经费预算16万元。

主办单位工会

3.提升训练。会议成果评估完毕后，就要进行会议总结报告，上交给企业的领导人集体和是会议的组织者，经过他们的审核后，将对企业内的人员或对外发布会议成果。请你根据上文的知识写一份会议评估总结。

参考答案

想一想。没有列出到目前对决议的执行情况评价，没有被调查人的情况，没有调查机构的情况（诸如姓名，签字等）等。

选一选。缺少标题，所有的文书都需要标题；会议拟定的规模，例如出席人员，列席人员等等情况。有待加强的内容是费用预算比较笼统，应该包括诸如饮料等具体的预算项目；虽然有主办单位，但却没有具体的执行人员。例如工会的某人负责联系，某人负责会务等等。

训练提升。本题没有具体的参考答案，只需要提醒执行环节的确认。最好结合第一章中的各类文书写作来丰富总结。

第三章 提出问题

提出问题是我们参加会议的根本目的，会议的召开就是为了更好的解决问题，参会代表提出解决问题的方法将是大会欢迎的举动。然而，这一举动需要一些先决的条件来限定。否则，没有秩序地进行问题的提出，将会干扰大会地进行，从而阻碍解决问题的步骤发展。

对于这些原则每个人都需要了解，提出问题的术语就是动议或提案。如何进行动议或提案，才能有效地促进解决面临的问题，将是本章着力解决的关键点。

第一节 动议的内涵

第二节 对动议进行整理

第三节 修正和撤销动议

第四节 反对不同意见者的动议提出原则

第五节 动议被反对甚至否决是的应对方法

第六节 解决群体性思维

第七节 当天议题的确定顺序

第八节 特殊动议

第一节 动议的内涵

关键词 动议内涵 提案 分类

学习作用 只有充分理解好动议我们才能够把最有利于大会进展、最有利于组织发展、最有利于自我利益诉求实现的动议提交给大会，获得认可。

思想来源　 《罗伯特议事规则》第二条；第十二条之第五十五节等①动议是会议中最重要的环节之一，同时也是利益冲突最多的环节，更是会议能否成功召开的关键环节。前面的章节中我们多次提到动议这一词汇，虽然它不难理解，但是我们对于它的具体内涵又知道多少呢 在本节内我们将对动议进行详细的介绍。

①尽管《罗伯特议事规则》的主要研究体是以议会为代表的西方政治会议，但是凡是会议总要遵循一些规则。而其种类较多、分析透彻、运用成熟的提出问题诸方法，对于经济领域内的会议也有所借鉴。在写就本节的过程中，本人也参考了一些政治会议方面的文件。

尽管经济领域内的会议并没有成熟的提出问题的术语，但其本质其实早就存在。例如在某次会议上，公司董事长说：“鉴于企业目前的情况，吞并竞争对手某公司我看不宜实行。我看就先放一放吧！”。

“放一放”是很不专业的语言，但大家都可以理解，其实它本质上就是《罗》中的“搁置桌上”或“无限期推迟”这两个动议。

再比如，我们在开会的时候，常常因为激动而发生争吵，争吵的结果就是不欢而散。而作为经济界会议中的主持人和参会人员，却没有专门的术语来解决这一问题。往往是等到事情发展到危及的时候才出面阻拦，或者根本没有处罚手段。

一般情况下都是其中一方（某甲）站起来对主持人或领导者，面红耳赤的说：“他这是诬蔑，如果您还对他的行为置若罔闻，那我也只好效仿了！”。

而这一问题其实就是《罗》中所说的特权问题，而某甲的行为便可以称之为深入理解

当我们发现企业内有某些问题的时候，在参加会议时我们用什么方式提出这个问题呢 方式只有两种，或是口头提出或是用书面形式提出。如果我们提出的问题是以口头表达为形式，我们就把这一行为称之为动议。

如果我们提出的问题是以书面为形式提出，那么我们就把这书面的问题称之为提案。提案必须经过连署才能够形成大会的讨论事项，动议也必须要经过附议才能够形成大会的讨论事项。

1.动议的内涵表述

动议表达时的遣词造句应该以能表达发言者的意思为根本，只需要记住：动议应该尽可能的简要明确，而且一个动议应该只限定于一个主题。例如动议者在会议开始进行讨论时，可以说：“我动议为了解决资金流问题，我们可以出售水泥场”。如果有人说“我附议”，这时大会就可以对这个建议进行讨论。会议的主持人这时应将动议复述一遍，如果动议较为复杂，会议主持人还应该询问陈述内容是否得当，如果动议人表示认可，那么会议就开始对它讨论。如果动议者有词不达意之处，主持人可以加以修饰，但只能改其词句而不能改变其本意。一旦有改变动议者的本意情况出现，动议者则可以予以纠正。改变动议者的本意违反议事规则，属于秩序问题，在场任何出席人均应可以纠正，而非仅动议者可以纠正。

如果动议者的动议比较重要或特殊，会议的主持人可以要求动议者，将动议写成书面提案。这时就需有人联署同意。一般联署有人数限制，这一点需要注意。

“申诉”。《罗》对特权问题并没有进行较为详细的说明。因此，本书参考了其他文件，特别进行了补充。例如把特权问题分为三大类：权宜问题、秩序问题、权益问题。此部分详见第八节。

在经济界审议性会议中运用不专业的术语会引起日后法律和理解方面的分歧，因此，比较成熟的政治术语则可以被借鉴。当然，经济术语也可以运用于政治。例如经济学术语中的“利益相关者”，就在2005年被美国引入到了自己的政治术语中。

明确了动议的内涵，我们就需要理解动议的类型。动议的划分包括许多方法，下面的内容就是两种最常见的动议划分。

2.动议的类型

动议如果按照目的划分，我们则可以分为八种类型。

动 议 的 目 的所 属 目 的 动 议 的 专 有 名 称修改或修正某一议题修正动议，提交委员会动议反对某一议题推迟到一定时间，搁置桌上。

压制辩论议题以前的问题，限制或结束辩论压制问题反对考虑它。无限期推迟，搁置桌上。

第二次考虑某一问题重新考虑。

议程和规则当天的议程，特殊议程，规则的暂停，次序问题，申诉，结束集会确定休会时间，休会

其他宣读文件，撤回动议，特权问题对于各动议的具体解释我们将在下面的章节中具体介绍，此处只介绍划分的方法。

从动议与问题的关联程度划分。提出的动议与问题的关联程度有三种，针对问题而提出的动议（主动议）、为了更好的解决问题而提出的其他动议（附属动议）、为了更好的进行会议而提出的其他动议（附带问题和优先问题）。这三种动议都有自己的专门术语，而且三者的优先权不相同。下面我们将具体对三者进行介绍。

主动议。主动议是指对某一问题提出的正式处理办法，它必须独立存在，不依存于任何其他解决办法。例如“为了平息职工与公司的矛盾，我动议接受职工工资提高百分之十的建议”。而不能够用这样的语句“为了平息职工与公司的矛盾，我动议接受职工的建议。”，职工的建议有许多种，根据动议只能有一项问题的原则，这种动议不明确。

动议的运作过程要经过附议和讨论以及表决，方能完成全部程序。

附属动议。附属动议是指依附于主动议的动议，它的目的是使主动议得到最合适的处理。在审议程序上附属动议优先于主动议，也就是先审理附属动议然后在审理主动议。附属动议主要有：搁置桌上、散会动议、栏置动议、停止讨论动议、延期动议、付委动议、修正会议、无期延期动议、以前的问题、提交或重新提交委员会、推迟到某一天等。

例如，对于“为了平息职工与公司的矛盾，我动议接受职工工资提高百分之十的建议”这一动议，大会上进行了激烈的争论，双方的理由似乎都很充分。管理层说出了公司的困难、职工的工资在本行业内已经属于中上等水平，动议人和支持者则列举出了本公司职工的水平明显高于行业标准、公司职工的加班次数明显比行业平均水平高出许多且没有加班费等等。双方站在各自的立场上互不让步，为了避免冲突，可以动议“鉴于事情的复杂性，我动议对此动议的讨论和表决推迟到下次会议”。

在诸多附属动议中除了修正动议以外，如果要想推迟或反对它们，我们可以采用动议附带问题和优先问题先将它们暂时搁置起来，因为附带问题和优先问题的优先顺序要高于附属动议。

附带问题。附带问题是从主动议中派生出来的问题，所以它的优先权高于主动议，附带问题包括申诉问题、次序问题、反对考虑某一问题、宣读文件、允许撤销动议、规则的暂停等。

例如“为了平息职工与公司的矛盾，我动议接受职工工资提高百分之十的建议”这一动议，在辩论过程中，动议人清楚地知道了目前公司的情况，接受动议的情况不会出现，因此动议人决定撤销动议。在此时他要提出的动议就是附带问题，它是从主动议这一问题派生出来的动议，没有主动议就没有这一附带动议。所用的词句可以这样说：“鉴于公司目前的情况，我动议大会允许撤销先前的动议”。

对于附带问题如果我们不想进行讨论，可以动议优先问题。优先问题的优先顺序是动议中最高的动议。因此对它的使用也比较严格。

优先问题。优先问题与主动议并没有明确的关联，它们在大多数情况下是属于并行的两个问题，但它的优先权高于主动议。它们的重要性高于主动议，因此往往是急迫的问题，或是为了大会更好的进行而必须采用的方法，所以它一般不能辩论，只需要参会人员大多数人同意即可。

优先问题主要有确定休会时间、休会、有关会议及其任何有关大会或其任何会员的权利和特权的问题、要求进入当天的议程。

例如在对上述动议进行讨论的时候，双方激烈的争吵将有可能使会议失败，在这种情况下为了更好地进行其他问题的讨论，大会参加人员就可以动议休会。如果上述动议是上次会议遗留的问题，因为遗留问题往往排在本次会议议程之前进行讨论，所以我们可以动议“进入当天的议程”，先讨论本次会议要讨论的问题，然后看时机是否成熟再讨论上述动议。

其他问题。其他问题包括废除动议、动议的再题、重新考虑三种。废除动议与主动议是并列的主动议，因此它没有优先权。重新考虑则分为四类重新考虑主动议、重新考虑优先问题、附带问题、附属问题。动议的再题同样也分为上述四类。例如对上述“为了平息职工与公司的矛盾，我动议接受职工工资提高百分之十的建议”这一动议，反对者就可以动议“鉴于公司目前的发展情况，我动议废除此项动议”。动议说完之后，就可以说明公司的情况。

【实战练习】

1.想一想

下面是一种对于动议的见解，请问我们应该如何评价这种想法

动议简单的说就是对于某一问题的解决方式提出自己的意见。动议的提出必须合法，如果是随便的谈话，将不能称为行动的准则。只有合法的动议才是行动的准则，决不能因为某人的某种职务而代替应有的合法程序。

2.选一选。请问下列议题顺序哪个是正确的，不正确的应该如何更改

（1）确定休会时间——休会——特权问题——当天的议程（2）申诉——反对考虑某一问题——宣读文件——撤销动议（3）搁置桌上——以前的问题——提交委员会——修正（4）废除——重新考虑——无限期推迟——规则暂停3.训练提高。请根据我们上文所列的知识，将动议的讨论顺序列出来。

参考答案

想一想。这种见解是非常正确的，由于我国自古的特殊国情，程序问题往往被人忽略，特别是对于某项正确事情的处理。

选一选。第四项议题顺序不正确。首先规则的暂停属于附带问题优先权高于属于附属问题的无限期推迟；重新考虑动议属于其他动议，如果重新考虑作用于优先问题，那么其优先权大于优先问题；如果作用于附带问题，则高于附带问题，所以不能确指优先于什么问题。废除动议等同于主动议。所以第四种是错误的。

训练提高。一般情况下的顺序是。确定休会时间——休会——特权问题——当天的议程——申诉——反对考虑某一问题——宣读文件——撤销动议——规则的暂停——搁置桌上——以前的问题——推迟到某一天——提交委员会——修正——无限期推迟——主动议——废除。动议的再提和重新考虑具体问题具体分析。

第二节 对动议进行整理

关键词 提出 规则 步骤

学习作用 充分学习好动议提出的规则和步骤，可以有效地减少因为程序的不合法，而导致动议提出失败的几率，更加有效的保护大会和自身的利益诉求。

思想来源 根据《罗伯特议事规则》等会议书籍增加①动议的提出需要一定的规则和步骤，如果我们不能够更好的理解它们，就会被确认为不合乎程序而导致动议提出的失败。

深入理解

在参加会议前，为了让我们的利益诉求更好的得到体现，我们首先应该先对自己的议题进行选择和搜集与筛选。这不单单是参加会议人员应该做的，对于会议的组织者和主持人来说，他们也需要对议题进行选择。

1.议题的选择和搜集与筛选排序

因为在日常运作中组织会议的组织者就是组织的领导者，因此领导者在日常工作中，就应当对本公司、本部门、甚至本行业的发展情况有一个全面的了解。

①《罗伯特议事规则》主要针对的是会议进行时阶段，对于会议进行前和会议进行时选举之后的工作并没有过多的阐述。然而在实际的生活与工作中，会议进行时所提出的动议，往往是经过这样的过程才最终完成：会前思考、会前加工整理、会上提出、会上辩论、会上表决、形成决议等六项工作。

对于某一问题的发现或者提出解决办法，往往是先有一个大概的轮廓，然后根据这个轮廓进行深入思考，在思考的过程中也就是对之进行加工和整理。最后才能拿到会上进行提出。

因此，本书对会上提出前这一环节进行了补充。

当已经确认我们的问题必须要用会议这一形式才能解决，并且确定了召开会议的日期之后，会议的组织者就要有针对性地搜集一段时间以来各方面的事务和工作的进展情况，例如有哪些成绩和经验 出现了哪些问题 哪些问题有相当的普遍性 哪些问题亟需研究解决等等诸多问题。

这样做不但可以使我们广泛和深入细致的了解所遇到的问题，而且可能会从中得到某种启示，更会使我们可以清楚而明白的向参会人员讲清楚问题的来源。参加会议的时我们也会本能的意识到哪些办法是不合适的。

2.对议题的加工和调整

当对问题选择完毕后，会议的主持人就应该发放开会的通知书。接到会议通知书后，参会人员自然会考虑自己对这些问题的意见。在大型组织的会议上，会议发放通知与开会的时间间隔比较长。因此在这段期间，参会的代表会对议题进行思考，提出针对这些问题的解决方案。最终再进行加工整理，正式作为议案带到大会上来或者作为分公司的意见或者自己的意见。另外各分公司的代表还会根据这些问题提出自己认为必要的议题，甚至各分公司的代表还会带来自己认为有必要提出的议题。

对于大会来说，如果不允许提出自带的议题，大会讨论对象只能是已经确认了的议题。但如果允许提出自身的议题，大会就需要对这些议题进行甄选。另外，分公司或部门为了更好的表达自己的意见，往往也要对本分公司或部门代表们的议题进行甄选，甄选的方式就是对议题进行加工和调整。

对议题的加工和调整主要包括以下几个形式。

撤题。撤题就是把那些不能或不必拿到会议上的议题删除。但是在撤题的时候，除非是违反国家法律法规或本组织规章制度的议题外，最好不要删除。如果涉及重大的问题和决策，还应该召开领导集体决定是否提交给大会进行讨论。

转题。转题就是把那些不属于本级领导或本部门研究的问题，转给相关部门或领导去处理。例如某公司的代表提出了“提高职工业余生活质量，建设体育活动场所”的议题，某公司就应该把这一议题转给工会部门，由工会部门进行甄选，然后带到大会上进行讨论。

缓题。缓题就是对那些因材料准备不足、情况复杂一时难以搞清问题的根本所在的议题，进行暂缓处理。甄选领导或机构应该要求职能部门或有关单位进行材料补充，之后再进行一次甄选，如果仍然准备不足就应该撤题处理。

协调。当议题的内容涉及多个部门和单位的时候，应该先协调各单位，要求各单位的领导联席讨论。为了防止在联席会议上，各单位为了自身部门利益而互相扯皮。凡准备让会议讨论的问题，一律请主办部门主动与有关部门协商会谈，如果不能讨论成功，则一般不要作为议题。如果部门之间不能协调，可以请有关的领导批交有关负责人进行协调，对一些比较复杂或意见分歧比较大的问题，建议分管的领导进行协调。

深化议题。有些议题由于本人的阅历或视角问题，看似很普通，但是如果换一个角度也许就成为了全局性的议题，在这种情况下应该把深化了的议题作为议题提交给大会。例如对“提高职工业余生活质量，建设体育活动场所”这一议题，可以采取深化议题的方式，甄选部门或领导可以转化为此类议题“为了加深企业的凝聚力，建议提高职工业余生活质量，增设体育活动场所、开设职工信箱等”。

根据上述四条原则我们应该把好议题的质量关和数量关，如果议题太多，其他人或其他部门也可以提很多的议题，这样将使得大会过多地探讨问题，很容易丢失既定讨论方向。为了更好地进行大会、讨论更重要、更有实际意义的议题，大会组织者应该加强计划性、统筹时间、列出计划、做好各项议题准备工作，特别是制定一份“会议议题检查表”，它的具体形式如下。

会议议题检查表

主 题

企业现状如何

问题点是什么有哪些

改善点在哪里

改善案是什么

改善的效果

改善的问题点有什么

执行时间

所需费用

所需人员

是否有前例

其他公司的例子

附注资料

这些工作都做完之后，我们就需要注意动议提出的规则了。

3.动议提出的规则

动议提出的规则主要是指提出动议的内容规则、时间规则、程序规则。

动议提出的时间规则。如果在会议通知中，我们已经列明了议案的审议内容，则一般应该按照通知上的进行审议。如果是比较重要的临时议案，则要求时间规定。例如上市公司的时间规则就包括：第一大股东提新的分配方案时，应当在该年度股东大会召开的前10天提交董事会并由董事会公告，不足10天的不得在本次年度股东大会上提出。

动议内容规则。动议内容规则主要是指一项动议只能有一个问题；对于较为重要的动议，例如罢免总经理或改变经营方向等重要的议题，应该采取书面议案的形式；如果问题比较复杂，可以分成几个部分，但除非经过大会允许我们不能自动把它分割开来。

动议程序规则：只有程序合法，动议的提出才合法。动议的程序一般如下说表述的顺序进行。

寻求发言资格。动议者应向会议的主持人请求发言。请求发言的时候应该是没有其他问题在讨论的时候，如果你的动议优先权高于目前正在讨论的，则可以不必顾及这一要求。

会议主持人许可。动议者如果没有违反上述原则，那么会议主持人就应该立刻同意其发言。

得到附议。动议者只有在得到附议的情况下才有资格发言，否则将发言失败。

会议主持人复述。会议的主持人应该再复述一遍动议人的动议内容，如果发生某种特殊情况，动议人可以动议撤销自己的动议。对于自己的动议在没有人发言反对前，可以进行修正或撤销。在撤销或修正的时候，动议人应该征求附议人的意见，原动议的附议者也可以撤销以前的附议。如果附议者不撤销自己的附议，动议人对于自己新的动议仍需要其他人再次附议。

最后时进行讨论并表决，最终公布是否通过的结果。

【实战练习】

1.想一想。下面是某公司的议事规则中，关于修正案的条文。请问它合理吗 如果不合理，将如何改进 为什么

第二十四条：会议“议题审理委员会”若认为原议案人所提的议案或动议，有待修正的地方，须向原议案人或动议人征求意见。如果原议案人或动议人不同意，可以按以下方式进行修正。

一。分层修正。即对原议案或动议可提出修正案 ，此被视为第一层修正案。大会审议时可以针对此修正案进行辩论。对于此修正案仍可以进行修正，此被视为第二层修正案。第二层修正案的优先性高于第一层，若第二层修正案正在进行审议时，即代表第二层修正案成为第一层修正案，这时仍可对新的第一层修正案再提新的第二层修正案。

若无第二层修正案，第一层修正案即取代的原案成为新的原案。可对新的原案再提新的第一层修正案。

如无第一层修正案，即处理原案。

原议案和第一层修正案以及第二层修正案，都可以提出替代议案。如果替代议案获得通过，签署三议案则自动被替代。

二同时讨论。对于各类修正案和原议案一并交给大会进行讨论，如果各项修正案间互相对斥，讨论通过某一项后，其余可不必讨论。

2.选一选。某职工代表接到了参加职工代表大会的通知，并且通知部门也提供了提交议案的时间和地点和方式。班组议案应该交由所在的部门，由所在部门组成代表团参加职代会。某职工立刻和所在的班组进行讨论，认为目前企业的薪酬制度不符合目前的行业，建议企业增加薪酬。某职工把议案交到了所在部门，所在部门的领导看后，哈哈大笑：“你呀，你是谁呀！你还真以为自己是经理呢 这是你考虑的事情吗 你这个议案不能带到职代会上去。”。请问这位部门领导的做法合适吗 下面的说法那个合适一些。

（1）某职工自不量力，不应该提交这样的议案。

（2）某职工有权利提出自己对企业的看法，但这份议案因为不是职代会的范畴，不应该被提交。

（3）某职工的做法正确，企业部门的领导应该作为本部门的提案。

（4）某职工的做法虽然正确，但超出了本部门领导的管辖范围，不应该由本部门提交上去，应该转给工会。

3.训练提高。在一次会议上大家争先恐后的发言，你一言我一语，商讨得非常热烈。会议主持人时不时的插言，告诉发言人：“你怎么会有这个想法呢 不对，我看应该是这样的”。老刘刚刚说完一句，老张就说：“老刘，你的想法真是愚蠢，我看应该是这样。”，请问，这样的会议应该是什么样的会议，这样的会议应该出现在审议性质的会议吗

参考答案

想一想。第一种修正方式虽然比较全面，但因为较为繁杂，非常容易加重大会的工作量，所以不宜作为大会的审议方式。第二种则较为适用于大会的审议方式。对于具体的修正方法，我们可以具体参考第三节。

选一选。第四种说法是正确的。

训练提高。这样的会议应该出现在非审议性质的会议里，但即使在非审议性质的会议内，也不应该如此毫无秩序的发言，且没有时间限制和规则限制。这种会议最好出现在：可以让大家畅所欲言的提供解决办法的各类非审议性质的会议内，但会议主持人也要注意能够带动不主动发言的情况。而且这种会议往往出现在比较熟悉的人当中，如果有新加入者绝不能如此。即使不对新加入者如此随便，也会让新加入者认为：“看，他们关系那么好，我说话可得小心点儿。他们之间能这样可并不代表我也行。”。这样无形之中，就会让参会人员之间产生隔阂。这种会议形式同样比较适合于小规模的初创企业开的非审议性会议，这样可以增进感情。但是要注意即使说玩笑话，也要注意度。特别是会议的主持人，如果发现出现思想顶牛的时候，严格禁止玩笑话的出现。

第三节 修正和撤销动议

关键词 修正 撤销 原则

学习作用 修正和撤销动议有一定的原则和程序，只有理解了它们我们才能够更好的达到我们的目的。

思想来源 《罗卜特议事规则》第二十三节和五十六节修正和撤销动议既可以用在：因为新情况的发生，动议人主动提出修正和撤销自己提出的动议；也可以用在因为反对意见太强大或反对意见中有合理成分的前提下我们主动提出；另外反对人员也可以利用这两种形式来反对动议人的动议。

深入理解

当动议人遇到强大反对意见的时候；当动议人发现情况发生改变，需要对提出的动议进行某种变动的时候，动议人就需要用到修正动议和撤销动议。修正动议并不是简简单单的增减某些词句的问题，它需要一定的程序和原则。

1.修正动议

修正动议的提出要有适当的语言形式、修改规则以及应用范围。修正动议的优先权排在优先问题和附问题之后，它属于附属问题，在附属问题中它只优先于无限期推迟动议。

修正动议的语言形式和应用范围。修正动议的语言形式是“我动议修正关于某某动议或议案”。它应用于除了无条件休会动议、进入当天议程动议、一切附带问题的动议、搁置桌上的动议、以前的问题动议、一项修正案动议、无限期推迟动议、重新考虑动议、结束或限制辩论动议、放松辩论的限制以外的其他动议。只要不是“修正案的修正案”，修正动议本身是可以再进行一次修正。

2.修正案的形式。

如果我们的修正动议符合以上原则，那么我们就需要对修正案的形式有一个明了的认识。修正案的修改一般通过以下途径。

增加或插入某些词句或段落。例如原动议为“反对为了偿还银行欠款而出售公司股票”。增加或插入的形式可能是“强烈反对为了偿还银行欠款而出售公司股票的动议，为了偿还银行欠款，我们可以通过诸如出售不必要的交通工具或办公设施等方法来进行。”

删除某些段落。我们上面举的例子不能获得通过，在这种情况下我们可以再提出一份修正案，这份修正案与上述的本质相同，只是删除了其中一些段落。例如我们的动议受到了公司高级管理层的强烈反对，在他们的带动下我们不能获得多数，为了阻止出售公司的股票这一根本目的，我们可以在“出售不必要的交通工具”上退步，我们的修正案可以改为“反对为了偿还银行欠款而出售公司股票的动议，为了偿还银行欠款，我们可以通过诸如出售不必要的办公设施等方法来进行。”

删除某些词句而插入其他词句。如果在辩论中我们发现：高级管理层对于“办公设施”一项较为敏感，因此我们就可以把原议案 “强烈反对为了偿还银行欠款而出售公司股票的动议，为了偿还银行欠款，我们可以通过出售诸如出售不必要的交通工具或办公设施等方法来进行。”，修改为“强烈反对为了偿还银行欠款而出售公司股票的动议，为了偿还银行欠款，我们可以通过出售诸如不必要的办公设施或出租办公楼或降低福利等措施来进行。” 对于插入的词句我们是只能添加而不能删除。如果非要删除，只能先行动议，经过投票表决通过后才能删除。当会议已经表决将某些词句添加入某一项动议内，就不允许再添加相同意思的词句。会议的主持人应该先陈述建议修正的动议或议案的相应段落，然后再宣读要被删除的字句，之后宣读增加的句子，最后将修正后的段落宣读一遍。宣读完毕后，开始针对修正部分进行辩论和表决。

用同一题目的另一议案或段落“代替”待决的一个。我们的原动议是“反对为了偿还银行欠款而出售公司股票”，我们可以用“为偿还银行贷款，应该通过出售诸如不必要的办公设施或出租办公楼或降低福利等措施来进行”。

3.修正动议特殊应用

修正动议在对某些动议进行修正时有其特殊方法。例如对于会员人数的修正与对其他动议的修正不同之处便在于：不需要得到其他人的附议。每个人都可以提出自己的意见，然后对这些意见逐一进行表决，同样这些数字也不必进行辩论。

对于提名动议来说，修正动议其实是并不存在的，假如第一次提名被否决掉了，第二次提名则是一个新的独立的动议，与前一个动议没有关系。

对于议事规则或附则或章程的修正案，必须要有三分之二以上的人通过才可以，其他修正案一般只需要简单多数就可以。

当大会决定对某项动议进行讨论后，会出现很多种不同的修正案。如果这时会议面临终结，或者本届会议的本次会议将要终结，或者因为还有更重要的事情需要讨论，或者因为对这项修正案的意见争论很大，如果不把它搁置起来，就会导致会议的僵持，这时我们就可以把它提交给委员会。

这个委员会可以是临时性的委员会，这主要是针对本届会议多次会议的情况，而且多次会议都是在同一时间段先后开会。动议派生出来的问题就是讨论委员会的人数以及如何任命以及何时完成任务等等。这些都是可以修正的，项目修正可以不经过辩论，直接进行表决，这样做的目的是为了节省时间。

提交委员会修正的动议词是“我动议把关于某某问题的修正提交给某某委员会处理”。让他在会议闭幕后第二届会议召开前，由这个委员会进行讨论和修正，在第二届会议上这项问题将作为优先处理的问题在会议上进行讨论。如果没有常设的委员会，在会议上会议的主持人可以动议设立这样一个机构，经过投票表决后机构开始运作。

【实战练习】

1.想一想

如果在会议的进行中，遇到如下情况，应该如何处理

在某次会议上，某甲提出一项动议：“坚决开除消极怠工的人员。”，面对这样的动议，某乙坚决反对。辩论的结果是，某甲指责某乙：“哼，我知道你是什么人。懒惰无比！第一个就应该开除你这个蛀虫”。某乙也冷冷一笑：“呸，某甲。你这个马屁精。你怎么不说说工人为什么消极怠工呢 ”

2.选一选

在某次会议上，人们正在讨论“如何对员工进行奖励 ”，当主管财务的负责人说，“恐怕目前没有办法进行奖励，我们的现金如今非常紧张。三个月前，我们进行了一次大型的市场营销活动，目前还拖欠相关支持单位的费用呢！没有办法呀！我建议撤销这条动议。”。下面是关于财务负责人动议的意见 你认为，那条意见是正确的 说明理由。

（1）财务经理说的对，应该撤销这条动议。

（2）财务经理说的对，但不应该撤销可以进行修正。

（3）财务经理说的不对，不应该对这项动议进行撤销，但可以修正。

（4）财务经理说的不对，应该对这项动议继续进行讨论。

3.训练提高。根据上面我们提出的修正动议的方法，请对下面的动议进行修正。“为整肃纪律，我们动议开除消极怠工的工作人员”。

参考答案

想一想。在这种情况下，会议的主持人应该首先对某甲进行批评。然后点出某乙不应该跟着某甲也错。以错对付错，无论结果如何都是错的。会议主持人紧接着就应该借着某乙的话说下去。“某乙，你刚才说的非常对。我们应该找到消极怠工的原因，那请问你认为有哪些原因呢 ”。在这种情况下，某乙就会把自己的想法说出，如果是正确的，应该吸收，对某甲的议案进行修正。如果发现员工消极怠工的原因不在于员工，就应该撤销议题，针对消息怠工的原因，展开如何解决这个原因的讨论。

选一选。财务经理说的不对，因为动议只是针对“如何奖励员工”。并没有指出具体的表现形式。奖励包括物质奖励和精神奖励多种形式。公司的财务状况紧张，可以不进行物质奖励，但精神奖励往往更重要。同样也没有必要对这条动议进行修正，限定它的范围。如“如何对员工进行精神奖励”，公司虽然财政紧张，但只要你想对员工进行物质奖励办法总是有的。比如适当的减少某类不必要的办公用品，可以把它们当作福利发给被奖励的员工。但一定需要注意，物质奖励的物品千万不要有大的瑕疵。我们只是简单地举了一个例子，也许我的办法并不合适，但办法只要想，总会有的。

训练提高。

增加或插入某些词句或段落：为整肃纪律，我们动议开除消极怠工的工作人员，但具体问题具体分析，对于老员工要适当考虑“。

删除某些段落：”动议开除那些有意消极怠工的工作人员，但具体问题具体分析，对于老员工要适当考虑“。

删除某些词句而插入其他词句： ”为整肃纪律，我们动议开除消极怠工的工作人员，但我们提议应该在上浮工资10%的前提下“。

用同一题目的另一议案或段落”代替“待决的一个：”为解决消极怠工问题，应该上浮工资10%“。

第四节 反对不同意见者的动议提出原则

关键词 反对 方法 原则

学习作用 在本节的讨论中我们将根据各种情况，制定出各种反对措施和方法以及应用的原则。这样我们就可以有效地保护我们的利益诉求。

思想来源 《罗伯特议事规则》第十三节、十四节、十五节、十七节、十八节、十九节等①在会议中反对某人提出的动议非常正常，会议的目的就是为了集思广益。每个人的见解不同，更能激发出最合适的解决办法。但是我们不能因为为了反对而反对，所以在对某个动议进行反对的时候应该注意某些规则。

深入理解

反对某项议题是为了更好的解决问题，为了更好的让大会有效地进行，为了更好的达到自己的利益诉求。反对某项动议的情况多种多样，因此我们反对的措施也应该是多种多样。下面我们将介绍各种反对动议的应用条件，首先就是针对迟迟不能进入会议主题的情况。

1.进入当天议程

在某些固定会议召开前，会议的议题已经由上届会议或会议的常设委员会确定了当天的议程。由于某种原因会议迟迟不能进入当天的议程，这种情况下就需要具体问题具体分析。

会议有捣乱分子。由于审议性会议商讨的问题涉及到某些人的重大利益，他们可能采取一些措施来拖延会议的进行。会议的主持人和参加者除了分清谁是会议滋事者并采取对应措施外，可以要求”进入当天议程“这一动议。

①本节内容吸取了《罗伯特议事规则》中的营养，每个标题都是一个明确的动议名称。这些动议不单单是自己可以运用，持不同意见者也可以运用。每一动议运用的条件和适宜情况都作了清晰的讲述，并对《罗》进行了有益的补充。

”要求进入当天的议程“这项动议不需要附议。会议的主持人只需提问”我们是否进入当天的议程“。这时这些捣乱分子自然会反对，只要捣乱分子不是多数派，那么大会就可以把他们的言论搁置在一旁，进入以前预定的问题并进行讨论。会议的主持人此后就宣布议题程序，只要对于每项议题是否审议达到多数，捣乱分子的行为就不能得逞。

会议偏离议程。由于每个人的思维方式的不同，会议参加者往往会脱离原议题而增加其他议题。例如，当我们讨论”是否进行并购某公司“时，由于争论双方的激烈，反对方提出了”更换管理层“的动议。这时会议就偏离了轨道，在这种情况下，我们就可以提请”进入当天议程“来重新讨论是否”进行并购某公司“。

2.对这个动议提出申诉

我们可以对某项我们反对的动议进行申诉，运用它主要在于我们目前无法用正当的理由来反对它，只能暂时推迟它，利用时间差来思考如何反对，如何找到有效的反对理由。

因为申诉问题属于附带动议，所以它优先于产生它的问题，也就是说对于它的讨论优先于我们反对的那个动议，这件附属动议也许是我们反对动议的某一个部分，甚至跟这个问题没有丝毫的联系。例如我们的反对者在发言中失礼了，他在发言时说了不该说的话，例如他贬斥了主动议人；或者反对者违反了发言规则，例如不该他发言等等。

申诉问题不需要动议，但需要附议，得到附议后，由会议的主持人来决定申诉的理由是否正当。会议主持人应该说明自己判决的理由，如果有人对会议主持人的判决提出异议，那么就需要对申诉进行表决。

在表决申诉的时候，只能针对申诉本身，而不应该针对其他事情。

申诉表决如果判定我们失败，我们还有机会拖延时间用于思考问题，我们可以提出 ”重新考虑“的动议。

3.对这个动议提出”反对考虑某一问题“动议反对考虑某一问题需要有前提条件，那就是必须在对它进行辩论之前。也就是当动议人刚刚提出主动议的时候，主持人询问是否接受的时候，我们提出这项动议。”反对考虑某一问题“不需要得到附议，也就是说任何一名会员都可以对它提出”反对考虑某一问题“。例如，某人提出”为了还清银行贷款，公司管理层准备出租办公大楼“。一名董事站起来说”我反对考虑出租办公大楼“。这时会议的主持人员就应该问大家”大会要不要考虑出租办公大楼呢 “，如果否决，就代表动议或提案被否决。在整个会议期间被否决的动议都不能再考虑。

我们对这一动议的解释可以包括：这个动议与我们今天讨论的无关、这件动议会引起不必要的争论影响大会进行等等。

4.规则的暂停

规则虽然非常重要，但确定规则的目的是为了更好的完成会议，如果出现特殊情况，规则反而会阻碍会议的进行，这时就需要对规则进行更改或者暂停。例如，当我们发现大会之所以对我们的意见持反对意见，原因就在于我们没有系统地对我们的意见进行讲解，之前的说明并没有说的问题的本质。而这个问题需要很长时间才能说清楚，然而本公司的会议规则中有 ”每人发言时间不能超过五分钟“的规定，并且我们已经用完了我们的发言次数。这时我们就可以利用”规则暂停“来进行再次的说明。

因为这项动议不能辩论，不能修正，不能有附属动议，对它的表决也不能重新考虑。因此，对于反对者的要求是：我们的动议能否被大多数人认可。它运用的条件是在同一次会议上，不能两次为了同一目的而停止规则，它需要三分之二的多数参会人员的同意才能得到应用。

5.把反对动议搁置在桌上

搁置桌上动议属于附属动议中的第一优先动议，它服从任何优先动议或附带动议，它不能辩论、不能修正，因为它没有比它更优先的附属动议，所以对它的表决也不能重新考虑。除非会议表决需要重新考虑它，但需要三分之二以上票数。

这个动议的目的是推迟某一议题，只要有多数人支持不能”从桌上拾起某个问题“或”现在就考虑某个问题“，我们就可以压制对方的议案。

当对方受到反对后，提出了对该动议进行修正并且已经交付给大会后，我们提出对修正案”搁置在桌上“，那么不但使修正案，就是主动议本身也一同被搁置在桌上了。

6.推迟到某一天

它服从于任何优先或附带动议以及搁置桌上和以前的问题的动议。应用这一动议的时候，我们需要对某一天进行仔细的思考，因为如果对方不同意只能是对时间进行辩论，而不能对推迟本身进行辩论。这个动议需要三分之二才能够通过，因此，我们需要找到比较多的同盟者才可以达成目的。推迟并不代表彻底否定对方的动议，推迟的时间也是不能超过本次会议的会期。

7.无限期推迟

无限期推迟的优先权只高于主要问题和特权问题，它等同于废除主动议，但它的主要目的在于完全排除在某次会议中讨论某个问题，之所以不采取废除措施，是为了顾及主动议提出者。因对这个问题不能修正，如果对方想反对我们，只能通过”以前的问题“这一动议形式。

8.废除

废除没有任何优先，它只能是针对主动议，它不需要附议。它可以针对任何问题进行反对，即使是大会已经经过表决同意了的决议。

【实战练习】

1.想一想

在一次会议上，我们正在讨论”公司经理的工作报告“。公司经理和某董事发生了争执，原因是某董事对公司经理关于一年来运营成本中的日常开支一项的总体费用提出了质疑。并且质疑公司经理在自己女儿结婚时使用公司的各类车辆接送，并且让部分食堂工作人员去帮忙致使职工三餐受到影响的行为，以及经理收受属下和客户的礼金行为进行了批评。公司经理一听非常不屑。并且反击说某董事经常带领自己的家小，在公司的客户招待室进行大吃大喝。

会议主持人对于二人的争论认为”背离了正在讨论的事项，因此要求进入当天议程。“，请问会议主持人的行为是否必要

2.选一选

对待别人的动议时不应该有如下的哪些思想 为什么

（1）这个人真讨厌，只要是他的动议我就反对。

（2）这个人的动议虽然不好，但对我没有什么妨碍，不去理睬它。

（3）这个人的动议，虽然可恨，但却主要打击了我的对头，我坐山观虎。

（4） 哼，这次会议我本来就不想召开，管他呢，我去睡觉。

3.训练提高。请根据上面的内容，总结一下具体的反对方法和应用。

参考答案

想一想。会议主持人的行为有必要。虽然公司经理和董事的争论并没有脱离会议正在讨论的议题。但是公司经理的运营状况报告往往有许多内容，会议对此一项进行没有办法证明的讨论是没有必要的。但是公司经理和某董事的问题不能轻易的带过去。会议可以通过一份决议，对上述两种行为进行调查。调查结果交由董事会进行处理。如果是非公务消费则将由公司经理和董事分别进行补交费用。即使董事是大股东也要如此，因为这样做伤害到了小股东的利益。

选一选。这四种想法都不正确。会议应该是对事不对人；动议虽然没有伤害自己的利益，但既然它不是解决问题的正确方法，就更应该以组织的利益为重；为了反对自己的主要竞争者，当然在某些时候可以采用这种方法，但是既然已经看出这个动议明显的不好，就应该以组织的利益为重；对会议的召开如果有想法，可以不参加会议，但是既然参加了会议，就不能做干扰别人的事情。否则大会会对你进行处罚。

训练提高。对于本次提高训练，我们应该注意，不应该把反对方法加入进来，本节谈的主要是关于反对的原则，主要是从组织的利益考虑，而方法却带着权谋思想，往往兼顾自身利益的成分较多。因此，总结只能是针对上述七种具体原则。

第五节 动议被反对甚至否决是的应对方法

关键词 反对意见 应对方法 反击措施学习作用 当遇到反对我们建议的情况后，我们如何应对将是关键，如果措施不当，少数反对者可能就会成为多数者，这样我们的利益诉求就无法得到保证。因此，我们有必要对反对情况进行了解，并适当采取某种正确的方式。

思想来源 《罗伯特议事规则》第十七节、二十六节、二十七节①动议被否决的情况虽然不是动议人所希望看到的，但是动议人应该明白这也是正常的现象。特别是当这个动议破坏了某种利益平衡的时候，如果动议正确，就应该思考如何避免这种情况的出现，有什么应对的办法。

深入理解

动议遭到反对的情况很正常，每个人的思考方式都不同，再加上利益诉求的不同更会出现这种事情，因此不必慌张与气恼。我们的应对方式主要是：区分反对者多还是少，两者的应对方式并不相同。

当遇到我们的意见遭到反对的情况，首先要摆正自己的心态。

其后就要思考，我们的动议解释是否清晰、我们的动议是否太”高尚“，例如”水至清则无鱼，人至察则无徒。“、我们是否把对方的利益剥夺得太多，而给与补偿得太少，这就遇到了”攻人之恶，毋太严，要思其堪受“，总而言之，我们应该明白”教人以善，毋过高，当使其可从“，建议太好了就成为了坏建议。

最后认清反对者的人数，找到恰当的应对方法。

①自己的意见被别人反对是件很伤心的事情，特别是当我们的意见是在毫不利己的情况下，为了公司的利益提出的”最佳建议“。这就涉及到心态问题。

《罗伯特议事规则》告诉了我们应对的办法，本书则认为首先是心态问题，其次是认清对手的势态，最后选择应对办法。一定要注意第四节的八个动议同样适用于这种情况。

1.保持良好的心态

在会议上我们遭到反对，应该首先承认大家都是为了更好的解决问题，只是我们的解决方式不同而已。应该认真的考虑他的建议，如果正确就吸收；不正确也不能立刻攻击，而应该跟他首先进行认真沟通。

如果反对者仍然一意孤行并且有阻碍会议的行为，我们应该要求会议主持人提醒他注意。如果提醒注意后反对者仍然如此，这时我们就需要会议的主持人维持会场秩序，对反对者实施相应的惩罚。

2.反击措施

当我们的正确动议遭到了反对，反击的措施仍然可以有许多种，主要分为遇到了反对、遇到了强烈反对、遭到否决三种情况。

起初我们可以针对对方的反对意见采用”反对考虑某一问题“、”把某一问题搁置桌上“、”把某一动议推迟到某一天“、”无限期推迟某一动议“这四类方式进行反击，四类应对措施上一节已经介绍，在此不再赘述。

如果我们遇到了强烈的反对，我们就可以采用自己提出修正动议的形式做妥协。当反对力量大于支持我们的力量时，为了动议不致遭到否决，我们可以自己动议把我们的动议”搁置在桌上“、”推迟到某一天“甚至”无限期推迟“。

如果我们的动议遭到了否决，我们还可以提出”重新考虑动议“、”进行动议的再提“。因为大多数的动议形式我们已经在上一小节介绍了，在本小节我们主要介绍重新考虑动议和动议的再提。

3.动议的再提

当我们的意见被否决或被对方压制后，虽然原则上将不再讨论我们的问题。但是如果我们能够在会议结束前，争取到部分人士的支持。特别是争取到原先反对者的认同，我们就可以进行动议的再提。

动议再提本身特点。动议的再提本身有一个限定条件，也就是动议的再提本身应该有利于改变事物的状态。如果不是改变事物的状态，那么它将不能应用。例如，我们的动议是”将某一问题搁置在桌上“，结果我们的动议失败，反对者动议将这个问题提交给委员会的动议也失败了。这时，我们就可以提出”动议的再提“。因为这个时候，某一问题已经悬在了半空，应该如何处理回到了零起点上。所以，我们就可以进行动议的再提。

如果我们的动议失败后大会正在对某一问题进行考虑，或者我们在动议失败后反对某一问题的动议也被否决了，这时我们再提出”将某一问题搁置在桌上“无法施行。因为这样我们将回到第一次提出”将某一问题搁置在桌上“的情况，如果这种情况发生，我们的会议将永远围绕一个问题在辩论。

4.重新考虑

在提出重新考虑的时候，我们应该注意以下一些问题。我们应该能够证明”重新考虑“动议的会员是原案议决时参加投票了的会员，并且没有发言或在表决中反对过原决议案。”重新考虑“动议应该有联署人员，人员的数量可以根据会议的大小而规定。

”重新考虑“动议的时间。在某项问题经过表决后，另一项问题还没有提出前我们可以动议”重新考虑“要求对一个问题重新考虑。在这种情况下，对于那个问题的以前的辩论会自动消失。如果重新考虑的动议内容是不能辩论内容，那么重新考虑这一动议本身不能辩论。

如果重新考虑的动议被通过，主持人应该宣布对重新考虑的问题本身进入再次讨论，这时记录人员应该把这个行为记录在案，无论记录方式是详细记录还是要点纪录都要记录在案。

当会议一但对本次会议的主要议题或是议题的修正案进行了表决，在同一次会议上原则上就不再讨论它们，但是这并不说绝对不可以再进行讨论。例如我们可以通过”重新考虑“动议进行讨论，只是这项动议只能提请一次。但是如果我们对于重新考虑已经进行了修正，那么就可以再进行重新考虑。

重新考虑动议的运用条件。提出此项动议的参会人员必须保证自己是多数派，或者通过各种措施能使得自己获得多数派的支持，只有在此两种条件下才能使用这一动议。因为这一动议的实施需要三分之二以上的票数同意。重新考虑动议的应用范围比较广泛，只有休会、搁置桌上、从桌上取出讨论、停止规则等肯定性表决的动议不能使用。

如果某项动议已经开始实施了，则重新考虑动议不能应用；对于表决结果的重新考虑，只能在表决结果没有形成正式的记录时方能应用；如果某项动议正在讨论中则不能提出对某项动议的重新考虑，也不能对其他动议提出重新考虑，只能等某项动议讨论表决完成后才能动议重新考虑。

5.撤销动议

如果经过上述努力，我们的动议仍然不能够获得通过，我们就需要考虑取消这一动议，这就涉及到了撤销动议的原则应用。撤销动议属于附带问题，他的优先权排在优先动议之后。所以说如果当大会进行讨论某一问题的时候，原动议人希望撤销自己提出的动议，除非支持某一动议的人利用优先问题、动议反对考虑某一问题、申诉原提议人违反优先次序或发言礼节等申诉动议之外，原决议可以被撤销。它不必经过辩论可以直接撤销。

【实战练习】

1.想一想

在一次会议上，新加入者小刘发现：在会议进行中，别人提的动议都很容易的获得了通过。唯独自己刚一提出某项动议，就被许多人否决了。小刘非常的生气，他认为这是老会员在针对自己 请问如果你作为会议主持人你应该怎么办

2.选一选

上面的情况为什么会出现 请说明你认为的原因。

（1）小刘因为是新进入者，并不熟悉会议的具体情况，并不熟识其他参会人员，造成了某种不必要的错觉。

（2）小刘是新加入者，老会员在欺负他。

（3）小刘的动议有问题，人家是对事不对人。

（4） 有人策动对小刘的打压，让他尽快地加入到某个利益集团。

3.训练提高。请重点考虑一下，在什么情况下，我们应该主动放弃我们的动议 主动放弃动议是否代表着我们的失败

参考答案

想一想。作为会议的主持人，应该对每一位新进入者给于足够的关注。如果发现有人是在针对小刘，应该迅速给与保护。对于小刘的动议，若有轻微的违反规则，可以进行提醒，但千万不要批评。对于小刘反对过激的言论要立刻给与批评，对于小刘的过激言论可以进行适当的批评，但要肯定其优点。

选一选。上述四种情况都可能发生。

训练提高。在下列情况下，应该主动放弃自己的动议。一虽然有效，但对于组织的发展不利。二我们仅得到了可怜的支持。三我们的动议本身有严重的问题。四客观环境已经变化。五如果我们不放弃自己的动议，组织将会发生分裂。主动放弃动议永远不代表着失败，因为放弃自己提出的动议只是一种方法。我们还可以利用其他形式，再提出虽然某些形式不同，但内容实质相同的动议。

第六节 解决群体性思维

关键词 群体性 原因 解决

学习作用 解决群体性思维对于会议的开展和进行，甚至组织的健康成长都非常有作用。这种作用既有好的一面，又有坏的一面。

思想来源 根据社会现实和其他书籍进行的补充①群体性思维的出现将是极其危险的问题，它代表着组织产生了某种病症，如果不及时的处理将会使组织变成一洼死水。群体性思维是指参加会议人员无论针对什么问题，往往都选择同样一种思考方式或解决办法。

虽然群体性思维有着各种各样的危险，但仍然要具体问题具体分析。如果群体性思维出现在：企业初创时期、规模较小的阶段、某种特殊问题出现的时候，这种群体性思维不失为一种好的解决问题的方法。

深入理解

虽然群体性思维在凝聚力上有着很重要的作用，但是任何事物都有不好的一面。例如”永不服输“这种精神，如果是在”不识时务“的前提下，那将是非常可怕的一种精神。特别是对于市场情况瞬息万变的公司来说，这种情况更应该注意，对于一个组织来说”多种声音的存在“往往是一种比较好的情况。因为，这种情况下，人们有一种选择的权利。

即使选择失败了，在对经验进行总结的时候，也可以针对为什么没有听取其他声音而进行分析。如果”唯一的声音“存在着，则很难对自身的问题进行思考。因此，”唯一的声音“应该极力避免。那么群体性思维都有什么表现形式呢

①”群体性思维“并非一无是处，它主要适用于某类特殊条件，也就是说在常态下它是不适宜的现象。本节最大的特点是：在如何打破”群体性思维“这一点上，进行了非常系统地介绍，这是本节的独到之处。

1.群体性思维出现的形式

群体性思维的辨别其实很简单，它的主要特点就是：整个组织思想的同一或相似。它的具体表现形式就是：会上大家都选择沉默、处理方式都比较极端、大家都希望统一步骤、大家都反对或支持某一种情况或处理方式。

在这四种情况中，大家都选择沉默还有几种变异形式，诸如大家都说些无关紧要的话、遇到问题总是听领导的、到表决的时候都选择举手同意。

判断有无群体性思维不是以这四种形式为唯一判断标准，应该判定在某一个时期内这种形式是否反复出现。这一段时期往往是以一年之内或者三次会议以上，为考核的时间区间。

知道有群体性思维是件很简单的事情，在许多情况下，会议的组织者或主持人往往希望出现这种情况。这不是开会而是一种权谋，既然我们这本书的目的是为了探讨出一条更有效率的开会办法和解决问题的途径，我们就应该把它看成是件极其危险的事情，应该细细的品查它出现的原因。

2.群体性思维出现的原因

群体性思维出现的原因，无外乎四大原因。

权力等级思想。光辉与黑暗永远是并存的两个兄弟，中国将近六千年的历史进程中产生了许许多多的好思想。诸如”天人合一“，但是同样也有”人定胜天“的浪漫主义狂想。”官本位思想“一直影响到今天的人们。有的公司老板初创时期可以和大家同甘共苦，但是企业变大之后就变了。当以前的朋友问他，”你怎么会这么想“时，他也许会不屑的回答：”你的思想是因为没有处在我现在的位子上，我要全盘考虑。“。权力等级思想的表现形式有：听不进不同意见、对于不同意见的人善于搞权谋、对于事务处理总是妄自尊大、唯我正确等等。

参会人员选择错误。参会人员选择错误主要是参会人员都具有同一的利益诉求，例如你选择都是销售部门或都是宣传部门或都是生产部门。最可怕的是你选择的都属于同一利益小集体。

参会人员对团结的理解有偏差。参会人员的理解偏差主要是针对这样一种信条：组织内人员之间的互信非常重要，团结的气氛越浓厚，成员们就越会自由和公开的表达自己的不同意见。

虽然这一信条并没有根本错误，但对这一信条绝对化的人，忽略了团结并不等于所有事情都相同，团结是一种思考的过程，并不是思考的目的，我们开会的目的是为了解决问题。

开会的目的是为了团结也有可能。例如我们的公司管理层有着严重的对立情绪，在这种情况下，我们召开审议性的会议基本上是对双方对立情绪的弥合提出办法。但这一种形式毕竟特殊，如果开会的目的总是为了表现团结，那么除了对立这一问题以外的其他问题怎么才能找到最佳的解决方式呢

对于问题的思考，任何人都会有不同的看法，如果会议总是追求某种表面的团结，那么就会让一些有不同看法的人，因为自己的意见肯定不受欢迎而不会提及。这样我们也就丧失了一条真正的解决问题的最佳方式。长期以往会议将成为一种表面文章。

参会人员受企业领导人影响，都拥有了企业领导人性格因素。企业的领导人特别是对企业有着重大贡献的领导人，他的性格在很大程度上决定着企业的性格。例如企业的领导人是进攻性的性格，那么企业的性格也可能赋予进攻性，职工也自然是进攻性的性格。对某一件问题的处理也采取进攻性的方法。例如，面对竞争对手在本企业市场核心地区开办了某个分公司，进攻型的企业也许会立刻效仿，”你在我这里开，我就到你那里开“。甚至有些进攻型的企业领导还会想尽办法，动用某类不正当关系而去破坏竞争对手。其实这种情况是很正常的商业情况，没有必要立刻采取进攻的方式。应该仔细的思考他们这样做，象征意义大于实际意义吗 我们首先要做的是：”他在我的家门口能够与我竞争吗 如果可以，我有哪些不足地方需要尽快弥补“。

3.解决群体性思维的办法

解决群体性思维很难，首先是企业的领导人需要改变自己。

企业的领导人需要改变自己。企业的领导人应该认识到，企业领导人的性格会导致企业性格。因此，适当的收敛自己的性格很有必要。我们不要认为：我的性格已经很好，正是因为我拥有这样的性格，才能成就今天的事业。其实，事业的成就包括许多方面。例如环境和机遇。改革开放初期，我国各方面的法律还非常奇缺，冒险性格的人很容易获得成功；但如今法律环境已经初步健全，国际规则已经开始应用于国内，此时冒险性格的人将很难获得成功。所以说此一时彼一时。当初成就你的因素未必可以用在现在。更何况人与人并不相同。你当初做冒险事情的时候，你是看到了有三成的几率，可是那个人也许一成几率就敢干，还有的人可能只是”拍拍脑袋“就认为可能成功。

企业领导人改变思想后，就可以应用下面的技巧来打破群体性思维。

邀请外部人士参加会议。外界人士虽然不能参加表决，但是可以针对会议上的各种意见进行品评以及批评。外界人士因为不受公司组织内的思想习气感染，也可能不熟悉公司内的某种权力架构而敢于品评。这样自然会引起一些”胆量“较大的参会人员的附和。

企业领导人应该知道什么时候说话。企业领导人虽然不必像”泥菩萨“那样一语不言，但应该知道不到总结性发言的时候，不能流露出对某种意见的或赞许或反对的态度。

大胆鼓励反对者。经过上述两个过程之后，如果有反对声音出现，我们就应该鼓励他继续发言。由于群体性思维的存在，这时会有大批的声音反对他。这时，我们在保持中立的前提下，可以略略的漏出某种赞赏，但赞赏的分寸要把握好，否则，群体性思维就又会使大部分人开始迎合那个反对声音了。

强迫提出反对意见。如果经过上述三方面的运作，会议仍然有一边倒的问题，会议的主持人或组织者就应该强迫反对意见出现。比如：”老李，你对某某的看法有什么看法。不要人云也云。“如果”老李“的说辞还是没有创新性，你就可以对他的言辞进行批评。

领导进行自我批评。上述四种方法都不能更好的扭转这种群体性思维，会议的组织者和主持人就应该”正式的承认反对者的意见是正确的，以前自己的行为方式是错误的“。

鼓励给自己提意见。经过上面的方式后，群体性思维应该有些震动，但这时候，如果我们放松继续捶打，就有可能功亏一篑。因此，下一步骤更加重要。那就是利用企业内的内部报刊，或者会议通报或简报（注意这时的会议通报只是针对这次会议。如果这一届会议有许多次会议，这些简报就应该在参会人员休息的时候发放给大家。下次开会的时候还要对简报内奖励的人进行公开的奖励）等等对会议进行品评。大家赞赏反对意见，提倡创新的发言。鼓励给自己提意见，对某些正确的意见要敢于公开奖励。

头脑清醒注意甄别。群体性思维如果在这时被打破，很可能出现这样一种情况。由于群体性思维的存在，许多有不同想法的人的勇敢被调动出来，他们也许会爆发式的把不同意见都提出来。有些甚至极为尖刻，有些甚至极为错误。在这时我们对于尖刻的反对意见应该不能发火，要注意分清合理的方面；对于极为错误的意见应该敢于批驳，但绝不能批评更不能打击。只有这样群体性思维才会暂时地被打破。

有策略的让反对意见活跃一个时期。群体性思维的打破我们不能觉得在一次会议或这一届会议上就可以解决，群体性思维的产生有其长期性，因此解决也需要长期性的准备。但是在下届会议中如果开始就有反对意见出现，你就可以安然的按照正常的会议进行。如果仍然大家一致同意或反对，你就需要再进行一次有意识的支持反对意见行动。

【实战练习】

1.想一想

当你面对会议中普遍有一种不紧不慢的气氛，似乎大家都认为这个问题不太急，我们可以慢慢解决。在这种情况下，我们应该如何应对呢

2.选一选。对于解决群体性思维，下面的方法有哪些是有效的 说明理由。

（1）。尽量少发各类指示怎么开会的通知。

（2）。保持人们的知情权，对于问题的严重程度要如实告知。

（3）。对于群体性思维产生的根源要彻底铲除。

（4）。打破群体性思维的最好办法就是不断的攻击他的根源。

3.训练提高。根据企业领导性格决定企业性格这一言论，说说你的看法，它是好还是坏。好和坏的区别在哪里

参考答案

想一想。会议中出现各种问题很普遍，我们不能够应付问题，而应该去积极有效的管理。我们可以利用如下方法进行破解这种群体性思维。一、让会议秘书念书写的”紧急通知“文书，把我们正在讨论的问题的紧迫性告诉大家，让大家正确的认识问题的重要性。二、对于有争论的参会人员言论，在这种情况下可以发出引起大家的注意。三、向大家宣布”对于这项问题，我们将在半个小时内解决，希望大家积极进行思考。半个小时后，我们将对此进行表决。按照会议议程讨论其他问题。四、我们可以让一些人主动挑起争论。

选一选。124三项有效。第一项，如果会议的过程中总是发各类通知，告诉大家应该如何如何，那么参加会议的人员就会认为：其实让我们参加会议只是走走过场，领导们已经决定好了如何处理了。第二项，为了让大家更清楚的了解会议讨论的问题，这样做大家就会明白，会议不能随便召开，我们需要的是解决问题而不是官样文章。第三项，根本无法彻底铲除。比如群体性思维有一项领导性格决定组织性格。那么你怎么能够把领导的性格清除呢。只有让他的性格不要阻碍问题的讨论就可以了。第四项，无疑是极为正确的。不要认为群体性思维会在短期内解决，应该作长期的迎战准备。

训练提高。企业领导性格决定企业性格，这一点并没有什么好和坏，旨在乎于具体的情况。如果是企业初期，企业的领导性格应该对企业进行引导；当企业发展成熟后，就应该是企业的企业文化对企业进行引导。虽然企业文化在很大程度上受企业领导的影响，但因为企业文化的形成包括了领导群的整体性格与企业领导性格毕竟不同。如果企业到了规模较大的时期，应该是企业制度来进行规范和引导。如果在这个时期，企业领导的性格仍然对企业有着很大的影响，这将非常危险。

第七节 当天议题的确定顺序

关键词 确定 议程 方法

学习作用 学习好了议程的确定方法，有利于我们最有效率的进行会议。

思想来源 《罗伯特议事规则》第六十一节及现实总结。①当天的议题顺序在本节的主要思想就是议程。小型会议的议程有时就是一项议题，大型会议则比较复杂，有议程和日程等具体的术语区分。

深入理解

如何确定当天的议题顺序就是确定议程，议程确定的好坏直接关系到会议能否顺利地进行。议程一经确定，没有会议代表三分之二的同意不能修改，会议组织者和主持人应该严格执行议程，按照议程内的议题顺序进行讨论。

确定当天议程的主体思想是确定什么样的讨论顺序，最有利于开好会议。与会议分为永久性固定会议和临时型会议一样，会议的议程也分为两类。

1.当天议程的分类和次序

当天议程按照议程确定的时间可以分为两类，一类是一般议程，也就是在召开会议前会议的组织者（临时会议情况），或会议的常设委员会（永久性会议），或法律规定的会议（如股东大会）等已经确定的讨论事项集合。

一类是特殊议程，在会议召开前或刚刚召开时，因为发生了特殊情况需要讨论某个问题或某些问题而产生的议程。特殊议程的出现，在本质上就等同于议事规则的暂时停止应用，因此，它需要三分之二以上的票数才能施行。

一般议程对于议事规则来说，它服从于议事规则；特殊议程则高于议事规则，特殊议程的提出可以打乱正在进行的一般议程。即先讨论特殊议程然后再讨论一般议程。如果在某项特殊议程正在讨论时，某位会员提出了新的特殊议程，那么①本节在严格比对《罗伯特议事规则》中的原则要求后，特别增加了议程制订的一些原则性要求，作为对《罗》的有益补充。

新特殊议程并不妨碍正在讨论的特殊议程，待正在讨论的特殊议程讨论完成后，才能再讨论新的特殊议程。

特殊议程的判定并不是经会议组织者或会议主持人认定，而是需要三分之二以上的参会人员认可，才能够确定是否是特殊问题。

在会议上如果参会人员认为需要讨论某个问题，比较简单的问题我们可以采取口头动议的形式，比较复杂的问题就需要采用书面提案的形式。特殊议程的优先程序非常大，它只比宣读上次会议记录优先程序低。也就是说，如果在召开会议的时候出现了特殊情况。会议的主持人刚刚说：“我们现在开会，是否进入今天的议程 ”，会议的参加人员就可以举手要求发言，获得发言权后就可以动议讨论“特殊议程”。

2.确定当天一般议程遵循原则

特殊议程对于会议本身来说并不是主体，主体仍然是一般议程。一般议程的确定主要采取三种形式。其一法律规定。其二会议组织者拟定。其三会议确定了开会研究什么之后，在会议的通知中告知并征求意见。然后各参会人员带着自己的议题前来，最终由会议的组织者选定或参会人员通过表决来决定。无论哪种形式，在对议程进行确定时都要遵守以下原则。

议题要有先后并突出重点。一般情况下为了让会议较好的达到效果，在会议的前期应该安排一些比较轻松的议题，这些议题比较能够获得大家的认可。后期也是这样，这是因为会议即将结束或前边的争论比较激烈，所以后期的议题也应该是比较容易达成一致的情况。在中期应该安排一些比较复杂的议题，在这个时候，为了调解气氛，我们可以适当的组织一些活动让大家观赏。有些议案参会人员会大体保持一致，有些却存在着严重的分歧，可以先对一致的问题进行表决确认，然后大家会为了双方已经确定的项目而各退一步。

不要在细节上纠缠。对于一些比较小的议题，应该限定解决时间，这样就会使得我们有充分的时间来解决比较重大的问题。一个会议如果开上两个小时以后，就很难讨论出有意义的结果来。

给每个议题都确定好时间。规定时间是为了更有效率的进行会议，如果我们不规定时间，参会的人员就很难有时间概念，如果我们把简单的问题放在了前面，参会人员漫无边际的缓慢讨论着，结果到了讨论复杂问题时时间便不够了，反对某个问题的人也许正是运用这一策略来阻碍会议的进行，因此会议的组织者和主持人应该注意这一情况的发生。

对于上述情况，会议可以采取延长时间的方法来解决，这样做不但会使开会成本上升，而且也会使参会人员疲劳，很难更好的讨论问题；或者在短时间内仓促决定某一件事情，造成日后执行时忽然发现，决议从根本上有问题，这实际上宣告了会议的失败。

会议也可以把复杂的问题提交给某个委员会，但这样做可能会造成下次会议或下届会议议程的紧张，不但使第一次会议不成功，而且影响了下一次会议的效率。所以给每个议题都规定时间，会使人们珍惜并且不得不认真考虑问题。

类似的问题尽可能的归结到某一项目中。比如有的议题要求更换总经理，有的要求更换财务经理，这两种议题其实都是一个议题“要求更换企业高级管理人员”。为了更节省时间，这两项议题就应该放到一起。

3.会议议程的通知

会议议程从形式到内容安排完毕之后，我们就需要让参会人员提前知晓这些议程。议程的通知一般分为两种情况：其一会前通知，其二开会时发放。会前通知主要是为了让参会人员提出自己的意见，会议的组织者允许参会人员评论和补充或删除某些议题。会时发放一般是要求参会人员按照议程来进行讨论，除非参会人员以特殊议程的方式提出增加或删减某个议题。

会议议程在通知时，应该简洁和明了，不能透露会议组织者对某项议题的思考，这样会给参会人员带来思想的倾向性。

4.如何进入当天的议程

如果会议是小型会议，当天的议程实际上就是大会的议程。如果是大型会议，因为会议的次数较多，日期也较常，因此大会的议程实际上是确定日程。

当开会时间已到，主持人可以询问：“各位还有什么需要说明的吗 ”，如果没有人回答，会议主持人可以这样询问“我们是否进行当天的议程 ”，当然会议主持人也可以用陈述性的语句告知参会人员，“如果没有反对意见，我们现在将进入当天的议程”。

不但会议的主持人可以提请大会进入当天议程，其他参会人员也可以提请这一动议。如果有人反对进入，就将进行表决。

【实战练习】

1.想一想

在下面的议程表中，有哪些存在着不足 应该如何处理。

议题顺序（议）工作安排

1.会议主持人开场白会议主持人三分钟2.市场销售情况总结公司经理十五分钟3.市场竞争情况总结公司副经理十三分钟4.市场情况总结公司副经理十三分钟5.方针对策说明公司经理二十四分钟6.讨论归纳建议参会人员五十二分钟7.确定建议并陈述经理办公会议成员二十分钟8.投票表决并宣布散会会议主持人三分钟2.选一选。你认为下列哪项应成为特殊议程内的项目 为什么

（1）。某分公司发生火灾，会议要听取火灾情况。

（2）。某人长期修病假，会议应该讨论取消某人的参会资格。

（3）。我们将听取下半年的工作计划。

（4）。某甲不爱发言，总是不说话，到开会的时候，就是举手，我们应该开除他，因为他的作为对参加会议毫无用处。

3.提升训练。你认为下列哪些事项应该作为特殊程序，放在一般议程之前。

（1）。公司发生大批量产品不合格情况，公司派出调查组进行调查，公司经理发现，不合格的原因是人为的，因此提请会议先听取调查组的调查。

（2）。会议主持人的主持严重偏袒某一方，某些人提议更换会议主持人。

（3）。国家某部门制定了关于本行业的行业规定。

（4）。某国领导人访问，而访问的有关议题与本行业高度相关。

参考答案

想一想。2345思想内容其实都可以归结在市场情况介绍中，一般情况下，不应该出现公司副经理与公司经理分享同一报告的情况。这样做有可能代表着这家公司有着某种权力制衡，或者经理层很少进行沟通。公司的董事长应该在这方面进行思考，看看为什么会出现这种情况。如果是前者，就应该打破这种内部斗争；如果是后者就应该促进他们的沟通。

选一选。第一项应该作为特殊议程内的项目。长期休病假和某甲不爱发言，首先应该找他们去商谈询问原因。如果他们的解释不合理，或者不改变行为，这时才可以作为会议中的一般议题来进行处理。听取工作计划乃是会议中的典型一般议程内容。

提升训练。1和2两项可以放在一般程序之前。3和4则可以作为会议资料发放给会员，并派人严密跟踪并且分析。如果，有必要可以作为特殊程序的内容。

第八节 特殊动议

关键词 特殊 种类 注意

学习作用 俗话说“凡事预则立，不预则废”，我们应该预测那些不可预知的情况；只有知道了这些情况，我们才不至于被没想到的事情打乱手脚。

思想来源 《罗伯特议事规则》第九节、十二节①特殊动议主要是指那些在会议中不常利用的动议方法。诸如权益问题和自己主动撤销自己的动议等等。正因为我们不善于预测，才会出现惊慌失措的情况。例如主要发言人不知为什么没有出现，怎么联系也联系不到，这时候应该怎么办 再比如登记到场的参会人员数量不足法定人数，而其他没有参加会议的人员，也无法通知或赶到，这时候我们该怎么办 如果某位参会人员发言不当，引起了其他代表的强烈反对，甚至出现了激烈场面，这样会议主持人该怎么办 例如出现了重要的健康问题，我们的食物或水源发生了污染，或者有人生病了，会议主持人该怎么办等等不一而足的问题，我们将如何处理

深入理解

做任何事情都要事先考虑特殊情况的发生，会议的召开也是一样，特别是在辩论中更会出现各种各样的问题，对于这些问题我们就需要考虑应对措施，下面我们将对会议辩论中将要出现的特殊问题而引发的动议进行简短的评述。

①《罗伯特议事规则》中提到了“特权问题”，随着议事制度的成熟和词汇的增加，《罗》对特权问题的简单介绍，已经成为了比较庞大的概念体。因此，本节对这一概念进行了较大范围的总结和补充。

它主要分为四部分内容，但本书认为其实分为三部分内容就可以了。具体内容详见内文。

1.权宜问题

权宜问题从字面上就可以看出是偶然的或紧急的暂且的问题，虽然如此，如果这些问题不能更好的解决，往往就会影响我们自身利益诉求，甚至危及会议的进行。因为它们是在不正常状态下引出的问题，因此应该必须立刻解决，时间的紧迫使得它们不需要附议，就可以进行处理。

会场喧闹，参会人员四处走动，影响了其他参会人员的参会权利。对这些失礼的行为进行的动议，有的只需要口头动议，会议主持人就可以做出裁决。有的则需要发布提案、获得联署，例如对表决的结果表示质疑。

失礼的语言和行为将会被记录在案，然后读给失礼人听，如果失礼人不同意自己说了这些话，或不能同意记录思想，或要对自己说的话或行为进行说明，在这种情况下会议应该进行表决，由大会进行确定失礼行为。如果在大会进行中利用了先进的录音设备，失礼人的反对则只是对于意思的再次表明，或者强调自己没有失礼而是大会误会了自己，或者是对自己的行为进行说明。

如果失礼会员没有进行说明解释也不愿意道歉，在这种情况下，大会应该对他进行惩罚。如果失礼的语言属于个人性质也就是个人攻击，那么在会议进行审查这个时间前，当事双方都应该退出。但请注意退出的人只包括失礼人和失礼人直接攻击的一个人或几个人。反对失礼人失礼行为的会员则不必要退席。否则，会议将有可能无法进行。

如果该会员的失礼行为没有得到及时纠正，该名会员已经在从事其他发言或审议等，则不应该再向前追究他的失礼行为。

2.秩序问题

无论开什么样的会，什么人来开会，总要遵守秩序，但是如果发生了有人不遵守秩序的情况，我们就遇到了秩序问题。秩序问题同时也包括程序问题，因为程序在某种意义上同样是秩序。例如，在讨论某个问题的时候，发言人的发言不自觉的牵涉到了下一个议题，或超出了本议题讨论的范围。在这种情况下，无形间就增大了这个议题的讨论难度以及工作量。如果不进行制止，那么下一项议题的讨论就会出现问题，或者成为了上一议题的重复、或者是无味的争论、或者是双方都重新作了部署、或者仍然牵涉下一个议题，这样整个议程的顺序就给打乱了。因此我们可以动议，要求主持人进行制止和纠正。

3.权益问题

会议的代表都有自己各方面的权利和义务。例如，会议代表有遵守秩序的义务等等，同时他也有各种权利，如果损害了他的权利，那就是损害了自己的权益。权益问题主要包括问题询问和申诉动议。

问题的询问。会议参加中对于讨论的议题，有些会员会不很清楚；或者对于某位发言人刚才的发言没有听清；或者其他问题需要了解。因此，他需要对会议的问题进行询问，这是参会人员保证自己知情权的内容。会议主持人对于这种情况一般允许询问，询问的次数也应该限制，否则将会出现利用这一权利阻碍会议进展的情况。在现实会议中，针对同一问题的询问，只能进行一次，除非同一询问人，说出有力的理由，才能允许进行第二次询问。针对同一问题的三次询问和三次以上询问是不能允许的。

申诉的动议。如果对于会议主持人关于上述问题的裁决不服，我们可以提出申诉。同样这也是我们的权利。但是为了在会议中尽快的解决问题，就需要限定申诉。因为如果不对申诉进行限定，每个人都向主持人申诉，将增大主持人的工作量。而且个人申诉往往带有很大的主观性，主持人的裁决已经很公正了，但在失败者看来，这项申诉的裁决还是有失公正。对于会议主持人来说，他也有自己的权利。因此对于主持人裁决的申诉，需要有附议才能成立。因为有附议，至少证明有相当一部分人对于裁决的公正性产生怀疑，这就是一个大问题。因此，主持人为了更好的进行会议就应该给与重视。

申诉同样需要口头的和书面的两种。口头动议可以只需要一人附议，书面提案的联署数目可以由申诉的内容具体制定。会议主持人也可以要求申诉人更改申诉形式，但一般情况下只是要求将口头申诉改为书面申诉。对会议主持人的裁决申诉主持人也可以驳回，也可以让参会人员进行表决，过半数以上就可以推翻主持人的裁决。

撤回提案或收回动议。撤销和收回自己的提案或动议，虽然在会议中不经常出现，但也允许。对于两者如果是在没讨论前，可以征得联署人同意后撤回；如果已经讨论了，应该征得参会人员多数同意。

4.会议进展问题

在会议进行时会出现各类问题，例如法定人数不够，对于某于某一问题的讨论暂时不够时机等等。在这种情况下就需要一些特殊动议，来对这些问题进行处理。

休会动议。当法定人数不够或者会场上争论太激烈就可以进行休会动议，与休会动议相接近的是确定休会时间动议。如果发现上述问题，会议主持人或其他参会人员可以说：“我动议暂时休会”，得到附议后，动议人可以进一步动议“我动议确定在某时休会”。这时，如果经过三分之二以上的同意，确定时间后就可以休会了。先讨论确定休会时间的动议，休会动议就不必进行表决了。

限制或结束辩论动议。对于议题或动议，我们应该进行充分的辩论或讨论，但是如果辩论双方已经失去了理智，或者辩论已经没有了效果，这时我们就可以利用这两个动议。这两个动议需要三分之二以上的同意。限制辩论包括限制辩论的时间和限制辩论的内容。限制辩论的时间包括提前到哪个时间辩论完成，或者推迟到哪个时间在进行辩论。

交付委员会动议。如果某个议题太复杂，需要专业人士进行讨论。如关于法律方面的问题，就需要由律师团进行主体讨论。

如果会议上双方争论得太激烈，为了更好的进行会议，也可以让双方组成一个委员会，让他们在小范围内讨论协商，大会则进行其他问题的讨论。

【实战练习】

1.想一想

有一位参会人员某甲和支持他的人总是无休无止的在细节问题上纠缠。为了大会的继续进行，为了会议的目的得到实现。我们必须结束对某一个问题的辩论，把它交给大会进行表决。显然这位会员动用了这样一条原则：在会议地进行中，对于一般规则除了“反对考虑该问题”外，对每项动议都可以允许自由辩论。只要他符合规则，任何人都不能阻止这种辩论行为。我们应该如何处理呢

2.选一选

现在对以上介绍过的知识进行一下系统的总结，请问下面的一些言论或方法，哪些对于会议的进展有利

⑴。把一个复杂议题分成几段，按照重要的程度或顺序或倒叙的解决。

⑵。会议的目的是要决定什么是最有效的解决方法。

⑶。我们应该要求参会人员对议题进行最正确的而且是唯一方案进行讨论，这样的话会对组织的发展有利。

⑷。我应该紧紧的围绕着如何阐述我的建议，如何改进我的建议，如何让别人接受我的建议。如果有好的建议，我的建议是可以修改的。

⑸。对于自己不明白的事情和关心的事项，以及对方解决方案中的不足问题，我要积极的进行提问，这样对我和大会都有好处。

⑹。我应该积极思考那些对于会议或组织不利的思想，进行坚决的斗争。

⑺。辩论不是目的，而是一种手段，我们不能为了手段而手段，如果目的可以很容易的达到，我们就不需要进行辩论。

⑻。抓住对方语言中的某些不足，而进行无休止的纠缠，其实是一种极为错误的作为。

⑼。对会议主持人和记录等有具体职务的参会人员，我们应该从始至终都称呼官衔。

⑽。某某某，你太歹毒了。你这样做会使我们大家都没有饭吃。

⑾。对于削减职工奖金的议案，我坚决反对，它将使我们的职工难以得到生存的最低保障，这严重的违反了法律。希望大会考虑它的法律后果。

⑿。不合规则的发言，不能发言，对于他的处罚也不能辩论。

⒀。限制发言次数或发言时间或指定发言结束并表决的时间等等。

3.训练提高。在一些书籍当中我们会发现“议事方式”这个名词。请问它指的是什么，它可以进行修改吗

参考答案

想一想。某甲等人虽然熟练的运用了一条议事原则，但他同样忘记了这样一条议事规则： 当会议讨论的是一个没有必要再进行辩论的问题时，为了会议的正常进行，只需要有一个人得到了发言权，要求讨论“以前的问题”而且获得了附议，那么这项动议根本就不需要辩论，就可以直接进行对“是否针对以前问题进行讨论”这一动议的表决。如果三分之二的票数同意，则除了委员会的报告这个特例外，一切辩论都将立即停止，直接对这个问题（某甲喋喋不休的发表对某个动议或议案的意见的那个动议或议案）进行表决。

选一选。第二和八以及十三项对于会议的进行不利。

训练提高。议事方式是指采用什么方式进行讨论。讨论的方式包括秘密讨论和公开讨论。对于问题的讨论，一般采取公开的方式进行，准许旁听和发表记录。例如董事会上，就允许监事和一般职工来旁听。记录的发表在于对全体公司的职工甚至对所有的股民，如果公司的性质是跨国公司或全国性公司，还可能针对全国或全世界的消费者和投资者。采取不公开的形式开会，会议记录也往往不发表，可能会采取会议简报或会议摘要的形式对外公布。议事方式可以在大会的任何一次例会上进行修改，条件一是需要三分之二以上的票数才可能修正。条件二是需要在上次例会上提出过书面修正提案。此两种条件缺一不可。

第四章 公司会议具体操作

前三章从总体上对会议的整体操作过程做了详细的介绍，本章将对具体的会议形式进行有针对性地介绍，以让读者更加熟悉会议的具体操作流程。

公司会议的形式多种多样，但它同样要区分审议性质的会议和非审议性质的会议。对于公司来说比较重要的审议性会议包括股东大会或股东代表大会、董事会、监事会、职工代表大会等，非审议性质的大会包括工作说明咨询会等。

企业中的会议还有一些比较特别的会议，例如经理办公会议，它作为一种会议形式，介于审议性会议和非审议性会议之间。它有时是审议性会议，有时是非审议性会议，因此应该区别对待！

随着新技术的应用，在电视电话会议的基础上又出现了网络会议，本章也将对新技术会议进行介绍。

鉴于本章的特殊性，本章将不再有“思想来源”这一项目。因为本章八节的内容都是在熟悉《罗伯特议事规则》的基础上，结合先进的会议形式、法律法规、各种公开文件、相关会议书籍等的有益补充。

第一节 股东大会

第二节 职工代表大会

第三节 董事会会议

第四节 监事会会议

第五节 经理办公会议

第六节 工作说明咨询会

第七节 招商洽谈会

第八节 网络会议

第一节 股东大会

关键词 召集 主持 表决

学习作用 熟悉它的原则将使我们认清：什么是合法的什么是不合法的股东大会，这有利于保障我们自身的权利和利益。

股东大会是现实生活中最常见的一种会议形式之一，了解它的一些规则有助于我们行使好自己的权利和义务。

深入理解

即使我们不是股东，如果我们进行了某类投资，例如股票，在这时，我们看年报或其他上市公司文书，也同样需要了解股东大会的一些知识，因为股东大会召开的不合法，将是一件很严重的问题，它直接影响到公司的行为是否符合法律。在本小节内我们将系统的探讨股东大会的召集、召开以及表决等知识，我们将和上文一样先从召集开始。

1.什么情况下需要召开

什么情况下需要召开大会，有限责任公司虽然对固定会议，没有明确的法律规定，但这不是说它不必要召开，而是说有限责任公司的股东大会应该由公司章程确定，法律规定下召开的股东大会则是一种临时股东大会的性质。

有限责任公司。当股东人数不符合法定人数（这主要分为少于或多于法定人数有限责任公司由五十个以下股东出资设立。但它没有少于的情况，因为有限责任公司最低可以只有一个人，相反倒有可能出现多余的情况，例如“影子股东”就是一个例证。这种影子股东才是真正的出资人，它也许是一个人，也许是多个人。这样，在股东名册上虽然没有他，但在企业运营的实质中，它却无处不在，这就是法律为何只规定固定会议的原因）；股东出资没有达到法定资本最低限额；需要修改和制定公司章程；公司经营管理出现重大问题或失误；公司濒临破产；公司法定代表人更换；公司出现重大情况；全部或部分股东认为应该召开等等情况下。

股份有限公司。股份有限公司法律作出了明确的规定，例如对于永久性会议，每年应该召开一次年会。对于特殊情况，可以召开临时股东大会。特殊情况包括：董事人数不足本法规定人数或者公司章程所定人数的三分之二时；公司未弥补的亏损达实收股本总额三分之一时；单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求时；董事会认为必要时；监事会提议召开时；公司章程规定的其他情形。临时股东大会应当在2个月内召开。

当上述问题解决完毕后，我们就需要了解谁来召集会议。

2.谁来召集会议

召集人法律条款

董事会召集三分之一以上的董事提议召开临时会议。

少数股东召集十分之一以上表决权的股东，提议召开临时会议。

*依照法院命令法院可以自己命令也可以接受董事申请监事会或监事监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议。董事会应在10日内提出同意或不同意召开临时股东大会的书面反馈意见；如果没有在这段时间内作出决定，监事会或监事可以自行召开临时会议*清算人召集公司申报破产后处于清算债务中，有清算人负责召集并主持。

*独立董事召集上市公司中全体独立董事的二分之一以上同意可以要求董事会召集；收到提议后10日内提出同意或不同意召开临时股东大会反馈意见*出资做多股东首次股东会会议由出资最多的股东召集和主持*公司发起人股份有限公司发起人应当在创立大会召开十五日前将会议日期通知各认股人或者予以公告。创立大会应有代表股份总数过半数的发起人、 认股人出席，方可举行。

*表示非《公司法》所表述而是其它法律法规规定，或虽是《公司法》规定，但却与其它情况不在一个章节内，散见于其它章节的情况。

董事会和监事会以及单独或合并持有10％以上股份股东三个主体，是各种法律法规都明确规定的召集人，但需要注意三者虽然都有权召集，但有一个召集顺序。监事会在认定董事会不能履行，或无正当理由而不履行召集股东大会职责后（监事会如果认为应该召集，而被董事会否决的情况下），监事会才可以自行召开。10％以上股东提议召开股东大会的，是在认定董事会和监事会不能履行，或不履行或不理睬或无限期拖延召集股东大会职责后，才可以向监事会提议召开。对于其他形式的情况，则有些法律没有明文规定，有些法律则有明文规定。因此，它们的顺序首先要服从于上述三者。而且出资做多的股东召集，只适合于首次股东会议，会议召开后的会议就将上面所讲的优先顺序来进行召集。

上市公司特别规定：监事会和10％以上股东自行召开临时股东会议的情况，应向公司所在地中国证监会派出机构和证券交易所提交有关证明材料。会议所必需的费用由上市公司承担。

3.谁来主持

对于会议的主持，一般原则是董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的时候，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的时候，由半数以上董事共同推举一名董事主持。有限责任公司不设董事会的情况下，股东会会议由执行董事召集和主持。董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的时候，由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持；监事会或者监事不召集和主持的时候，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。股份有限公司第一次会议由发起人主持。

4.如何通知

通知包括：通知对象、如何通知、通知内容和如何通知四个方面。

通知对象。从法律上讲，股东大会应该通知全体股东。

通知时间。因为会议分为永久性会议和临时性会议，相应的通知时间也有不同。永久性会议：有限责任公司和股份有限公司在通知时间上有略微的差别，前者要求应在股东会议召开十五日前给与通知，如果公司章程另有规定或者全体股东另有约定的可以延长或缩短。股份有限公司则要求，二十日前通知各股东。

临时股东大会应当于会议召开十五日前通知各股东。

在股份有限公司中，如果有无记名股票形式的股东，应当于会议召开三十日前公告会议召开的时间、地点和审议事项。

临时性会议：对于独立董事或监事会等其他主体，提议召开临时股东会，如果董事会同意，就应该在董事会做出同意的决议后5日内发出召开股东大会的通知。如果不同意，则视为董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责，召开的时间按照正常的情况进行。

如果股东大会出现延期或取消的情况，召集人应当在原定召开日前至少2个工作日通知或公告并说明原因。

通知内容。通知中应当将会议召开的时间、地点和审议的事项写清楚。如果对会议通知的内容作出变更，首先要征求提请召开临时性会议的主提人或主提机构意见。

股份公司和上市公司应确定股权登记日。股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于7个工作日。股权登记日一旦确认，不得变更。

如何通知。虽然通知的方式有四种。书面邮寄通知、媒介公告通知、网络技术通知、电话通知等多种情况。不过一般情况下对于不明确股东（例如无记名股票的股东）以媒介公告通知的形式，利用广播、电视网络、报纸、张贴板报形式公告。对于有记名股票的股东或者有限责任公司的股东等一般采用书面邮寄通知。

5.如何提出问题

一般情况下会议通知内都包括了要讨论的问题，但是因为这只是领导层单方面的思想，为了表示对股东的尊重，仍然可以由单独或者合计持有公司3%以上股份的股东，自行提交提案。但提交提案需要由股东大会进行审议，例如股份有限公司股东，可以在股东大会召开十日前提出临时提案并书面提交董事会；董事会应当在收到提案后二日内通知其他股东，并将该临时提案提交股东大会审议。临时提案的内容应当属于股东大会职权范围，并有明确议题和具体决议事项。

有限责任公司虽然没有明确的法律规定，但是在实际操作中仍然应该允许股东进行临时提案提交。具体办法可以参照股份有限公司股东的情况。

上市公司的特别规定。年度股东大会，单独持有或者合并持有公司有表决权总数3％以上的股东或者监事会可以提出临时提案。

股东大会审议提案时不得对提案进行修改，否则，有关变更应当被视为一个新的提案，不得在本次股东大会上进行表决。

6.如何表决

有限责任公司的股东会议表决由股东按照出资比例行使表决权；股份有限公司所持每一股份有一表决权，但是公司持有的本公司股份没有表决权。

在表决权问题上，公司的章程起着很大的作用，如何表决以及怎样表决都是由公司章程来确定。法律只规定总的原则和例外情况。

法律规定的例外情况就是股东大会选举董事、监事。在有限责任公司中，可以实行累积投票制。

股东大会作出决议，必须经出席会议的股东所持表决权过半数通过。

股东大会作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，必须经出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过。

股东会的议事方式和表决程序，由公司章程规定。

7.如何记录

股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录，主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。对于会议成果如果有必要的将进行公告或通知。

上市公司特别规定。上市公司有关股东大会的公告或通知，可以选择在中国证监会指定报刊上对有关内容作摘要性披露，但全文应当同时在中国证监会指定的网站上公布。上交所上市公司披露网址为：http://www.sse.com.cn；深交所上市公司披露网址为：http://www.cninfo.com.cn。

【实战练习】好了。实践时间到了。现在，请再体会一下上文中的内容要点，完成下列问题的思考及行动训练。

1.想一想

请问下面的这条规定是否符合法律要求

公司章程第五章第二十六条“董事会有权规定每次出席股东会的股东最低持股数额，达不到此数额的股东，不能出席股东会”。

2.选一选

某股份有限公司于2005年8月15日通知股东：“关于召开股东会的决定，会上的主要议题是：讨论如何处理公司闲置的财产，用来偿还亏欠某投资公司的债务”。5天后股东大会召开，亲自出席及委托代理人出席的股东共172人，持有股份数30万股占公司全部股份的62％。该次股东会议，大部分人都投了弃权，只有出席股东60人（持有股数10万股）同意，作出决定：公司对外所欠债务原则上不予以承认，因为那是某些股东和管理层以及董事会某些成员，私自向外借债与股东大会和董事会无关，股东大会从来没有同意过这些事情。

（1）。本股东会决议有效，可以不偿还外债。

（2）。本股东会议决议无效，但应该不偿还外债。

（3）。本股东会议决议有效，但应该视情况偿还外债。

（4）。本股东会议决议无效，应该视情况是否偿还外债。

3.训练提升

某公司决定在2006年4月1日召开股东大会，讨论公司经营方向转型的问题。董事长发出了一份通知《关于召开2006年股东大会会议的通知》：兹定于2006年4月1日召开股东大会会议，现将有关事项通知如下：（一）、 凡是持股量在50万股（含50万股）的股东可以径自参加股东大会会议，凡是持股量在35万股以上（含35万股）、50万股以下的股东可以按照本通知所列会议议程填写表决票于4月1日前寄送本公司董事会。

（二）、会议议程：１讨论解决公司经营方向的转型问题；２补选董事三人。

（三）、 附件：关于公司所遇经营困难以及经营转型的方向的报告；董事候选人简介；表决票三张；某公司（盖章）

董事长　某甲

2006年3月35日

请问该股东大会的召开有哪些违法之处

参考答案

想一想。这样的规定并不全面，虽然有正确的一面，但是总体上不符合法律要求。董事会没有权力要求这样做，首先法律规定召开股东会必须向所有股东发出通知。其次是董事会的性质决定。董事会是股东大会的代表，股东大会拥有最高决策权利，在股东大会闭幕期间，董事会行使部分股东大会的权利。最后股东大会是出资人的大会，尽管出资额有大有小，但在法律上是平等的主体。如果因为股东太分散，可以适当的制定某种规定，但在制定某种规定的前提是：要求属于这情况的股东自愿放弃自己的权利。

选一选。选择第四项。本股东会议决议无效，因为它没有过出席人数的半数投票权。对于是否偿还外债的问题，如果确实有本公司管理人员欠外债的情况，应该具体问题具体分析，如果是合法的当然要还，不合法的就不能还，因为这里面可能有公司管理人员与外界勾结的情况。

训练提升。（1）发出通知的时间违法，召开股东大会，对于有限责任公司应当在召开会议前十五天；股份有限公司则是二十天。而本题目中却仅仅五天。（2）既然股东大会由董事会发布，就应该由董事会或董事长盖章或签名，所以该通知应该由董事会发出。（3）该通知的第一条规定违反了股东平等的原则。

第二节 职工代表大会

关键词 浪费 态度 原则

学习作用 职工代表大会如果能够开得成功，它将使全厂职工拧成一股劲儿，形成很强的凝聚力，因此它的成功召开是一种非常有效地调动积极性的方法。

职工代表大会制度是一项主要在国有企业、集体企业、健全的工会组织的企业中实行比较广泛的会议制度，它是为了更好的让企业职工参加到企业经营中来，然而在实际操作中，很多企业的职代会都成了一种走过场，这是一种昂贵的浪费。

深入理解

理解职工代表大会的第一步就是要明确这种会议归属于哪部法律或法规。职工代表大会制度是由《企业法》等国家法律法规，明确规定是企业民主管理基本形式。职工代表大会依法享有一定的权力，在法定的范围内可以审议、审查、审定企业的一些重大问题，并且凡在自己的权限范围内作出的有关决议，对企业管理层和企业员工都具有约束力，具有权威性和实效性。

第二步我们就需要了解，其他企业能否召开这样的会议。在现实环境下，只要是建立有工会组织，就可以召开职工代表大会。不过，由于在私有经济中的工会和在国有经济中的工会，其所在的环境不相同，它们的权力是不相同的，义务则都是保护职工的正当利益。

国有经济因为其股东或是国家或是集体，而国家和集体的股东则是人民，因此，其人民可以拥有很大的权利，例如可以拥有罢免高级管理层的权利。

私有经济因为其股东是个人或某一群体，其职工并非这一群体的股东，因此，其职工的权力自然会相应的减少很低，它们的权利主要体现在：建议权。

明白了以上内容，我们将按照前四章所讲述的知识，进行清晰的介绍。

1.如何召开职工代表大会

召开职工代表大会基本上有一套相关的程序，它包括筹备会议和召开预备会议以及进行会议的特殊事项等。

工会作为职工代表大会的常设机构。在企业中工会作为企业职工组织，起着很重要的作用，它就是我们本书提及的常设委员会，类似于股东大会的常设机构董事会。因此，职工代表大会的筹备工作应该由工会来组织和领导。

筹备会议。当企业发现一些基本的问题出现后，例如企业职工的积极性普遍不高或职工怨声载道，在这种情况下，企业的领导者和工会的领导者就应该进行广泛的调查。这时，就应该由管理层或工会提请召开职工代表大会。

大会议题确定后，工会应及时公布会议的时间、地点和主要议程，发动和组织各方面的力量，动员员工关心和支持大会的召开。

负责选择职工代表，选择代表后根据大会的议题组织职工代表学习有关文件。

企业工会要在职工代表大会召开前，发动职工代表围绕大会议题，广泛征求员工意见、提出提案，提案必须有具体的内容、要求和建议措施。

工会要对员工提出的提案，要分类整理，送达有关部门处理。对不予立案的建议要作出说明。

如果可以提交大会审议的各项报告和有关文件，工会应在预备会召开前一周发至各代表团，通过职工代表征求员工意见。

工会还需要负责催办各种报告、文件等事务。

预备会议。由工会向全体职工代表报告大会筹备工作情况。酝酿大会主席团人选、民主选举主席团成员，主席团名额根据职工代表人数确定，一般由九至二十一人组成，其中工人、技术人员、管理人员应过半数，主席团成员应由工会召集各代表团长会议协商，从职工代表中提出侯选人建议名单，经职工代表充分酝酿后，在职工代表大会预备会议上选举产生。

预备会议首先要确定大会议程，议程确定后，主席团审议并通过了大会议程后应向全体职工代表宣布。酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单。主席团审查各专门小组组建方案，并提出人选建议，根据单位的需要一般设立：生产经营、劳动保护、工资奖金分配、生活福利、提案审查、评议监督等专门小组，听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。

进行会议。职工代表大会一般由工会主席主持，主席不能主持的前提下由工会副主席主持或者由职工代表大会进行选举。

2.职工代表大会的一般议程

职工代表大会有如下的议程。

听取并审议各类报告。讨论审议厂长经理的工作报告、生产建设计划、财政预决算，以及重大挖潜革新改革方案和经营管理方面的重大问题，并作出相应的决议。

对管理层进行评议并选举。监督各级领导干部和工作人员；可以审议和通过对他们的奖惩；选举企业管理层领导人员。

对职工保护措施的制定。讨论决定企业劳动保护措施、职工福利基金、奖励基金的使用、职工奖惩办法、职工住宅分配方案等有关职工切身利益方面的问题。讨论通过企业体制改革事项、工资调整方案、职工培训计划和全厂性的重要规章制度。

3.职工代表大会的各委员会

职工代表大会因为讨论的是企业方面的工作，诸如企业的生产和经营以及销售的情况；职工的福利；管理人员的奖惩和评价；经营方向的探讨和决定；日常生活的管理等等诸多方面，再加上参会人员较多，因此，往往成立如下委员会。

常任制的主席团。其成员包括工人、科技人员、管理人员、党政工团主要领导干部，其中工人、技术人员、管理人员应超过半数。常任主席团的职责一般是：审议职工代表大会的议题和提案，提请职工代表大会通过；主持召开职代会；在闭会期间，遇有需要及时研究解决的重要问题，召集职工代表团（组）长和有关职工代表参加的代表会议。

不设常任主席团，上述主席团的职责由工会委员会承担。非职工代表和列席代表均不能担任主席团成员。职代会主席团不实行常任制。

职代会闭会期间需要临时解决的重要问题，由工会召开职工代表团（组）长和各专门工作委员会（或小组）负责人联席会议，协商处理，由工会向下次职代会报告予以确认。

职能委员会。如果本次会议主要谈论的是关于企业职工福利问题，就应该成立“关于福利方面工作的委员会”。一般情况下，职工代表大会设立“生产经营工作委员会”、“规章制度工作委员会”、“生活福利工作委员会”、“评议监督干部工作委员会”、“提案审查工作委员会”、“员工奖惩工作委员会”、“女工工作委员会”、“宣传文体工作委员会”等委员会或小组。

职代会各专门工作委员会（小组）一般由五至九人组成。其成员应按专业性质，挑选热心群众工作有专长和有经验的人员担任。根据工作需要，也可聘请少量的非职工代表担任。

设主任（组长）一名，副主任（副组长）一至二名。一般可与对口的工会业务委员会负责人统一起来。行政领导干部一般不宜担任专门工作委员会的正职职务。 各专门工作委员会（小组）的成员，由职工代表、团（组）酝酿提出名单，工会委员会汇总平衡，经职代会通过产生。

以车间、科室为单位组成职工代表团（组）。代表团（组）选出团（组）长，负责组织本团（组）职工代表参加的民主管理活动。

4.职工如何提出问题

职工主张问题或提出解决大会问题方法的议案，有一定的步骤和程序，下面我们就按照先后顺序进行详细地说明。

首先由车间代表团对职工提出的提案进行初步审查。如果是车间或科室就能够解决的，不应该带到大会上去，应该由本车间或本科室负责处理。如果不提交大会，又不是本车间或本科室的处理范围，应该向提案人说明情况。

其次提案审议部门应该对提案进行分类整理。分类整理后提案审议部门应该把某一类的提案分别交给相应的委员会去处理。不能明确是哪个委员会处理范围时，则由职工代表大会进行直接处理。

再次各委员给出初步处理结果。如果委员会不能解决议案，就需要向提案人说明情况。如果有合理化的成分，可以交给有关部门进行处理。如果委员会是临时性委员会，应该把处理结果告知工会，由工会负责监督有关部门的处理情况。

最后职工代表大会审议讨论。除了上面的一般讨论的议题外，如果提案审议部门认为，某个议案牵涉范围广或很重要，可以提交到职代会审议。

【实战练习】

1.想一想

小王被选为了企业职工代表，这让他非常高兴。然而一个月后，小王发现自己的工资被扣了，一问才知道自己因为参加职工代表大会，而被考勤人员算作了缺勤。小王找到了车间主任，车间主任却不理不睬，请问，小王应该如何处理 车间主任的这种做法正确吗

2.选一选

经过小王的努力，公司补发了小王的工资和被扣的部分奖金。一天小王想到了自己在职工代表大会上的提案，他把提案交给了车间进行处理。因此小王前去询问车间主任提案的处理情况。车间主任对他说：“你一个小工人管这儿干什么 你有权利吗 ”。

（1）。车间主任做得对，小王没有权利。

（2）。车间主任做得不对，小王有权利。

（3）。无所谓对错，工人干好工作就可以了。

3.训练提高

小王听说，车间主任之所以对自己如此不好，乃是因为自己没有被选为主席团成员之一。而小王竟然因为是高学历者而被选上了主席团成员，车间主任非常的生气。而且自己在会上的议案也关系了到一些中层领导的利益，更重要的是自己在会上反驳了车间主任的发言。

请问，如果我们遇到了小王这样的经历，我们该如何处理 会议主席团成员可以从行政人员挑选吗 小王被推选为会议主席团成员合适吗

参考答案

想一想。小王应该去找工会申诉，因为小王没有缺勤。按照国家规定，因为参加职工代表大会的活动而占用生产或工作时间，有权按照正常出勤，享受应得的待遇。

选一选。第二项是正确的，因为职工代表有权检查企业内有关执行职工代表大会决议和提案落实情况，有权参加对企业领导人员的质询。第三项想法是完全错误的危险的，不论我们是否是企业的主人，单单是我们为了企业的辛劳而付出的努力，我们就有权利去寻问。

训练提高。主席团成员可以包括行政管理人员。小王被选为主席团成员没有什么不合适。主席团成员必须是同届职工代表，非职工代表和列席代表均不能担任主席团成员。党、政、工的主要领导没有被选为职工代表，可以从职工代表中的党、政、工副职干部中选举。 如果小王真是因行使正当民主权利而遭受了打击报复，他可以向有关部门申诉和控告。

第三节 董事会会议

关键词 召集 主持 合法

学习作用 董事会作为企业管理层执行股东会决议情况的裁决者，在运作中极为重要。对董事会的运作有一个更好的了解，将对我们的企业运行有很大的好处。

董事会作为股东大会的常设委员会，它向股东大会负责，负责执行股东大会的决议并监督执行决议的情况。在股东大会闭幕期间，它是企业的最高权力机构。

深入理解

在企业的日常经营中，作为股东大会的常设委员会的董事会，它代表股东大会行使最高权力。负责监督和裁定管理层是否执行了决议，而且它还可以负责制定经营方向等重大问题。只要是有权提请召集会议的人员或委员会，认为有必要召开董事会，例如公司经营情况不明晰，有被兼并的传言；或董事会不符合法定人数；或在法定时间内没有召开过董事会；或管理层有重大失误；或遇到了某种紧急情况，管理层不能处理等等都可以提请召集。那么具体到企业中，有哪些人有权力提请召开董事会呢

1.谁来召集合主持

谁来召集谁来主持或召集前提

董事长召集主持董事会会议，董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长履行职务；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事履行职务。

执行董事召集有限责任公司不设董事会的，由执行董事主持由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持（股份有限公司）董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的；监事会设主席主持或半数以上监事共同推举代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。 （股份有限公司）监事会或者监事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的；半数以上推举的一名股东主持上市公司全体独立董事的二分之一以上同意认为有必要的情况2.法定人数

有限责任公司股份有限公司和股份有限公司的董事会法定人数不同，前者要求为三人至十三人，后者要求成员为五人至十九人。他们的任期都可以由公司章程规定，但原则上每届任期不得超过三年。届满后可以连选连任。

有限责任公司如果是由两个以上的国有企业或者两个以上的其他国有投资主体投资设立的，其董事会成员中应当有公司职工代表；职工代表由公司职工通过职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生。

其他形式的公司，可以没有职工代表。但监事在任何公司情况下都应该到场，上市公司则须有独立董事在场。

董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议必须经全体董事的过半数通过。董事会会议应由董事本人出席；董事因故不能出席，可以书面委托其他董事代为出席，委托书中应载明授权范围。

3如何通知

对于永久性会议，董事会每年度至少召开两次，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。临时会议，董事长应当自接到提议后十日内，召集和主持董事会会议。

4.如何记录

董事会应当对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。

5.表决方式

董事会决议的表决，实行一人一票。董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。

6.董事会的权利

董事会对股东会负责，行使下列职权：召集股东会会议，并向股东会报告工作；执行股东会的决议；决定公司的经营计划和投资方案；制订公司的年度财务预算方案、决算方案；制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；制订公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案；制订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案；决定公司内部管理机构的设置；决定聘任或者解聘公司经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项；制定公司的基本管理制度；公司章程规定的其他职权。

【实战练习】

1想一想

某有限责任公司公司在2006年2月1日召开董事会临时会议，讨论召开股东临时会议及解决公司债务等事项。同意出席这次临时会议的有董事长某甲及赵、钱、孙、李、周、吴六位董事，公司全体13名董事中有六人未出席。这次会议由董事长某甲主持，董事吴因为交通问题迟到了半小时。刚到会场某甲和赵、钱、孙、李、周六位董事就告诉董事吴“老吴，我们已经同意召开股东临时会了，就在2006年3月20日召开临时股东大会”。董事吴一听勃然大怒，“这次会议明明是征询意见讨论，而你们却没有等我来到就开会了。太不象话了，我现在决定退席”。董事长某甲也嚷道：“我们大家不能为了等你，把事情耽误了呀！你太没有责任心了。你爱退席不退席”。

请问，董事长某甲这种做法正确吗

2选一选

公司法对国有独资公司的组织机构的规定，不是区别于非国有独资的有限责任公司之处有哪些 并说明为什么

A. 不设股东会

B. 不设监事会

C. 董事会成员由国家授权投资的机构或者国家授权的部门任命D. 公司重大事项可以由国家授权投资的机构或者国家授权的部门决定3.提升训练

根据我国公司法，下列人员不得担任有限责任公司董事的有哪些 说明理由。

（1）。因犯贪污罪被判处有期徒刑五年，执行期满四年半（2）。连续两年做了两家国有企业的领导人，而且都经营失败，被国资委确定为有重大个人责任。

（3）。因创业失败如今背负巨额债务。

（4）。曾任政府要职，现已经退休。

参考答案

想一想。某甲的做法极为不正确，因为作为董事会会议的召开应该是董事过半数以上才可以。而董事吴没有到场就开会，那时刚到半数六人，不能召开会议。应该等待吴来到之后方能召开，其实吴来到后，即使他不同意也不能改变事情的结果。七人之中只要有四人同意就可以召开临时股东代表大会。某甲作为董事长主持会议不到位的地方就在于忽略了一个前提条件：符合法定人数。另外，吴某的迟到并非出于故意，因此，某甲应该先与在场的股东沟通意见，等待吴某的到来，这样就符合法律程序了。

选一选。B《公司法》第七十一条规定国有独资公司监事会成员不得少于五人，其中职工代表的比例不得低于三分之一，具体比例由公司章程规定。监事会成员由国有资产监督管理机构委派；但是，监事会成员中的职工代表由公司职工代表大会选举产生。监事会主席由国有资产监督管理机构从监事会成员中指定。监事会行使本法第五十四条第（一）项至第（三）项规定的职权（检查公司财务；对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、公司章程或者股东会决议的董事、高级管理人员提出罢免的建议；当董事、高级管理人员的行为损害公司的利益时，要求董事、高级管理人员予以纠正）和国务院规定的其他职权。

提升训练。（1）（2）（3）三种情况都不允许。因为《公司法》第一百四十七条：有下列情形之一的，不得担任公司的董事、监事、高级管理人员：无民事行为能力或者限制民事行为能力；因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，执行期满未逾五年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年；担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾三年；担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾三年；个人所负数额较大的债务到期未清偿。

第四节 监事会会议

关键词 监事会 权力 召集

学习作用 随着公司治理结构的越来越完善，企业管理层的行为将会受到更多的监管，其中监事会将起到很大的作用。

监事会或监事主要是监督公司的管理人员或股东会议决议的执行情况，在管理的阶段上讲，独立董事往往起到事前监督（问题出现前）的形式，而监事或监事会则起到时候监督的作用。

深入理解

充分理解监事会的运作，将对我们在企业的运行中起到更好的规范作用。同样，我们也可以清楚的了解企业的行为是否合法，是否符合规定，这样我们就可以采取相应的应对方法。首先我们需要了解监事会如何召开。

1.监事会如何召开和进行

监事会的会议如同一切会议一样，都有固定会议和临时会议之分。

如何召开，谁来召集。监事会的固定会议每年至少要召开一次；在一年当中如果有特殊情况发生，监事可以提议召开临时监事会会议。监事会的会议由监事会主席召集并主持。主席不能履行职务或者不履行职务的，可以由半数以上监事，共同推举一名监事召集并主持监事会。

议事方式和表决程序。监事会的每一项决议应当经过半数以上监事通过才可以，议事方式和表决程序可以根据本书的相关知识在公司章程中给与确定。一般情况下，议事方式和表决都同一般性的审议会议没有原则性的区别。

什么人参加监事会会议。监事会中应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表。法定的职工代表比例不得低于三分之一，具体比例可以由公司的章程规定。职工代表要由公司职工通过职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生。董事、高级管理人员不得兼任监事。

监事会的官员设置。监事会可以设主席一人，由全体监事过半数选举产生。对于副主席法律并无明文规定，可以由公司章程来确定。

会议记录。监事会的每次会议以及对所议事项的决定，都应该作成会议记录，并让所有出席会议的监事在会议记录上签名。

监事会的法定人数。监事会的成员不得少于三人。每届任期为三年，可以连选连任。如果有监事任期届满未及时改选，或者监事在任期内辞职了，导致监事会成员低于法定人数的情况出现。应该在改选出的监事就任前，让原监事仍继续履行监事的职务。

2.监事会的权利

监事会的重要乃是因为它有着很大的权利，具体说来它拥有如下的权利。

检查公司财务。监事会如果发现公司的财务发生异变，或对公司状况不了解，可以对公司的财务状况进行检查。

对公司领导进行监督。监事会对于公司的管理人员如果发现有损害公司的行为，或者违反法律法规，或公司章程的情况，或没有更好的执行股东大会或董事会的决议可以提出罢免甚至起诉。

监事会可以对董事会内的董事，是否执行了股东会议或董事会交给他的任务，而进行监督。如果董事利用职务之便做损害公司利益的行为，监事同样可以提出罢免甚至起诉。

监事会提议召开临时股东会。监事会如果发现企业发生重大事件，可以提议召开临时股东会，如果董事会不支持这一行为，监事会可以自行进行召集和主持，并向股东会议提出自己的议案。

监事可以列席董事会会议。董事会会议在召开时监事会可以列席会议，如果监事认为董事会的决议违反股东会议或公司章程或法律法规，可以对董事会的决提出质询，对于质询董事会会议要进行记录，并要求监事人员签名，如果日后发生违反事件需要受到处理时，监事可以凭此免责。如果认为董事会决议可以有更好的方式来解决可以提出建议。

3.监事会的特殊情况

公司的情况和性质不一，因此监事会自然就会有不同的情况。例如股份有限公司和上市公司就与上面所提到的普通公司有区别。

股份有限公司的监事会。股份有限公司的监事会在永久性会议上的要求，与普通公司不同。它要求每六个月至少召开一次会议。对于临时性的会议的召开，则与普通公司相同权利也基本相同。

上市公司还必须设立独立董事。我们所说的上市公司是指《公司法》所确定的上市公司，它虽然也是股份有限公司，但根本的区别在于：公司的股票必须要在证券交易所上市交易。关于独立董事的知识，我们已经在上文具体的叙述了，在此不再赘述。

监事有赔偿的责任。如果监事在执行所在公司的职务时，违反了法律法规或公司章程的规定，或所做行为有悖于公司利益以至于给公司造成了损失，监事应该负赔偿责任。正如监事可以因为上述原因而控告董事和管理人员一样，如果监事也作了上述事情，股东和董事以及管理人员也同样可以直接向人民法院起诉。

【实战练习】

1.想一想

某有限责任公司是由七家有限公司共同出资组建的，注册资本为两亿元。其中A和B两公司因为本公司产生了资金问题，联合了第三大股东C，以董事会的名义提出了一项动议：从公司8000万公积金中提取6000万元转为公司资本。最终经代表三分之二以上表决权的股东通过，批准了公司董事会提出的动议。监事会成员当场对此提出了异议，表示不同意股东大会的决议。股东大会认为，监事会无权改变股东会议的决议并没有理睬。请问股东会议的做法正确吗 监事会应该怎么做

2.选一选

某公司总经理为了让固定客户某甲塌心为公司服务，利用公司的资产为某甲作了担保，某甲得此从银行贷款三千万元。监事会知道这件事情后，以公司经理违法为由向法院提起了诉讼 请问下列观点哪个是正确的，为什么

（1）。公司经理没有违反法律，因为这是为了公司的利益。

（2）。公司经理虽然违反法律，但这是为了公司的利益，监事会不应该诉讼。

（3）。公司经理没有违反法律，这是权力斗争。

（4）。公司经理违反法律，监事会的做法正确。

3.训练提升

根据上面不能担任董事的情况，哪那些人不能担任监事职务

参考答案

想一想。股东大会有权利制定本公司的法定公积金转化为公司资本，监事会也确实无权改变股东大会的决议。但是股东大会的这份决议本身有问题。根据《公司法》的法律条文，因此决议是无效的。《公司法》第169条的规定：法定公积金转为资本时，所留存的该项公积金不得少于转增前公司注册资本的百分之二十五。该公司的注册资本为两亿元，法定最高限额应为五千万。因此提取六千万是违反法律的，监事会可以要求分配了这笔资金的股东归还多余的公积金。

选一选。第四项。根据我国《公司法》的规定：公司转让、受让重大资产或者对外提供担保等事项必须经股东大会作出决议，董事、经理未经未经股东会、股东大会或者董事会同意，不得以公司资产为本公司股东或者其他个人的债务提供担保。因此监事会有权利向法院进行诉讼。

训练提升。第一百四十七条：有下列情形之一的，不得担任公司的董事、监事、高级管理人员：无民事行为能力或者限制民事行为能力；因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，执行期满未逾五年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年；担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾三年；担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾三年；个人所负数额较大的债务到期未清偿。

第五节 经理办公会议

关键词 召集 权利 注意

学习作用 由于总经理或经理一般作为经理办公室会议的主持人，因此对于会议主持人的公正要求更显重要，因为主持人往往就是最高管理人员。主持人的特殊地位，往往使得会议开得很沉闷，特别是第一次会议或涉及重大利益问题的时候，他们往往跟随主持人的意志转动脑筋。因此，本节将讨论如何有效的运行企业经理办公室会议，这将对企业的运营产生关键性的作用。

经理办公会议作为企业管理机构最高领导机构，对企业的运行直接产生重要作用，所以对它的有效合理的运行，将是企业治理的一项很重要工作，同时它也是会议中比较特别的一种形式。经理办公会议既可以是审议性会议，也可以是非审议性质的会议。

深入理解

总经理办公会议作为企业管理的最高决策部门，在现实生活中既有例行工作的普通非审议性会议，又有审议性会议性质，在本节中我们将对二者综合说明，每一项将具体指出适合于什么性质的会议。

1.什么情况下需要召开

因为总经理办公会议同样分为永久性会议和临时性会议两种情况，因此仍然需要具体问题具体分析。

永久性会议。各企业可以根据自己企业的规模，自行制定永久性会议的时间。总体上说对于规模较小的企业或公司，应该是每个月都要召开一次。而这是针对非审议性会议的情况而言，如果具体到审议性会议来说，应该至少每三个月就应该召开一次审议性质的会议。规模较大的企业或公司，总经理办公会议则几乎每天都要召开非审议性的会议，审议性质的会议，则因为规模较大，成本很高，而且大企业的经营方针等不宜经常变动。因此，原则上一年之内最多召开三次。

临时性会议。公司总经理如果认为有必要召开，就可以召开总经理会议；如果副总经理或其他人员认为有必要召开，可以要求总经理负责召开。总经理有最终决策权。

2.总经理办公会议的权利

对于企业的管理和经营是总经理办公会议处理的范围，但它接受董事会的领导，接受监事会的监督。具体说来它有如下权利。

总结和制定年度经理工作报告；对于企业经营拥有执行权；可以制定重大改革方案及对方案进行修改；总结年度财务预算和决算；实行对外投资，产品投放，市场扩充等；可以制定企业员工应该遵守的规章制度及修改；制定年度资金的具体使用方案以及年度财务收支计划；重大质量、人身、设备事故的处理；中层干部任免、机构设置调整方案；予以员工行政记大过及以上处分，解除员工劳动合同；基地建设规划；审定公司与所属企业签订的各种经济责任书（承包书、责任状、公司内部生产经营承包方案）；讨论决定公司新产品开发、技术进步和市场营销策略等问题；审定公司基本管理制度；拟订公司基本工资制度和工资标准、年度职工工资收入水平、内部分配形式和方案、工资调整方案；职工福利政策的制定和修改；拟订公司重大资产购并、重组及处置计划，并报董事会批准后实施等。

3. 谁来召集和主持会议以及参加人员总经理办公室会议在日常运行中有许多种层次。一般说来它应由总经理主持会议，副总经理、总会计师、总工程师、总经济师、财务负责人、各重要部门的负责人等是常设的参加机构或职位。根据会议的具体内容有如下变动。

董事长召集。如果董事长认为有必要召开会议，可以要求总经理召集会议并主持，但一般情况下，董事长不应直接介入管理事务。

总经理召集。这种会议往往是临时的特别办公会议，由总经理主持，并由总经理指名的有关人员参加会议。

副总经理召集。这种情况往往是各种专业性质的会议，由总经理指定办公会议成员中的分管领导主持，公司相关专业部门的人员及下属分公司的专业部门的人员参加会议。

经理办公室主任召集。这种情况往往是对重要会议或情报的通报。参加人员往往包括各部门的主要负责人。

4.如何通知

总经理办公室会议的通知日期可以根据会议的性质制定，但原则上至少应在会议召开前一天发出。通知发送单位往往是总经理办公室或总经理秘书或专门的秘书机构。对于临时性的会议，则没有明确的时间规定，甚至用电话或口头通知都可以进行。

5.如何提出问题

公司主要领导如董事长和总经理认为需要在办公会上，研究的事项可以直接列为议题；公司各副总经理或工会主席或有关财务和技术以及行政方面的主管负责人等依职能分工，提出的议题经总经理审定后可以作为议题。上述议题，将作为通知内容发送给参加会议的人员。议题的提出除了会议通知列明的项目以外，各部门领导如果参加，可以由各部门领导代表本部门提出与本部门相关的议题。但议题是否进入应该经过分管经理的同意，如果分管经理不同意，在会上直接提出将不被允许。也即除非发生重大事故或其他重大事情以外，不能提出临时动议或议案。

之所以严格控制议题的审议，主要是因为总经理办公会议作为行政管理会议，往往采取层级领导制，如果可以越级进行议题的增加，将导致中间的领导机构和人员无法正常工作。

6.如何表决

总经理办公会议原则上实行过半数原则，如果争议性较大，难以达到半数同意或否决，可以暂时休会或等待下次会议审议，或用增加确定开会时间的临时会议在进行审议。如果事情紧急可以由总经理最终决定表决结果。这样做的主要原因是在企业经营中主要实行经理负责制。如果总经理决定错误，将受到董事会的批评甚至解职。

7.如何记录

会议记录如同以上知识所讲并无特别之处。只不过一般情况下，会议议题都分配有具体执行单位和负责人，这是与股东会议和董事会等会议有所区别的地方，因此在记录过程中不能忘记此项目的记录与监督。

【实战练习】

1.想一想

当总经理或负责某一领域的经理参加“经理办公会议”的时候，总经理应该如何运用自己的权力

2.选一选

当经理办公会议是由经理办公室主任或总经理秘书召集并主持的时候，下面哪些言论是正确的言论并说明在执行时应该注意的问题。

（1）。参加会议的成员间职位基本相同，因此权利也平等，可以进行充分的辩论和表决。

（2）。总经理秘书或办公室主任的地位比较特殊，因此，在会议中应该不要发言。

（3）。总经理秘书或办公室主任作为会议的主持人，应该严格中立，因此，在会议中不应该发言。

（4）。总经理秘书或办公室主任作为会议的主持人，虽然应该保持中立，但作为参加会议的成员，他也有权利表达自己的意见。

3.训练提高

不但在非审议性会议中会出现调解人这种情况，在审议性会议中也会出现调解人。请问调解人和主持人如何区别，他们的工作特点有什么不同

参考答案

想一想。其一、不要透露自己的好恶。因为总经理或副经理的身份，再加上公司组织的管理层级比较严格，因此总经理在主持会议的时候应该不要透露自己的好恶。如果总经理透露了好恶，属下们肯定会按照总经理的意思选择自己的观点。其二、总经理应该为讨论设定前提条件。总经理如果不担当主持，应该由自己或主持人说出讨论前提。一般前提是时间前提、讨论结果应该符合的条件，例如公司目前的情况不允许出现什么讨论结果。其三、总经理由最后决策权。当结果有争议的情况下，总经理由最后决策权。这种决策权分为三种情况。1.支持与反对的势力比较相当。2.双方争论的比较激烈。3.在限定的时间内没有讨论出结果。其四、当总经理与大部分与会人员人员有意见分歧时，最好不要最终决定采用自己的意见，除非情况非常紧急。

选一选。第一种和第四种意见比较正确。总经理办公会议中的平级部门召开会议的时候，应该邀请工会或职工代表参加，当然也可以不邀请。在邀请他们的时候，应该注意吸收他们的意见，会议的原则是：不应该对他们的言论直接进行批驳特别是职工代表。因为职工代表在工作中和一般参会人员的关系是上下级的关系，因此如果直接批驳将会带来不敢说话的情况。因此，对于不同意见也应该采用比较温和词句。第四种言论在实行过程中，应该注意总经理办公室主任和总经理秘书的地位确实比较特殊，因此除了要严格遵守主持人的行为规则外，还需要防止透露自己的好恶。最好的情况是：会议主持人只做主持人的工作而不要去参加讨论。

训练提高。调解人和主持人都应该秉持中立和客观的要求。但二者有着本质的区别，主持人作为正式的会议官员做着自己的工作，如果不能很好的主持会议，将会受到处罚。调解人则作为非正式的民间中立者对双方进行调解，获得双方的妥协来达成最佳的解决方案。调解失败对于他来说不会受到处罚，但会有能力问题受到质疑的危险。

调解人可以是最高领导者，在这种情况下他就是仲裁者，调解失败后将对双方的意见进行仲裁。调解人可以是领导成员之一或者是某种意见领袖，在这种情况下，他应该充当争论双方的传信人，争论双方通过他来进行私下的妥协与商谈，调解人也会根据双方的要求底线来提出自己的建议。

主持人则应该不偏不倚，他不应该在私下走访双方，更不应该介入到双方的争论中。

第六节 工作说明咨询会

关键词 原则方法 态度 真诚

学习作用 企业运行当中往往会出现我们不能理解的问题，因此向员工或专家说明情况并进行咨询将是一条更好的办法。

工作说明咨询会是我们最常见的一种会议形式之一，但有些工作说明咨询会开得淡而无味，其实这些问题都是因为没有更好的遵循工作说明咨询会的一些原则和方法而产生的问题。

深入理解

审议性会议繁琐而又严格，除非是一些非常重大的问题需要召开外，一般情况下，我们都不需要进行审议性会议。工作说明咨询会就是这样一种情况，遇到不能解决的问题，如果总是召开审议性会议不是一件更好的办法，审议性会议研究出来的方法并不是最好的方法，而往往是最合适的方法。而工作说明咨询会的成果一般来说就应该是最好的方法。

1.工作咨询说明会的召集和主持

工作说明咨询会的召集人往往是行政机关和大会的常设委员会，两者相比较在企业运作中以行政机关召开这样的会议最多。因为行政机关处理日常生活的管理以及企业的运营与发展和产品的生产与销售，再加上客户的服务以及资金的运转等等细致而繁琐的工作，召集人往往是行政机关的管理者，主持者也自然是相关负责人。

首先是工作说明会参会人员的选择。工作说明咨询会往往有两种形式。

其一、纯粹的工作说明会，其后有可能是工作分配或进度了解。这种会议的目的就是为了企业的领导人员了解工作的进展速度，为自己制订下一步工作而作参考。参会人员往往是某个部门的全体职员，会议的召集人也就是部门领导人，因此，不必特别进行选择，按照职位发通知就可以了。

其二、工作说明和激情促进会。在这种情况下的参会人员往往是部门领导者和部分职员，其主持人必然是企业经理层级人物。这种情况下，部门领导不必进行专门选择，应该注意的是非管理者型的参会人员如何选择，他们或者是企业的骨干人员，或是企业工会人员，或是企业内比较有威望的人员。特别是企业内比较有威望的人员应该一定被选入。此处的有威望人员，他们常常是自立比较老的职工。另外那些人缘较好、业务能力中等偏上、有竞争性意识的工作人员也应该加入到其中，在人员的配置上，如果可以最好让非管理人员占到管理人员的三分之一以上。

其次是工作说明咨询会人员的选择。工作说明咨询会召开的情况往往是：当企业遇到，领导者一时无法确定解决方法的时候；或者遇到虽有解决办法但执行阻力较大的时候，才召开的一种会议。

这时的参会人员选择需要注意以下问题。会上管理者与骨干人员和员工意见领袖的比例应该恰当，管理者应该略少于后二者；年纪大的员工和年纪轻的员工应该有一定的比例，年纪大的员工工作经验丰富，但有可能因为社会因素变得油滑，善于顺着领导思想去考虑。年纪轻特别是刚加入公司的员工，往往活力足但经验不够，容易情绪化和理想化。只有二者配合得体才能互相弥补不足。本书建议年轻人应该略多于年纪大的人；男女比例要合适，如果会上全是男与会人员会出现火爆场面，这就不适合于非审议性会议这种平和的会议形式了。

2.非本企业专家的选择

如果本企业的职工并不能解决问题，或者我们要解决的问题正是关于本企业员工总体出现的问题。我们就需要寻找外部专家来进行帮助解决。外部专家因为不在“本山”中，往往更容易看到事情的本质。但非本企业专家需要涉及一些比较棘手的问题。

专家咨询费用的给与。目前各类咨询行业比较火爆，有单兵作战者、有集团作战者、有默默无闻者、有声名高入云端者。目前国家没有咨询费用这方面的法律法规，咨询企业也往往把它当作一种企业机密并不容易得到。但是综合来说，确定专家的咨询费用比较高的情况，往往是这样一些情况。

企业的现金流量，如果企业的现金比较充裕可以聘请知名的咨询机构，这样既可以让自己和员工有一定的信服感，某种程度上还可以作为企业宣传。

咨询机构或人员的咨询经历，在这里本书特别强调一下，咨询机构虽然普遍都讳言自己失败的咨询经历，如果有咨询机构愿意奉献自己的失败经历，那么这种咨询机构要比总是把成功经验告诉你的要值得信任。

咨询机构人员的知识面较多者要高于较低者。

咨询的内容和工作量的大小，全方面的咨询总是要高于单一的咨询。

如何选择专家。选择专家的时候，我们需要注意以下一些问题。

咨询机构或人员的是否有专业证书。

咨询人员数量的多少。

咨询人员的知识面的宽窄。如果企业的咨询人员，只是在经济学上有着较深的知识，但却在其他方面没有比较好的知识搭配，那他给出的解决方法，在真正的实践中会遇到很大的阻力。因为一个咨询策划方案应该包括许多情况。例如拥有知识面较广的咨询机构或人员，会对自己的方案是否适合于那个企业的管理人员的心理有所考虑，同样它的咨询方案也会考虑企业文化特质方面的因素。如此这些都需要许多知识的储备，例如心理学的知识。

3.对于咨询方案的选择

专家进行了咨询后，企业领导者就应该进行咨询方案的选择，这时应该有以下方面需要考虑。

最好的方案未必是最合适的方案。咨询专家在提供给我们的方案中往往是几套方案一同给出。这时你就需要按照自己企业的具体情况而选定。例如当某套更好的方案被你看重时，你就需要考虑这套方案的推行阻力。如果它与目前的企业文化冲突太激烈，你就需要先对企业文化进行改变，然后再进行这套方案的运作。

企业的领导者应该认真对待对自己的批评。在咨询方案中，往往会对某种领导方式或方法进行批评，而这种批评本质上就是针对咨询者的批评，这时候你就需要认真对待批评，而不能对批评充耳不闻一切的问题都推到下属那里去。

对于咨询要寻求组织内重要人物理解和支持。重要人物不单单是企业的领导人员，而其还包括骨干人士以及老员工和意见领袖。寻求他们的支持和理解有利于更好地进行改革。

【实战练习】

1.想一想

某公司经理发现目前企业员工普遍情绪低迷，经过咨询查知目前的企业文化发生了问题，激励机制不到位，出现某种“大锅饭”的情况。公司经理听从了咨询公司的建议，构建了“竞争机制”。请问，在这种情况下，公司经理应该注意哪些方面

2.选一选

在一次咨询会议上，公司的董事会和管理层达到了如下共识：公司的企业文化出了严重的问题，必须对企业文化进行彻底改变。下面的这些言论，那种言论相对来说不正确。

（1）。董事长：“你大胆的去干吧，董事会会坚决的支持管理层，我看越快越好，现在的问题应该立刻改变，否则公司会受拖累。”

（2）。总经理：“请董事会放心，我会毫不动摇地进行这次改革。”

（3）。总经理：“对于企业文化的更改，我认为不宜进行激进的改革，应该有步骤地进行。”

（4）。财务总监：“目前公司的赢利状况不太好，我认为不宜进行改革。”

3.训练提升。在进行各种改革的时候，为什么常常利用新进员工作为改革“排头兵”。对于他们又应该注意什么

参考答案

想一想。公司经理应该注意以下几点。第一、这种竞争机制是否有效和正确。第二、骨干人员如何对待。第三、公司经理能否抵抗住企业经营过程中，因为改革发生的各种成本。诸如：人员流动和因为企业整体对改革暂时不适应而导致销售收入下降。第四、应该跟董事会进行更好的协商，有条件的话逐一进行有效沟通，得到董事会的理解和支持，并告诉他们赢利状况可能会受些影响，希望他们能够体谅并支持。第五、公司经理要做到处理事务公平、公正、公开。吃惯大锅饭的人有可能是自己的亲信甚至是亲属，这时如果自己的亲信前来找你诉苦，你应该跟他好好谈谈，告诉他要体谅自己，如果他不能够那就处罚他；如果是与一般的员工进行面谈，那你就需要跟他细心地沟通，并告诉他这是制度我将一视同仁。

选一选。对于社会科学来说，很难说哪种理论绝对错误，对与错只在于环境。财务总监的说法总体上不正确，正因为销售状况不好，才要寻找原因，才要解决。如果因为资金不足，不进行改革，那么一切改革都将无法进行。

训练提升。新进员工之所以作为改革的排头兵，主要原因（也就是新进员工的优点）如下：第一、新进员工因为不熟悉本企业内某种不好的气息，往往带来一种闯劲，利用闯劲可以感染老员工。第二、新进员工的进入必然带来新的竞争，这就迫使老员工不得不为自己的饭碗进行积极的工作。第三、新进员工因为对企业的各类复杂关系并不太熟悉，很容易打破帮派利益。第四、新进员工更容易从总体的把握说真话。

新近员工虽然有如此多的好处，但新进员工也有自己的不足。第一、新进员工为了确认自己在组织中的地位，往往偏向于全盘否定，把成绩也说成错误，有点也说成缺点。第二、新进员工往往不敢说，这就需要企业的领导人能够给与带动。如果说错了，也绝对不能讽刺和批评，更不能打击。第三、新进员工特别是有社会经验的员工，很容易迅速的融入到某个帮派。

为了弥补新进员工的不足，企业或会议的领导者应该进行下面的方法。其一、经常沟通。公司经理人员一定要在工作中细心的观察，往往在一个月内应该找新员工，进行有效的深入沟通至少三回。如果新进入的员工能够很深入的理解公司经理的意思并愿意执行，公司经理可以许愿，但许愿必须不是空的，应该是绝对你愿意实现的。其二、公司经理也有考虑改革具体措施中是否有不合理的因素，如果有就改变它。如果因为各种因素不能改变，那就应该向员工说清楚让员工理解。那种“我说你必须去办”的思想不适合于经济事务，员工也许不得不照办，但如果证明你错了，那么他会在某个时间对你的粗鲁行为进行报复。

第七节 招商洽谈会

关键词 活动操作 步骤 借鉴

学习作用 招商洽谈是我们推广产品的一种更好地方式，有些招商洽谈会并非是会议，因此本书将略去一部分。总体上讲，招商洽谈即使是会议，也是一种非审议性会议，因此，这种会议看上去很轻松，其实这种看法是表面上的，实质上它的工作量并不比审议性会议轻松。

招商洽谈会主要分为三种形式，其中只有一种形式在实质上与会议有关，另两种形式本质上属于市场营销策划中的促销活动。因此本节将只针对与会议有关的内容进行介绍。

深入理解

招商洽谈包括固定场所的招商洽谈和巡回展销两种形式。在每种形式下又分为各种形式。

1.招商形式

招 商 形 式 注 意 事 项

企业内的招商大会或客户订货会营造家的感觉企业参展注意在有限规模内进行最大化的突出巡回展销成本核算

企业内招商。对于企业内招商的情况，最主要的是营造家的感觉。因为企业内招商往往是客户闻名而来，或者是企业内客户的订货。营造家的感觉主要是对客户的重视，无论是大还是小、无论是有名还是无名，他们都是自己的客户或者准客户。如果因为我们的礼貌不周，造成客户的流失是非常可惜和不能原谅的低级错误。

企业参展。企业参展往往是由行业协会或某个组织来进行规划，此时我们除了要对遵守组织者的规章和制度，做好参会人员以外，就要思考如何才能把我们的利益诉求告知大家。参展的时候大家都只有一个固定的场所，如何在这一个固定场所内，把企业的优点和产品的优点以及可以带来的效益，向客户或消费者讲清楚将是我们最为核心的注意事项。

因为这种形式与会议无关，本节将不进行深入讨论。

巡回展销。巡回展销进行中就好比是会议拥有分会场一样。大家要赶奔不同的会场，来诉求我们的利益。这里至少就有一个交通成本和食宿饮料成本以及人工成本，如果在展销过程中还有礼物或场地费或给各相关政府机构的费用，那么这些成本将比较庞大。此时的中心任务就是核算成本，看看展销的效果能否对这些成本进行抵消。因为本书是主要讲述关于会议的问题，因此对于巡回展销我们将不进行细致地探讨。本节将主要对企业内的招商或客户订货会进行详细的解说，在会议形式上它虽然也具有市场推销的功能，但也具有非审议性会议的功能。

2.客户订货会应该注意的事项

因为是客户订货会，企业的领导人和客户一般都已经知道对方的某些情况。特别是重要客户很可能和企业领导人已经成为了朋友，在这种情况下热情和友好将是很重要的问题。

一视同仁的尊重。一视同仁地对待客户在实际操作中不可能出现，比如大订货量客户的产品价格，肯定要比小订货量客户的产品价格要优惠。但这不能成为与之交往时的尺度，无论大小都是客户都因该受到尊重。中国历史上的晋商和徽商都给我们做出了榜样。任何事物都有成长的可能，现在是小客户未必将来仍是小客户，如果因为现在的小而不被尊重，长大后的肯定会在利益面前，毫不犹豫地弃你而去，从而投入到别人的怀抱。

激情的重要。在客户订货会上经理的豪言壮语同样会感染客户。如果气氛塑造得体，客户会受你的激情所感染近而扩大订货。

氛围的调节。在企业经营中会出现各种各样的事情，这些都会影响客户的订货热情。中国某国企彩电巨头面临很大困难，企业的创始人退职、新任的领导人是一位曾经被罢黜而去职的政府官员。在客户订货会上，该新任领导人面对低迷的气氛，采用了一些手段进行了氛围调节。首先讲豪言壮语，然后讲辉煌的历史和过去与客户的同甘共苦，接着是一些促进感情的活动。在这些运作中始终有音乐的渲染，结果订货会非常的成功。

3.企业内招商应该注意的事项

企业内招商情况有别于客户订货会最大的不同是，招商对象都是慕名而来的客户，基本上与企业没有进行过较为有规模的合作。在这种情况下，就需要注意以下情况。

企业介绍要详细而准确且简明。对于自己的企业介绍可以只说光辉的一面，如果有对企业比较熟悉的客户，或者竞争对手派来的滋事者。在这种情况下，企业领导人无法分清这两种情况的具体归属，如果我们支支吾吾或者语焉不详或者闪展腾挪，滋事者可以继续再提一些比较尖锐的问题。企业领导者最好的办法，就是如实回答他的问题。涉及企业机密的问题也不能以“无可奉告”这类辞语来搪塞，而应该利用这种语言来回答他：“先生，您提的问题非常地好。但这已经是过去的事情了，我们会吸取教训，不会再犯的。”，或者这样说：“任何企业都不可能不犯错误，我们也是一样，但我们绝不讳言我们的错误，我们将正视我们的错误，并且时刻谨记着不会再犯。”，或者这样说：“您刚才说的问题正是我们想要与大家商量的，各位请想，如果诸位处在我们的情况下，您应该如何 ”。

企业的产品展览应该注意。对于招商来说，企业的产品是最受人注意的环节。如何把“利用产品来吸引客户”这个议题做好将是我们的主要议题。产品的品牌、产品线的宽窄以及深浅等问题，都不是会议的主要因素。对于会议来说，最主要的就是招商会上的产品展览如何摆放。对于这一问题，我们的建议是：把产品展览安排在招商会的最近距离，不要把它和招商会安排在一处，这样会让招商会开得效果不好，客户对产品的注意力会超过企业领导人对产品和企业的介绍。

但产品展销的地方又不能距离会场太远，这样会让对产品已经产生浓厚兴趣的客户，因为距离的遥远而在行进过程中，特别是在不开车而走路的情况下，会对产品兴奋度越来越低。如果越来越高，往往会因为低于期望值而使得效果大打折扣，因此，最好安排在离招商大会二十米以内的另外房间或空地。

对于产品摆放要有层次，一般来说进入某一个地方，往往习惯于往最远的地方看，或者往最近的地方看。这时就应该把拳头产品留在这两个地方，两线之间的产品布局应该是除了拳头产品以外的比较好地产品。它们与相对差一些的产品要交替摆放。

活动应该恰当地安排。企业进行招商的时候，往往为了增加感情而安排一些活动。这时有些企业就会放松头脑中的主要议题，其实活动也应该紧紧围绕着“利用产品来吸引客户”，此时的活动无非是附带议题，也就是“如何利用情感来吸引客户”。对于活动无非是围绕“产品和情感”来安排活动。

【实战练习】

1.想一想

在我们上文的介绍中谈到了“调节气氛”，请问，“调节气氛”的主要手段有哪些

2.选一选。请问下列哪种语言不适于招商会议，它往往出现于什么情况

（1）。根据我们的经验，所有代理我们产品的客户，没有一个赔钱的。

（2）。你们要明白，我们是一个什么样的企业！怎么会亏待你们呢！

（3）。你谈的这个问题太可笑了，这怎么可能呢 我告诉你，我们绝不会出现这样的情况，如果你不相信，你就走。我们不缺客户。

（4）。老弟，我给你说个笑话好吗 你太激动了。

3.提升训练。你认为招商会议的座位安排最好采用什么形式 如果没有最好的形式，你认为有什么办法可以弥补

参考答案

想一想。调节气氛的方法无外乎三大类型。声音调节、画面和动作调节、活动调节。声音调节包括讲笑话、说些幽默的话、讲故事等等语言调节以及或舒缓、或紧凑的音乐；画面和动作调节包括看一些与会议相关的电视节目、做一些无关大雅的怪动作；活动调节包括进行一些有目的的游戏、文艺演出、根据会议中大部分的兴趣而安排的活动等。

选一选。第一种适合于企业情况介绍。第二种适合于客户质疑。第四种情况适合于“气氛调节”。第三种则是不应该出现，它往往出现于客户质疑的情况，企业的领导人被问到了伤心处而勃然大怒，或者客户过于细心导致领导人心烦意乱。

提升训练。在进行招商会议的时候，如果是规模不是很大的企业，客户不是很多，我们最好采取没有等级形式的座位安排。例如最好是圆形的办公桌，或者没有主席台只有话筒在所有人的座位前。如果是规模比较大，客户很多的情况，我们虽然要设主席台而且也会把比较重要的客户安排在前面，甚至主席台上。在这种情况下，我们要注意在某些时刻可以让客户自由行动，客户可以来到主席台前跟你说话。或者，再比如中间休息的时候或者自由活动的时候，企业的领导人应该主动到最后面的客户前进行闲谈或询问意见。

第八节 网络会议

关键词 适用 不适用 注意

学习作用 有些会议利用网络形式召开，可以节省相当多地成本，但是有些会议则在目前的情况下，不适合用网络这一形式召开。对于二者的区分我们在本节中将具体介绍。

网络会议比电视电话会议有着更强的方便性，因此越来越多的会议都开始采用网络会议这一新兴的会议形式。它可以不受地域和时间以及成本的约束，但需要注意生理和技术方面的因素。

深入理解

网络会议是新世纪里出现的一种新型会议形式，对于这种会议形式，应首先确认哪些会议不宜采用网络会议这种形式。

1.不适合于网络会议的形式

之所以有些会议，不宜采用网络会议有两个因素，其一在目前的环境下，不见得所有部门和所有地区都能够提供网络。其二在目前的技术情况下重要的审议性会议不能采用这类形式。

重要的审议性会议为什么不能采用网络会议的形式。网络会议这种形式虽然简便，但审议性会议需要大量的辩论，而且审议性会议对于违反规则的人需要处罚，而网络会议目前无法做到这些。其一、如果参加辩论的人很多，会容易造成网络拥挤，再加上技术因素会出现掉线、声音不清楚和混乱事情的发生。其二、网络会议没有有效地阻止违反规则的人继续发言的技术手段。其三、网络会议不能够做到大多数会议要求的“有效沟通”。其四、网络会议不能够让主持人或主讲人，清楚的知道自己的话是否被人听到了或认真听到了。其五、审议性会议讨论的问题往往是比较重要的问题，有些问题需要主动议人或起草委员会签名认可，而这些目前网络会议都无法毫无争议地做到。

参会人员距离较近且有时间和有意愿参会。网络会议的目的就是为了节省时间，如果这种节省时间的目的，成为了根本没有必要的目的，那么网络会议当然也就没有必要召开。

出现的问题不是很明确，需要进一步确认调查的会议。有些会议例如工作说明会往往是为了解决一个疑难的问题。在说明的过程中，大家需要说出各自的想法。而网络会议则只有积极分子才会参加发言，对于大多数人来说都会选择闭口不言。而在现实环境下会议的主持人还可以要求甚至强迫发言，但是网络会议目前却没有有效的办法强迫发言。

介绍完了不适合于召开网络会议的形式，我们再介绍一下非常适合于召开网络会议的形式。

2.适合于召开网络会议的形式

网络会议最适合于参会人员比较分散和陌生的情况，具体说来，以下的情况最适合于召开网络会议。

普通的工作性会议。普通的工作性会议是指那些已经明确了责任和义务的会议，这种会议问题已经清楚，只差宣布如何解决；工作分配已经完成，只差具体公布；解决问题的办法已经公布，只需要进行动员大家积极解决等等。

大部分的学术性会议。学术性会议主要包括研讨会和咨询会。

所有的彰显性会议。彰显性会议包括工作表扬会和庆祝会以及纪念会等等。

所有的信息通报会议。例如工作说明会和新闻招待会和信息通报会等等。

3.网络会议应该注意的问题

明确了什么情况下的会议适合于召开网络会议或不适合召开网络会议，剩下的问题就是该明确如何召开了。

大部分议事规则都应该被应用于网络会议。网络会议毕竟不同于现实状态下的会议，例如现实下的会议要求每位参会人员，对于自己的重要发言要签名、参加会议时需要到会者签到等等，网络会议就没有办法实现这些。如果发生疑问，未签名或未到会的人可以以技术原因质疑保存的记录。

即使如此，现实生活中的大部分议事规则仍然要应用于网络会议中。诸如发言应该遵守秩序、不允许攻击他人等等。再如动议如何提出、如何辩论等等规则也同样适合。

网络技术人员应该随时在场。因为网络会议的不可确定性，网络技术人员应该时刻做好处理准备，各类工具和软件都应该齐备。对于各项硬件和软件以及网线等要事前进行检查。

网络会议应该避免单调。网络会议是未来会议管理中的重要环节，随着科技的发展它将越来越人性化，但是目前召开网络会议的人，往往面对的不是人而是面对电脑。因此会议的组织者更有必要在会议进行中，利用上文提到的“调节气氛”的手段来为会议增添人性化气氛，避免注意力的分散。

【实战练习】

1.想一想

本节虽然没有对电话会议进行介绍，但结合本书的知识请问电话会议属于什么性质的会议，在召开电话会议时应该注意什么情况

2.选一选

下面是关于电视会议的一些言论，请问哪些是正确的言论，为什么

（1）。电视会议因为根据科学计算与现场会议的效果相仿，因此，它可以进行审议性质的会议。

（2）。电视会议的技术有纰漏，因此对于一些重要机密议题的讨论，不能采用电话会议这种形式。

（3）。电话会议可以节省差旅费等大量成本，因此应该大力推广。

3.训练提升

电视电话会议一般是大型公司才会应用，本节主要介绍的网络视频会议则比较适用于中小型企业。在网络会议中还有一种会议形式：聊天室会议。请问这种会议由什么需要注意的事项。

参考答案

想一想。电话会议应该属于非审议性会议，在召开电话会议时应该注意以下问题。其一、电话会议需要邮电部门利用特制的设备支持才能实施，所以应该首先与邮电部门进行合作。其二、电话会议的保密性要严格注意，公司机密事务绝不能采用这种形式。其三、电话会议的时间要坚决控制在一个半小时以内。其四、讲话人应该控制在三名以内，议题不能复杂，一般是工作说明或工作分配。其五、参会人员不能临时提议题，也不能进行辩论。

选一选。三种言论都不正确，第一种言论显然过分夸大了电视会议的作用，电视会议可以作为非审议性会议的开会方式。但非审议性会议和审议性会议最关键的区别：问题的提出以及辩论，电视会议却无法完美的再现。第二种言论前半部分是正确的，但后半部分则不正确。电视会议和电话会议的保密性都不完善。某些人可以利用线路进行窃听，还可以截获卫星传输的信号把电视会议内容传播出去。但是利用适当的技术手段，这一点还是可以解决的。第三种言论和第一种言论的共同错误是没有区分审议性会议和非审议性会议。

训练提升。进行聊天室会议时，应该注意以下几点。其一、现实生活中的会议议事规则应该全部用在聊天室会议中。例如因为聊天室内既有音频系统又有文字书写功能，完全可以采用发言规则。其二、聊天室会议可以进行一部分审议性会议，但预计争议性较大的审议性会议、保密性很强的审议性会议、需要大量签名才能生效的审议性会议等，则不能用聊天室会议这种形式。除非技术进一步拓展，可以没有争辩性的签名才可以进行上述三类的审议性会议。其三、聊天室应该具有严格的资格准入。